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Website Terms
Version 3.5
Effective February 17th 2026
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Website Terms
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Version 4.9
Effective March 12th 2026
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- “API” means the application programming interface(s) including (i) invite flow; or (ii) quickscreen flow used to provide access to the Platform.
- “Certn” means Certn Holdings Inc. and its subsidiaries and affiliates, including without limitation Certn (Canada) Inc., Certn (USA) Inc., Certn (UK) Ltd., and InterCheck Global Pty Ltd..
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- “Consumer” means an individual applicant who is subject to the Services in support of their application for employment or engagement as an independent contractor by You, or for any other Permissible Purpose authorized by Certn during the credentialing process.
- “Credit Bureau” means as applicable TransUnion International UK Ltd., Equifax Canada Co, Equifax Information Services LLC or Equifax Workforce Solutions LLC, a provider of Equifax Verification Services or another approved credit bureau.
- “Employment Purposes” means the specific Permissible Purpose of a Report concerning the evaluation of individuals for employment, promotion, reassignment or retention as an employee or independent contractor.
- “End User” means the corporate entity making use of the Report in accordance with consumer reporting legislation, including the Fair Credit Reporting Act, 15 U.S.C. § 1681 et seq (“FCRA”).
- “Initial User” means the initial representative of the End User with the full corporate power and authority to bind the End User of an account.
- “Permissible Purpose” means for (i) Employment Purposes, where the Consumer has given prior written permission; (ii) any other permissible purpose under the law (including Section 8 of the Consumer Reporting Act (Ontario) and Section 604(a) of the FCRA, as applicable); or (iii) in accordance with the GDPR, where the End User has determined the lawful basis for processing personal data (if End User is the controller) or obtained confirmation from the controller that the lawful basis has been determined (if End User requests the Services on behalf of the controller) as applicable; as declared by the End User prior to ordering.
- “Report” means a consumer report or other applicable screening product offered on the Platform, including reports containing credit information and Investigative Consumer Reports (if applicable), as defined under Section 603(d) of the FCRA.
- “Services” means verification and background screening services including the delivery and management of Reports and related documentation, and obtaining status information regarding the collection of such information.
- “User” means You, the Initial User, the End User and Additional Users, as applicable.
- SERVICES.
- The Services are provided in accordance with the descriptions available to you within the Platform, API documents, or as set out in Your Order form, as applicable. It is Your responsibility to read and review the Service descriptions prior to ordering a Report.
- You agree to use the Reports and Platform in compliance with applicable laws, rules and regulations, whether federal, provincial, state, local or international, including but not limited to consumer reporting and data protection legislation (“Laws”).
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The parties agree to abide by those terms and conditions set out in the Data Processing Addendum (the “DPA”) and any applicable data protection legislation with respect to the handling of Personal Information (as defined in the DPA), including any information, data and other content, in any form, provided, entered or uploaded to the Platform in connection with the Services. - CERTIFICATIONS.
- By entering into these Terms and/or creating an Account, and each time You request or access a Report, You are certifying that You, being the End User or a User acting as an agent of the End User, have direct knowledge of the facts and You certify and agree that:
- You have a legitimate need and Permissible Purpose for ordering Reports and utilizing the Services;
- if the Report is applicable to a United States resident, such purpose is consistent with Section 604(a) of the FCRA and any comparable state specific purpose requirements;
- to the extent the Services are subject to the application of UK GDPR or EU GDPR or the Report is applicable to individuals residing in the United Kingdom or the European Union, that You have an explicit lawful basis aligned with the Permissible Purpose to enable the lawful processing of Personal Information, in accordance with the applicable data protection Laws;
- that You will only request and use the Reports for the Permissible Purpose;
- that You are acting in compliance with any additional provincial, state or local requirements for requesting, obtaining and using the Reports (including credit or criminal information, if applicable); and
- that the Consumer may have the right under applicable regulations to a copy of their Report, as such, if a request is made directly to You, You agree to provide a copy of the Report to the Consumer or to immediately pass on the request to Certn to provide a copy of the Report to the Consumer on Your behalf.
- To the extent You are requesting Reports within the United States or the Consumer is a resident of the United States:
- You acknowledge the receipt of and certify that You have reviewed and fully understand the following statutory notices:
- If you are using our UK CORE platform, a quickscreen API or if Certn is not collecting consents or providing disclosures to Consumers on Your behalf, You agree and certify that prior to ordering a Report: (i) a clear and conspicuous disclosure will be presented to the Consumer in a document that satisfies all of the requirements of the FCRA as well as any applicable state or local Laws, (ii) the Consumer has authorized in writing the procurement of the Report by End User in accordance with applicable credit reporting, privacy and data protection Laws; and (iii), You shall clearly and accurately disclose to the Consumer that an Investigative Consumer Report may include information as to the Consumer’s character, general reputation, personal characteristics and/or mode of living, if applicable.
- Before taking any adverse action based in whole or in part on a Report, You must adhere to certain obligations and if Certn is providing End User with access to an adverse action tool, End User confirms that it has reviewed and utilized the appropriate adverse action/letters based on the Consumer’s residence and place of work in accordance with the adverse action requirements, You also agree to the following:
- Prior to issuing pre-adverse or adverse action letters, the End User shall seek the advice of independent legal counsel to ensure compliance with applicable Laws and regulations. Certn expressly disclaims any liability for reliance on the information contained in this section.
- End User will not initiate the pre-adverse and adverse action notice process until: (i) Certn has completed all search components of the Report and/or Investigative Consumer Report, (ii) Certn has provided the complete Report and/or Investigative Consumer Report to End User, and (iii) End User has reviewed the contents of the Report and/or Investigative Consumer Report.
- At a minimum, if using a Report for Employment Purposes, before taking any adverse action based in whole or in part on the Report, You must provide the Consumer with: (a) a pre-adverse action notice/letter stating that End User is considering taking adverse action; (b) a copy of the full and complete Report including Certn’s contact information; (c) a copy of the notice titled “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” and any applicable state summary of rights; and (d) a reasonable opportunity of time to correct any erroneous information contained in the Report.
- If You thereafter take any adverse action with respect to an employment decision, or the Consumer is denied tenancy or any other adverse action is taken as related to any other permissible purpose described in Section 604(a) of the FCRA, You must provide a final adverse action notice to the Consumer to whom the Report relates in compliance with the FCRA and any applicable state Laws.
- You acknowledge that, before taking adverse action based on a criminal record, the EEOC Criminal History Guidance recommends that You perform an individualized assessment and/or other considerations.
- If You are taking adverse action in California, You shall comply with California Civil Code Sections 1785.20 and 1786.40 and provide Consumer with a written notice of his/her rights under the ICRA and the CCRAA, as defined below.
- You certify and understand that the End User (or You as an agent of the End User) is responsible for complying with federal, provincial, state and/or local regulatory requirements, restrictions and Laws, including but not limited to, data protection legislation, the FCRA, individualized assessments, as instructed by the Equal Employment Opportunity Commission, local Ban the Box laws, fair chance and fair hiring laws, HUD guidelines, and fair chance to housing laws.
- Additional certifications. You certify and agree:
- Not to use or attempt to use the Platform for unauthorized purposes or for the benefit of any unauthorized third party.
- To use each Report on a one-time use basis and within a reasonable period of time.
- To hold the Reports in strict confidence and not disclose the Reports in a manner inconsistent with applicable data protection Laws.
- To the extent Certn is not collecting consents, authorization and disclosures on the End User’s behalf, that the End User shall collect and retain copies of all written authorizations and disclosures for a period of three (3) years and make such documentation available to Certn upon request.
- That Certn may review End User records that are reasonably required to demonstrate compliance with these Terms at any time upon reasonable prior notice during the Term, and for three (3) years thereafter.
- By entering into these Terms and/or creating an Account, and each time You request or access a Report, You are certifying that You, being the End User or a User acting as an agent of the End User, have direct knowledge of the facts and You certify and agree that:
- JURISDICTION SPECIFIC REQUIREMENTS.
- United States (Federal): YOU ACKNOWLEDGE THAT THE FCRA PROVIDES THAT ANY PERSON WHO KNOWINGLY AND WILLFULLY OBTAINS INFORMATION ON A CONSUMER FROM A CONSUMER REPORTING AGENCY UNDER FALSE PRETENSES SHALL BE FINED UNDER TITLE 18 OF THE UNITED STATES CODE OR IMPRISONED NOT MORE THAN TWO YEARS, OR BOTH.
- California: You confirm You have read and understand your obligations under the Investigative Consumer Reporting Agencies Act (“ICRAA”), California Civil Code Sections 1786 et seq., and the Consumer Credit Reporting Agencies Act (“CCRAA”), California Civil Code Sections 1785.1 et seq., when ordering a Report in California. Further, if applicable, You will request and use Reports solely for permissible purpose(s) identified under California Civil Code Sections 1785.11 and 1786.12.
- Vermont: You confirm You have read and understand the consumer reporting restrictions set out in Section 2480e when ordering any Reports in Vermont.
- New York City, New York: You, as the End User, or as an agent acting on behalf of the End User, shall comply with all applicable requirements under New York City Humans Rights Law (“NYCHRL”). You make the following certifications with respect to NYCHRL: (A) End User shall not obtain or evaluate criminal history information about an applicant or employee until after a conditional offer of employment, promotion, or transfer has been extended to him or her; (B) End User shall not inquire about or consider criminal history that is prohibited from being considered under NYCHRL; (C) End User shall engage in any required individualized assessment process before taking adverse action against a Consumer; and (D) End User shall follow all legally-required pre- and post-adverse action procedures including, but not limited to, ensuring all pre- and post-adverse action communications include all information required under the law and are sent at the appropriate times. Notwithstanding any limitations of liability set out in these Terms, You shall indemnify and hold harmless Certn, its affiliates, and subsidiaries and their respective officers, directors, employees, agents, and insurers from and against any and all damages, penalties, losses, liabilities, judgments, settlements, awards, costs, and expenses (including reasonable attorneys’ fees and expenses) arising out of or in connection with any third- party claims, assertions, demands, causes of action, suits, proceedings or other actions, whether at law or in equity, related in any manner to End User’s failure to comply with NYCHRL.
- SERVICE SPECIFIC CERTIFICATIONS.
- USA MVR: If You request MVRs and/or driving records, You certify and agree that You will do so in strict compliance with the US Driver’s Privacy Protection Act (“DPPA”, at 18 U.S.C. § 2721 et seq.) and any applicable state laws, specifically, You will use this information only in the normal course of business (i) to obtain lawful information relating to the holder of a commercial driver’s license, or (ii) to verify information provided by the Consumer.
- USA SSN Trace: If Reports include Social Security Number Trace (“SSN Trace”), You agree not to use SSN Trace results in any way, directly or indirectly, for Employment Purposes. Further, You agree that You will not use SSN Trace information in any way that would violate the privacy obligations or any other terms and provisions of the Gramm-Leach-Bliley Act (15 U.S.C 6801 et seq.) or the DPPA (18.U.S.C. Section 2721 et seq.) or any other similar U.S. state or local statute, rule or regulation.
- USA Criminal: Certn offers county courthouse, federal, and multi-state/nationwide database level searches, to be ordered at Your discretion. You agree and acknowledge that Certn is not liable for any records that exist within unsearched databases. Certn only reports pending court matters and conviction records and will report a minimum of seven (7) years of conviction information, where allowed by any applicable fair credit reporting laws, unless End User provides additional reporting instructions in a separate document executed by the End User and the Consumer. End User assumes full responsibility for determining whether reported information may be used in the jurisdiction where the Consumer lives, works, or is applying for work, as applicable.
- UK Criminal: If You request criminal record results on a Consumer resident in the United Kingdom, You agree to fully comply with the sections of the codes related to employers or clients of umbrella bodies of the Disclosure & Barring Service (“DBS”), Disclosure Scotland (“DS”) and/or AccessNI (“ANI”), or relevant processing standards (each a “Code”), and specifically to: (i) ensure Consumers are aware of and receive a copy of the applicable Code at the start of the recruitment process; (ii) implement a written policy specifying the process and criteria used by the End User for employment, recruitment and/or hiring decisions regarding Consumers with criminal record history; (iii) notify Certn of who within Your organization is entitled to receive disclosure information and promptly notify Certn of any changes thereto; and (iv) unless the Background Check can be processed with a Digital ID Verification Check by Certn on Your behalf and You requested this, You shall comply with the process of ensuring the true identity of the Consumer in accordance with the relevant guidelines issues by DBS, DS or ANI from time to time.
- UK Cifas: If You request a Cifas Check in the Cifas Databases (as defined in the Cifas Insider Threat Database Handbook), You (i) warrant that You are a member of Cifas and that You shall not continue to request these checks if for any reason You are no longer a Cifas member; (ii) acknowledge that Certn is a Vetting Specialist (as defined in the Cifas Insider Threat Database Handbook) and You are a full filing member, and as such the majority of the responsibilities, requirements and actions set out in the Cifas Insider Threat Database Handbook will be borne by You and not Certn; (iii) shall indemnify and agree to hold Certn (including its affiliates) harmless against: (A) any and all claims or actions, damages, expenses and legal costs, which Certn (including its affiliates) may suffer or incur in connection with or arising from Your failure to comply with the terms of this section; (B) any and all claims for compensation and legal costs, which Certn (including its affiliates) may suffer or incur as a result of any contravention by You of any of the requirements of the Data Protection Legislation or any applicable Laws, who alleges to have suffered damage or distress with or arising from Your use of the Cifas Insider Threat Database Handbook; (C) any and all claims, actions, damages, loss, expenses and legal costs (on a full indemnity basis) which Certn (including its affiliates) may suffer or incur in connection with, or arising from, any claim that You have breached the Cifas Insider Threat Database Handbook, this indemnity is in addition, and without prejudice, to any other indemnity executed by You pursuant to the Cifas Insider Threat Database Handbook or these Terms and does not limit the force or effect of any such other indemnity in any way.
- Digital ID Verification
- When using a certified identity service provider (“IDSP”) to carry out identity checks utilizing Identification Document Validation Technology (“IDVT”) for criminal record checks or right to work checks in the UK, Certn will be responsible for completing the identity verification. If You perform the identity verification independently, You shall be solely responsible for ensuring compliance with all applicable requirements, including adherence to the identity verification standards set forth by the DBS. For right to work checks, you must retain a clear copy of the Digital ID Verification output for the duration of employment and for two (2) years after the employment has ended. For DBS checks, data should be retained only as long as necessary for the purpose of the check, in compliance with data protection regulations. Certn (A) shall verify each Consumer's identity via IDVT's applicable Level of Confidence (as defined by the United Kingdom government's guide for IDVT, as amended from time to time), being (1) Medium Level of Confidence for UK Right to Work and DBS Basic checks, and (2) High Level of Confidence for DBS Standard and Enhanced checks; and (B) agrees that the provision of the Digital ID Verification services shall be dependent on Certn and/or its subcontractor's status as a certified IDSP.
- Where You receive the benefit of Certn's services as a certified identity service provider under the UK Digital Identity and Attributes Trust Framework ("DIATF"), You acknowledge and agree to the following fraud management obligations. You shall (A) promptly notify Certn at security@certn.co upon becoming aware of, or reasonably suspecting, any fraud, attempted fraud, or misuse of a Consumer's identity in connection with the Services, including (without limitation) impersonation, synthetic identity fraud, account takeover, or document fraud; (B) cooperate fully with any fraud investigation initiated by Certn, including by providing Certn with relevant information and records reasonably requested to support such investigation, subject to applicable data protection Laws; (C) implement and maintain internal processes proportionate to Your operations to detect and escalate suspected identity fraud relating to the Services; (D) where Certn notifies You of a suspected fraud incident or a higher-risk identity (including identities verified at a lower level of confidence, recently repaired identities, or identities associated with recent fraud activity), take such additional steps as Certn may reasonably direct to manage the risk, which may include enhanced verification measures or withholding reliance on the affected identity verification result; and (E) participate in structured information-sharing with Certn regarding detected fraud threats, in each case through secure channels designated by Certn, and in compliance with all applicable Laws. For the avoidance of doubt, Certn is responsible for maintaining its fraud monitoring systems and conducting annual fraud audits as required under the DIATF, and nothing in this section transfers those primary obligations to You. Your obligations under this section are limited to the supporting role described above, and the limitations and boundaries of liability between the parties set out in Sections 14, 15 and 16 of these Terms apply to this section.
- Where You receive the benefit of Certn's services as a certified identity service provider under the DIATF, You acknowledge and agree to the following identity repair and recourse obligations. You shall (A) not take any action that would obstruct or unreasonably delay a Consumer's ability to seek identity repair or recourse through Certn, including the Consumer's right to report suspected identity theft and to request correction or restoration of their identity information; (B) where a Consumer notifies You of suspected identity theft or a disputed identity verification result in connection with the Services, promptly direct that Consumer to Certn's published identity repair support channels and, where the Consumer consents, notify Certn directly so that Certn may initiate its identity repair processes; (C) cooperate with Certn in supporting identity repair for affected Consumers, including by providing relevant records or transaction information reasonably requested by Certn to investigate and resolve the matter, subject to applicable data protection Laws; and (D) where Certn confirms that identity theft has occurred in connection with the Services and provides evidence to the affected Consumer to support their onward identity repair, give reasonable consideration to that evidence in any employment, engagement, or other decision relating to that Consumer. Certn is responsible for publishing accessible contact details for identity repair support, maintaining documented identity repair processes (including advising affected Consumers on protective measures, referral to Report Fraud, and relevant support services), and, where Certn can confirm identity theft has occurred, providing the Consumer with evidence to support their onward identity repair. Nothing in this section creates any obligation on Certn to guarantee the outcome of any identity repair process or to compensate You or the Consumer for losses arising from identity theft by a third party, and the limitations and boundaries of liability between the parties set out in Sections 14, 15 and 16 of these Terms apply to this section.
- Credit Reports and Information: If You request Credit Information, you agree to comply with all applicable state, provincial and federal requirements. Specifically, You understand and agree that:
- Validation Process: Prior to ordering any information provided by a Credit Bureau (“Credit Information”) from Certn, the Credit Bureau may require that the End User pass an on-site, virtual inspection of its business premises.
- Additional Credit Certifications. If Credit Information is requested:
- Certn may, at the request of the Credit Bureau, conduct periodic audits of End User’s compliance with these Terms, specifically the access to and treatment of Credit Information. Any failure to cooperate in a reasonable audit fully and promptly constitutes grounds for immediate suspension of service or termination of these Terms.
- End User shall indemnify and hold harmless Certn and the Credit Bureau from any and all liabilities of whatever kind or nature that may arise from or relate to (i) the termination of access to Credit Information based on any findings of an audit requested by Credit Bureau; (ii) the dissemination or disclosure of Credit Information by End User, its employees, or agents, in contravention of the conditions set forth in the Terms or applicable Laws; or (iii) End User’s wilful misconduct, fraud, gross negligence or violation of the Terms, notwithstanding any limitations of liability set out elsewhere in the Terms.
- End User shall secure all hard and electronic copies of Credit Information within its offices and facilities, if applicable, so that unauthorized persons cannot easily access it;
- End User shall shred or destroy all hard copies of Credit Information and delete or render unreadable any electronic files containing Credit Information, after it is no longer needed and when laws permit destruction;
- End User shall secure all devices used to access Credit Information in a physically secure location, accessible only to Users, and implement reasonable security measures when the devices are not in use;
- End User shall cooperate fully with Credit Bureau in the event of a breach involving End User’s access to Credit Information through the Platform.
- If End User is a landlord or property management firm, End User attests that if it is requesting Credit Information for pre-rental inquiry purposes, it has received a completed rental application from the Applicant that includes information required to reasonably identify the Applicant and the End User has duly reviewed the information.
- Restricted Categories: The End User certifies that it is not a(n): private detective, private detective agency, private investigative company, bail bondsman, attorney, law firm, credit counseling firm, financial counseling firm, credit repair clinic, pawn shop, check cashing company, genealogical or heir research firm, dating service, massage or tattoo service, businesses operating within apartments or unrestricted residential locations, individual seeking information for personal use, adult entertainment service of any kind, company locating missing children, third-party repossession company, company that charges advance fees for debt or mortgage assistance relief (excluding refinancing of a dwelling loan or services offered by attorneys), company issuing, selling, or operating through subscriptions (e.g., magazines, book clubs, record clubs), company or individual involved in spiritual counseling, or any entity that is not an end user or decision maker, unless approved in writing by Equifax. For clarity, if the End User is resident in the United Kingdom and the credit check is performed on current or former British residents, this provision does not apply.
- Credit Bureau Discretion: The Credit Bureau reserves the right, at its sole discretion, to deny access to Credit Information to certain Users, even if they meet the qualifications set forth herein.
- US Credit Scores: If End User is using a US credit score, End User certifies that it will comply with the Dodd-Frank Act and all applicable regulations relating to using a credit score.
- UK Credit: Certn and the Credit Bureau will have the right to enforce the terms and conditions referred to herein in accordance with the United Kingdom Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999.
- Exclusive Use and Confidentiality: Any Credit Information shall be maintained with the utmost confidentiality, except when disclosure to others is authorized by the Consumer or permitted by applicable Laws. Users are strictly prohibited from obtaining Credit Information on themselves, associates, or any other individuals except in the course of their official duties and in connection with the Permissible Purpose. End User shall not under any circumstance sell, transfer, distribute or otherwise make any Credit Information provided to a User, available to, or use the Credit Information on behalf of, any other third party.
- Disclaimer of Accuracy and Liability Release: Neither Certn nor the Credit Bureau make warranties or representations as to the suitability of the Credit Information for any particular purpose. End User acknowledges that End User is responsible for satisfying itself that the Credit Information is suitable for any use. End User acknowledges that data collected for the purpose of reporting Credit Information is obtained through potentially fallible sources and understands that accuracy is not guaranteed by Credit Bureau. End User releases Credit Bureau and its affiliated companies, agents, employees, and independent contractors from any liability, even in cases of negligence, arising from Credit Bureau, and from any losses or expenses incurred by End User, directly or indirectly, due to reliance on Credit Information.
- SECURITY.
- End User shall maintain an information security program that contains administrative, technical, and physical safeguards appropriate to the End User’s size and complexity and the nature and scope of its activities, and such safeguards shall be reasonably designed to (i) ensure the security and confidentiality of the information provided by Certn, (ii) protect against any anticipated threats or hazards to the security or integrity of such information, and (iii) protect against unauthorized access, use, disclosure, modification, destruction or any other interference of such information that could result in substantial harm or inconvenience to any Consumer.
- In addition to the foregoing, End User will maintain a privacy or human resources policy that is clearly and accurately disclosed to Consumers and complies with applicable Laws and will maintain strict procedures to ensure that personnel are not able to use the Reports or personal information related thereto for improper, illegal or unauthorized purposes.
- You agree not to: (i) resell, copy, distribute, rent, lease, lend, sublicense or transfer the Platform or the Reports, or make the Platform or the Reports available to any third party, including Your affiliates, parents or subsidiaries without Certn’s express prior written consent, (ii) modify, decompile, reverse engineer, or disassemble the Platform or the Reports or otherwise attempt to discover any underlying source code, ideas, algorithms, file formats or programming interfaces, (iii) create derivative works based on the Platform; (iv) modify, remove, or obscure any copyright, trademark, patent or other notices or legends that appear on the Platform or the Reports; (v) use the Platform or the Reports to develop a competitive product offering; (vi) use any agents, robots, scripts, spiders, or other automated means to access or manage the Platform; or (vii) allow Your personnel to access the Platform or request Reports for improper, illegal or unauthorized purposes, including on themselves, associates, or any other person except in the exercise of their official duties.
- Certn will make API keys available to You to access the Platform, if applicable. You are responsible for securing Your API keys, and You agree not to publish or share them with any unauthorized persons, including Your service providers, except as approved by Certn in writing. You will contact security@certn.co immediately if You become aware of any unauthorized use of Your API keys.
- CONFIDENTIAL INFORMATION.
- Each party will keep confidential, all information and materials provided or made available, directly or indirectly, by the other party that is marked as confidential or proprietary, or is identified as confidential or proprietary at the time of disclosure, or the nature of the information and the manner of disclosure are such that a reasonable person would understand it to be confidential (collectively, “Confidential Information”). Certn’s Confidential Information includes but is not limited to, the features, functionality and content of the Platform and any planned modifications or updates thereto, Fees and pricing information.
- Each party will maintain all Confidential Information in strict confidence by using at least the same level of care that it uses for its own confidential information, but in no case less than a prudent and reasonable standard of care. Each party may use Confidential Information solely for the purposes of performing its obligations or exercising its rights hereunder. Information that either party can establish: (a) was lawfully in a party’s possession before receipt from the other party; or (b) is or becomes a matter of public knowledge through no fault of the receiving party; or (c) was independently developed or discovered by a party without the benefit of any Confidential Information of the other party, shall not be considered Confidential Information under these Terms. Each party may disclose Confidential Information solely to its employees and representatives that have a need to know to accomplish the purposes of these Terms and each of whom are bound to protect the Confidential Information from unauthorized use and disclosure under the terms of a written agreement with terms as protective of the Confidential Information as those set forth in these Terms. Each party may also disclose Confidential Information in response to a valid order of a court or other governmental body or as otherwise required by law to be disclosed; provided that, the responding party gives sufficient notice to the disclosing party to enable the disclosing party to take protective measures, and/or in any event only disclose the exact Confidential Information, or portion thereof, specifically requested.
- Each party agrees that any violation of these confidentiality provisions will cause irreparable injury to the other party entitling the other party to injunctive relief or other equitable relief, in addition to, and not in lieu of, any other remedies such party may be entitled to. The disclosure of Confidential Information will be governed by these Terms, which supersedes any previous confidentiality or nondisclosure agreement executed by or on behalf of the parties. Any such Confidential Information will be treated as if it were disclosed under these Terms as of the date of such exchange.
- FEES.
- You shall pay Certn for each Service requested at the rate set forth in the Platform, Your MSA or Order Form, as applicable (the “Fees”) plus any additional variable pass through costs and fees that may be imposed by governmental entities or third parties for the Services that You request, including, but not limited to, verification fees, court fees, county processing fees, multi-state fees, and international fees, and taxes clearly set out in Your invoice. You are responsible for each Service You request, including Reports resulting in a return of “clear,” “unable to verify,” or other similar result, and/or from user error in inputting data, duplicate entries, and/or cancellations by You or Consumer.
- Certn reserves the right to adjust the Fees up to once per year, with any changes communicated to You at least thirty (30) days in advance.
- In the event of late payment of any Fees due under these Terms, Certn may charge interest on all overdue amounts at a rate of 1.0% per month (12% per annum), compounded monthly, from the due date until payment is received in full. If the applicable Laws in Your jurisdiction prohibits or limits this interest rate, then interest shall accrue at the maximum rate permitted by applicable Laws in Your jurisdiction. Interest shall accrue daily and be calculated on the basis of a 365-day year.
- Notwithstanding 9(b), in the event any government or regulatory authority increases its fees for any Services provided, Certn may adjust the Fees accordingly to fully pass through such increased costs to You. You will be notified of any such Fee adjustments at least thirty (30) days in advance.
- WITHHOLDING TAXES.
Certn may withhold taxes on Your behalf as required by applicable Laws. You are responsible for informing Certn of the specific withholding amounts and any changes in tax obligations. Certn relies on the information You provide and is not liable for penalties due to Your failure to inform us of relevant tax laws or requirements. - ACCESS TO CONSENTS.
You acknowledge and agree that to maintain compliance with legal, regulatory, and contractual obligations. Certn reserves the right to conduct audits to verify that consents, authorizations, and disclosures have been presented and obtained by You when accessing the Services via API (or in any other circumstance where Certn is not collect such documents on your behalf through the Platform), and that such documents are in full compliance with applicable laws and regulations. These audits may be conducted by Certn or a third-party auditor appointed by Certn, and You agree to cooperate fully with any such audits, providing access to all relevant records and documentation upon request. - USAGE DATA.
Certn owns all right, title and interest in and to all data collected by Certn related to the operation of the Platform and Your use thereof (“Usage Data”). Usage Data may include Platform performance metrics and analytics, but does not include any personal information or public records. Certn will not disclose Usage Data to any third party in a manner that identifies You without Your consent other than (i) to third party service providers who use it for the sole benefit of Certn or as required to provide You the Platform; or (ii) as may be required by law or legal process. - INTELLECTUAL PROPERTY.
- Certn owns, or has exclusive rights to, all title, interest, and proprietary rights relating to patents, copyrights, trademarks, trade secrets, know-how, mask works, moral rights, and all similar rights that may exist now or later in any jurisdiction, including without limitation any applications and registrations for the foregoing (“Intellectual Property Rights”) in and to the Platform and any software, technology, materials and information related to the Platform, whether currently existing or later developed.
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- If You provide any feedback to Certn, You agree to assign all right, title and interest in and to such feedback to Certn and agree that Certn may freely use and exploit such feedback without compensation to You.
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- Certn agrees to defend and indemnify End User, and its directors, officers and employees from and against any third party liabilities, damages, losses, judgments, costs, expenses (including reasonable attorneys’ fees), claims, actions, demands and suits (collectively “End User Claims”) arising out of or relating to: (a) the infringement or violation of intellectual property rights, including but not limited to patents, trademarks, trade secrets, and copyrights, arising from the use of the Platform or Services, or (b) fraudulent or malicious conduct by Certn or Certn’s employees.
- DISCLAIMER.
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- LIMITATION OF LIABILITY.
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- EITHER PARTY'S CUMULATIVE AND AGGREGATE LIABILITY ARISING OUT OF THESE TERMS SHALL BE LIMITED TO THE GREATER OF THE AMOUNT THE END USER ACCRUED DURING THE TWELVE (12) MONTH PERIOD PRECEDING THE DATE OF THE CLAIM, OR USD$100,000.00. RECOVERY OF THIS AMOUNT IS EACH PARTY'S SOLE AND EXCLUSIVE REMEDY HEREUNDER AND THE PARTIES AGREE THAT THE LIMITATIONS AND DISCLAIMERS OF LIABILITY SET FORTH IN THIS SECTION WILL APPLY EVEN IF ANY LIMITED REMEDY SPECIFIED IN THESE TERMS IS FOUND TO HAVE FAILED OF ITS ESSENTIAL PURPOSE AND REGARDLESS OF THE THEORY OF LIABILITY. THE PARTIES AGREE THAT THE LIMITATIONS AND DISCLAIMERS OF LIABILITY UNDER THIS SECTION CONSTITUTE A FUNDAMENTAL BASIS OF THEIR BARGAIN.
- NOTWITHSTANDING ANY OTHER PROVISION CONTAINED IN THESE TERMS, NEITHER PARTY SHALL LIMIT OR EXCLUDE ITS LIABILITY UNDER SECTION 14 (INDEMNIFICATION) OR FOR CLAIMS ARISING OUT OF FRAUD, WILLFUL MISCONDUCT, OR GROSS NEGLIGENCE.
- UPDATES.
- Certn may change its providers, the Platform features, and the production, support, delivery, layout or maintenance of the Reports from time to time, or discontinue the provision of a Report, in its sole discretion, provided that no such change will result in any material reduction in the utility, functionality, or integrity of Certn’s services to You. Certn will use commercially reasonable efforts to provide at least thirty (30) days’ advance notice to You regarding any material and adverse changes to the Services.
- You acknowledge that Certn may update a Report as part of Certn’s quality assurance review within thirty (30) days of a Report completion date. In such cases, Certn will provide You and the Consumer a copy of the updated Report.
- TERM AND TERMINATION.
- The agreement between the parties will continue from Effective Date until terminated by one or both of the parties in accordance with the below (“Term”).
- Certn may suspend, limit or terminate Your access to or use of the Platform, the Services or Account at any time if: (i) the End User does not timely pay all Fees due; (ii) in the sole discretion of Certn such action is necessary to prevent material errors or harm; (iii) You attempt to access or use the Platform or Reports in an unauthorized or unlawful manner; (iv) Certn reasonably believes that You have breached these Terms; (v) requested to do so by a third party data provider or regulatory body; or (vii) a material change in existing legal requirements adversely affects Your access to the Services. Certn may (but is not obligated to) terminate Your account if You are inactive on the Platform for more than six (6) months.
- Either party may terminate these Terms for any reason upon thirty (30) days written notice to the other party; provided that, You shall remain liable for all Fees incurred up to the termination date.
- NOT LEGAL ADVICE.
- Certn does not, and cannot, provide legal advice or other compliance related services to You or guarantee Your compliance with Laws in Your use of the Platform or Reports. You understand that any documentation, information, conversations or communication with Certn’s representatives regarding searches, verifications or other services offered by Certn are not to be considered a legal opinion regarding such use. You agree to consult with your own legal counsel (1) about the use of Reports including but not limited to, the legality of using or relying on reported information; and (2) to review any Certn Forms as well as the content of prescribed authorizations, notices, adverse or pre-adverse action letters and any attachments to these Terms for compliance with all Laws. You agree that the provision of such notices, pre-adverse or adverse action letters and the contents thereof is Your sole responsibility. You acknowledge and agree that You have no obligation to use, and are solely responsible for independently vetting the contents of, any sample forms that Certn has provided to You.
- Any information released by Certn (including but not limited to the Reports) shall in no way be construed as Certn’s opinion on the solvency, capability, aptitude, experience, financial standing, creditworthiness, integrity or motives of any party or Consumer reported upon. The application of Reports and any other information resulting from the use of the Services requires You to use Your own judgment and skill. Information resulting from the Services merely reflects a recording of information received by Certn from various sources from time to time and as such Certn accepts no liability for any opinions, recommendations, forecasts, comments made, or actions and decisions taken in reliance on such information.
- GENERAL.
- Governing Law. If the End User is located in the United States, these Terms shall be governed by, and construed in accordance with, the laws of the state of Delaware without giving effect to the conflict of laws principles thereof. If the End User is located in the United Kingdom or the European Union, these Terms shall be governed by the laws of England and Wales without regard to conflict of laws principles that would require the application of the laws of another jurisdiction. If the End User is located in Australia or the Asian Pacific region, these Terms shall be governed by the laws of the state of Victoria, Australia and the Commonwealth of Australia without regard to conflict of laws principles that would require the application of the laws of another jurisdiction. If the End User is located in Canada or anywhere other than the jurisdictions mentioned above, these Terms shall be governed by the laws of the Province of British Columbia without regard to conflict of laws principles that would require the application of the laws of another jurisdiction.
- Assignment. You may not assign any of Your rights or obligations under these Terms without Certn's prior written consent, which shall not be unreasonably withheld. Subject to this requirement, the rights and obligations under these Terms shall benefit and bind Your permitted assignees, transferees, and successors. Any attempted assignment in violation of this clause is void.
- Consumer Arbitration Provisions. To the extent You have a terms of use or similar document or agreement applicable to Consumers that includes an arbitration provision, You agree to add the following language (or language that is substantively the same) to that arbitration provision: “Our rights and obligations under this arbitration provision shall inure to the benefit of the consumer reporting agency regardless of whether the consumer reporting agency is named as a co-defendant with us or named individually in a claim that would otherwise be subject to this arbitration provision if brought against us.”
- Sanctions Compliance. Neither You, nor any person having a direct or indirect beneficial interest in Your entity has been or is (i) the subject of sanctions administered or enforced by the United States (including without limitation the U.S. Department of the Treasury’s Office of Foreign Asset Control), the United Kingdom, the European Union, Canada or any other governmental authority, (ii) organized or resident in a country or territory that is the subject of country-wide or territory-wide Sanctions, or (iii) otherwise a party with which Certn is prohibited from dealing with under applicable Laws.
- Insurance. The parties shall, during the Term, maintain, in full force and effect, appropriate insurance coverage in accordance with the best industry standards applicable to such party.
- Integration. These Terms, along with the Website terms, the DPA and any appendices, documents or attachments referenced directly herein, reflect the parties’ entire agreement relating to its subject and supersedes any prior or contemporaneous agreements on that subject. For avoidance of doubt, if You have signed a separate MSA or Order Form, the terms of that instrument shall govern the relationship between the parties and supersede these Terms, as specifically set out in such agreement.
- Force Majeure. Certn will not be responsible for any failure or delay in its performance under these Terms due to causes beyond its reasonable control, including, but not limited to, labor disputes, strikes, lockouts, internet or telecommunications failures; shortages of or inability to obtain labor, energy, or supplies; war, terrorism, riot, acts of God or governmental action; acts by hackers or other malicious third parties and problems with the Internet generally, and such performance shall be excused to the extent that it is prevented or delayed by reason of any of the foregoing.
- Relationship. These terms do not create an agency, partnership or joint venture, or authority to bind the other party.
- Severable. If any provision is found unenforceable, it and any related provisions will be interpreted to best accomplish the unenforceable provisions essential purpose.
- No Waiver. Any waiver of a provision of these Terms will only be valid if provided in writing and applies only to the specific occurrence so waived. Failure to enforce any provision will not constitute a waiver.
- Equitable Relief. Nothing in these Terms will limit a party’s ability to seek equitable relief. Section headings are not to be used in the interpretation hereof.
- Survival. All provisions that, by their nature, are intended to survive, including but not limited to payment obligations, disclaimers of warranties, confidentiality, indemnities, and limitations of liability, shall survive the termination of these Terms, including those provisions set out in any addenda, attachments, exhibits and/or schedules attached hereto.
- SUPPORT.
You can request Platform support during Certn’s normal business hours via email sent to support@certn.co. While Certn makes commercially reasonable efforts to ensure continuous availability of the Platform, Certn makes no representation, warranty or guarantee regarding the continuous availability or performance of the Platform. - NOTICES.
An electronic communication (“Electronic Notice”) shall be deemed written notice for purposes of this Services Agreement if sent to the electronic mail address below or as specified by the receiving party. Electronic Notice shall be deemed received at the time the party sending Electronic Notice receives verification of receipt by the receiving party.
Notice to Certn: compliance@certn.co or by mail to 1006 Fort St Suite 300, Victoria, BC V8V 3K4.
Data Processing Addendum
Version 1.5
Effective August 15th 2025
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Data Processing Addendum
This Data Processing Addendum (“DPA”) forms part of and is incorporated into the Agreement between Company and you (the “Client”) (collectively the “Parties” and individually the “Party”) when you created your account. In the event of any conflict between this DPA and the Agreement, this DPA shall control solely with respect to the Processing of Personal Information. This DPA shall be effective as of the Effective Date of the Agreement and shall be effective until the later of, the termination of the Agreement or until deletion or return of all Personal Data as instructed by either Party under this DPA.
1. DEFINITIONS
Capitalized terms not otherwise defined herein shall have the meaning given to them in the Agreement. In the event Data Protection Legislation exists in a jurisdiction, the definitions set forth therein will supersede those herein when such Data Protection Legislation contemplates the terminology.
1.1 “Agreement” means any agreement between Company and Client for the Services. Such an agreement may have various titles, such as “Order Form”, “Terms of Service”, “Service Agreement” or similar titles.
1.2 "Business Contact Information" means business related contact details (email, phone, email address, names, job titles, business address).
1.3 “Client” means the customer of Company, either through an Agreement with a customer of Company or an Agreement with an individual person.
1.4 “Client Account and Usage Data” means information about Client that Client provides to Company in connection with the creation and administration of an account, such as first and last name, username, email address, and billing and payment information of individuals associated with an account. For avoidance of doubt, statistical data, analytical data, individual session data, and anonymized data is not included in this definition.
1.5 “Company” means Certn Holdings Inc. and its wholly owned subsidiaries and affiliates including Certn (Canada) Inc., Certn (USA) Inc., Certn (UK) Ltd., InterCheck Global Pty. Ltd., Trustmatic s.r.o., and any affiliates identified in the Sub-Processor List available in Company’s Trust Center, (https://trust.certn.co/).
1.6 "Controller” means a legal person, public authority, agency, or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of Processing Personal Data and gives instructions regarding Processing activities.
1.7 “Corporate Clients” means Clients of Company that are a registered business entity.
1.8 “Data Subject Request” means any request by a natural person (the “Data Subject”) to access, update, revise, correct, delete, object to Processing Personal, or any similar request, made pursuant to the applicable Data Protection Legislation.
1.9 “Data Protection Legislation” means all laws, rules or regulations applicable to the Agreement, the Services, Company or Client, and applicable industry standards concerning privacy, data protection, confidentiality, information security, availability and integrity, or the handling or Processing (including retention and disclosure) of Personal Data, as may be amended, restated or replaced from time to time.
1.10 “Personal Data” or “Personal Information” means all information obtained by Company from or on behalf of Client, or Company’s Sub-Processors, in any form or format, that identifies, relates to, describes, is reasonably capable of being associated with, or could reasonably be linked, directly or indirectly, to, an identified or identifiable natural person.
1.11 "Process(es)”, “Processing” or “Processed” means any operation or set of operations that is performed upon any Personal Data, whether or not by automatic means, including, but not limited to, collection, recording, organization, storage, access, adaptation, alteration, retrieval, consultation, use, disclosure, dissemination, making available, alignment, combination, blocking, deletion, erasure, or destruction.
1.12 “Processor” means the Party to this Agreement, or under an agreement with substantially the same requirements as this DPA, that Processes Personal Data subject to the direction of the Controller and applicable Data Protection Legislation.
1.13 “Sell” means selling, renting, releasing, disclosing, disseminating, making available, transferring, or otherwise communicating orally, in writing, or by electronic or other means, Personal Data to a third party for monetary or other valuable consideration.
1.14 “Services” means those services that Company performs pursuant to the Agreement.
1.15 “Standard Contractual Clauses” or “SCCs” means (a) where the GDPR applies, the standard contractual clauses annexed to the European Commission’s Implementing Decision 2021/914 of 4 June 2021 on standard contractual clauses for the transfer of personal data to third countries pursuant to Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (“EU SCCs”); (b) where the UK GDPR applies, the International Data Transfer Addendum to the EU Commission Standard Contractual Clauses issued by the UK Information Commissioner, Version B1.0, in force 21 March 2022 (“UK SCCs”); and (c) where the Swiss DPA applies, the applicable standard data protection clauses issued, approved or recognized by the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (the “Swiss SCCs”), each as may be updated from time to time.
1.16 “Sub-Processor” or “Service Provider” means a third-party engaged and supervised by a Party to this Agreement, who agrees to receive and Process Personal Data under the terms of this DPA, or under an agreement with the same requirements as this DPA, solely for the purposes of Processing or delivering Personal Data necessary for the fulfillment of this Agreement. Company Sub-Processor List can be found in Company’s Trust Center, (https://trust.certn.co/).
1.17 "System” means any system, network, platform, database, computer, or telecommunications or information system owned, controlled, or operated by or on behalf of either Party or any of its affiliates for the purpose of Processing Personal Data pursuant to the Agreement.
2. ROLES OF THE PARTIES
2.1 To the extent that Client’s Personal Data is Processed by Company, the Parties agree that Client is the Controller, Company is the Processor.
2.2 To the extent that Company’s Personal Data is Processed by Client, the Parties agree that Company is the Controller and Client is the Processor.
2.3 Notwithstanding the preceding, each Party agrees that it is the Controller of the other Party's Business Contact Information that the Party Processes in relation to the Agreement.
3. PROCESSING OF PERSONAL DATA
Company agrees to:
3.1. Process Personal Data solely as necessary to provide the Services to Client, and in accordance with Data Protection Legislation, the Agreement, this DPA including Annex I and Annex II, and any additional written instructions provided by Client;
3.2. refrain from (i) selling or sharing Personal Data (ii) retaining, using or disclosing the Personal Data for any purpose other than for the purpose specified in the Agreement, (iii) retaining, using or disclosing the Personal Data outside of the direct relationship between Company and Client, and (iv) combining Personal Data from different sources unless necessary for the provision of Services under this Agreement.
3.3. maintain the confidentiality of all Personal Data and ensure that its personnel, including employees, interns, temporary workers, and agency workers, have executed confidentiality agreements that prevent them from unauthorized Processing of Personal Data for the duration of their engagement with Client.
3.4. not disclose Personal Data to third parties, including government agencies unless required by law, and Sub-processors except for the provision of Services under this Agreement.
3.5. when required by Data Protection Legislation promptly notify (email acceptable) Client of:
3.5.1 any request, inquiry, complaint, notice, or communication received from any third party, including a Data Subject or a supervisory authority, with respect to any Personal Data and comply with instructions of Client in responding to such request, inquiry, complaint, notice, or communication. Client agrees to respond to Company’s notification within ten (10) business days. Client agrees that if it fails to respond to Company’s notification, Company may, in its reasonable judgment, determine how to processed with the Data Subject or supervisory authority’s request;
3.5.2. any request for the provision of Personal Data to a government body or authority or court, whether through legal means or otherwise, including specific details of the data provided, unless prohibited by law or legal order;
3.5.3. any instruction by Client that Company believes to be in violation of Data Protection Legislation prior to engaging in the relevant Processing; and
3.5.4. any substantial changes to the Company’s notices, policies, or procedures that would impede Company’s ability to fulfill the terms of this DPA regarding protection of Personal Data.
3.6. as is allowed by Data Protection Legislation and limited to Corporate Clients, upon written request, submit the databases, tools, office space (if applicable), and other similar cloud based or on premises environments or locations used by Company to Process Personal Data for audit in accordance with any audit provision that may be available under the Agreement and Section 9. Information Requests below. For avoidance of doubt, any audit rights available to Client is limited in scope to the Services directly provided to Client under this Agreement.
3.7. keep records that demonstrate its compliance with its obligations under this DPA, and reasonably make them available to Client upon request and/or in connection with any audit referred to in Section 3.6 above and Section 9. Information Requests below.
3.8. reasonably assist and cooperate with Client, including by providing information requested by Client, to allow Client to comply with its obligations under Data Protection Legislation, including the certification of Company's completion of transfer impact assessments, privacy impact assessments, and data protection impact assessments; and
3.9. retain Personal Data in accordance with Section 6. Data Retention of the Agreement and Section 8. Deletion or Return of Personal Data of this DPA, but in no event longer than necessary to perform the Services.
4. INFORMATION SECURITY MEASURES
Company represents and warrants that it has established, maintains and complies with:
4.1. administrative, technical, and physical safeguards designed to ensure the security, confidentiality, reliability, and integrity of Personal Data, as well as any Systems, facilities, or software that Company accesses or supports in connection with the Agreement. Such safeguards are:
4.1.1. commensurate with the type and volume of Personal Data Processed by Company, having regard to the state of the art and industry standards, and should, at minimum, protect Personal Data and Systems against reasonably anticipated threats or hazards, including from unauthorized access, loss, theft, destruction, use, modification, collection, attack, or disclosure;
4.1.2. in accordance with globally recognized security control standards such as ISO; and
4.1.3. compliant with applicable specific industry standards as may apply to the Personal Data being Processed by Company.
4.2. a written security program and policies that meet or exceed the requirements imposed under Data Protection Legislation and align with established industry practices. Such security program and policies address, at a minimum, the following:
4.2.1. identification of appropriately defined organizational roles related to information security;
4.2.2. controls with respect to employment of and access given to Personal Data by employees, agents and subcontractors of Company including background checks, training regarding the handling of Personal Data, and when applicable, security clearances that assign specific access privileges to individuals;
4.2.3. an appropriate network security program that includes, without limitation, encryption and network and application partitioning;
4.2.4. access identification and authentication;
4.2.5. maintenance and media disposal;
4.2.6. audit and accountability;
4.2.7. physical and environmental protections;
4.2.8. system and communication security;
4.2.9. incident response and planning; and
4.2.10. the integrity and reliability of facilities, systems and services, including critical asset identification, configuration and change management for software systems, and contingency planning/redundancy.
4.3. If Personal Data being Processed includes sensitive or biometric data for purposes of uniquely identifying a natural person, or data relating to criminal convictions and offenses, Company shall apply specific restrictions and/or additional safeguards in compliance with Data Protection Legislation. Client agrees that Company may implement adequate alternative security measures from time to time, provided the security level of the alternative measures is not materially decreased.
4.4. Company shall limit access to Personal Data to those individuals who require access to the Personal Data to meet Company obligations with respect to the delivery of the Services to Client. Company shall ensure that those individuals are informed in writing of the confidential or sensitive nature of the Personal Data.
5. DATA SECURITY INCIDENT
5.1. Data Security Incident means (i) the loss or misuse (by any means) of Personal Data; (ii) the inadvertent, unauthorized, and/or unlawful disclosure, access, alteration, corruption, transfer, sale, rental, destruction, or use of Personal Data; or (iii) any other act or omission that compromises or may compromise the security, confidentiality, or integrity of Personal Data or a System.
5.2. If Company suspects or becomes aware of a Data Security Incident, Company will:
5.2.1. Notify client without undue delay, and in any case within seventy-two (72) hours, after it becomes aware of any confirmed Data Security Incident;
5.2.2. Undertake an investigation of such Data Security Incident and respond to Client’s reasonable requests for information relating to the Data Security Incident as may be necessary;
5.2.3. Reasonably assist Client, its regulators and law enforcement agencies, with notification obligations under the applicable Data Protection Legislation. Unless otherwise required in accordance with applicable laws, Client and shall be solely responsible for complying with any Data Protection Legislation data breach notification requirements applicable to Client and fulfilling any third-party notification obligations related to any Data Security Incident; and
5.2.4. Take all reasonable corrective action in a timely manner, at the expense of Company, to remediate and prevent a recurrence of such Data Security Incident.
6. SUB-PROCESSORS
6.1. Client hereby grants general written authorization to Company to appoint Sub-Processors to perform specific Processing activities on its behalf. A list of Sub-Processors currently engaged by Company in connection with the Services is available in Company’s Trust Center, (https://trust.certn.co/).
6.2. Company will provide notice on its website of a new Sub-Processor via (https://trust.certn.co/). Client should review the Sub-Processor List from time to time to stay up to date regarding Company’s Sub-processors.
6.2. Company will provide notice on its website of a new Sub-Processor via (https://trust.certn.co/). Client should review the Sub-Processor List from time to time to stay up to date regarding Company’s Sub-processors.
6.3. When required by Data Protection Legislation, and limited to Corporate Clients, Company will provide written notice (email sufficient) of a new Sub-Processor. Business Client has a right to reasonably object to Company's use of Sub-processor. Instructions for the objection of Sub-Processor’s is available in Company’s Trust Center, (https://trust.certn.co/). If, as a business Client, an objection is raised, Company will use reasonable efforts to find an alternative Sub-Processor to perform the specific Processing activities. If a suitable alternative Sub-Processor or other solution cannot be found, then Client may terminate the relevant part of the Agreement to which the Sub-Processors services relate.
6.4. Company warrants that any Sub-Processor engaged by Company to Process Personal Data under this Agreement has:
6.4.1. provided appropriate safeguards and maintains adequate level of protection in relation to the processing and transfer of Personal Data;
6.4.2. entered into a written agreement with Company, which encompasses substantially similar terms to this Agreement, particularly containing the same data protection obligations as set out in this Agreement; and
6.4.3. established the appropriate mechanisms to ensure any Data Subject has enforceable rights and effective legal remedies.
6.5. Company acknowledges that as a Processor, it is liable to Corporate Clients for Company’s Sub-Processor’s compliance with its data protection obligations as they apply to processing of Personal Data Processed under the Agreement and this DPA.
7. INTERNATIONAL DATA TRANSFERS
7.1. General. The Parties agree that in the event a jurisdiction does not currently have Data Protection Legislation that contemplates data transfers outside of the country, such transfers will be subject to the standards and expectations imposed by the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679) (“EU GDPR”) and thereby subject to the EU Standard Contractual Clauses (“EU SCCs”), including transfers between Company and its Sub-Processors. By signing this DPA, Client hereby authorizes Company to enter into the EU SCCs for and on Client’s behalf (as exporters) with Company's own affiliates and Sub-Processors, in order to ensure an adequate level of protection to Personal Data as required by Data Protection Legislation. In case of any conflict between this DPA and such EU Standard Contractual Clauses, the EU Standard Contractual Clauses shall prevail to the extent necessary to comply with Data Protection Legislation.
7.2. Processing in and Data Transfers to Sanctioned Jurisdictions. In connection with the performance of this DPA and the Agreement, Client authorizes Company to Process and transfer Personal Data from Company’s jurisdiction, if necessary, to any jurisdiction in which Company or its Sub-Processors are located, so long as those receiving jurisdictions are not currently sanctioned by the Office of Foreign Assets Control (OFAC) or similar country sanction lists in Canada, United Kingdom, or Australia, and to any other country that is recognized by the European Commission as providing an adequate level of protection for Personal Data.
7.3. Data Transfers from the European Economic Area Subject to the EU Standard Contractual Clauses. Where the transfer of Personal Data is made subject to the EU GDPR and thereby subject to the EU SCCs, the “data importer” thereunder shall be either the Processor or its Sub-Processor, as the case may be and as determined by Processor, and the “data exporter” shall be the Controller or Controller-Processor of such Personal Data. The Processor shall ensure that the relevant Sub-Processor shall (where applicable) comply with the data importer’s obligations, and the Controller shall comply with the data exporter obligations, in each case under the applicable SCCs.
7.3.1. Company will be a Processor of Personal Data;
7.3.2. Client will be a Controller of Personal Data;
7.3.3. Module 2 (Controller to Processor) shall apply;
7.3.4. Clause 7 (Docking Clause) shall apply;
7.3.5. The parties choose Option 2 of Clause 9;
7.3.6. The option in Clause 11(a) (Redress) Module 2 shall apply;
7.3.7. The parties choose Option 1 of Clause 17, the law of Ireland shall apply; and
7.3.8. For purposes of the Standard Contractual Clauses, Annex I and Annex II shall be incorporated and meet the standards as set forth in the EU GDPR.
7.4. Data Transfers from and to countries that offer adequate levels of data protections. Personal Information may be transferred from EU Member States and the EEA member countries (Norway, Liechtenstein, and Iceland) (collectively, “EEA”) to countries that offer an adequate level of data protection (including Canada) under or pursuant to the adequacy decisions published by the relevant data protection authorities of the EEA or the European Commission (“Adequacy Decisions”), as relevant and applicable, without any further safeguard being necessary.
7.5. Data Transfers from Switzerland. Company adheres to Switzerland’s revised Federal Data Protection Act (revFADP). To the extent that the Swiss Supervisory Authority considers the SCCs to provide appropriate safeguards for the purposes of transferring Personal Information and the data of legal entities, the following amendments shall apply in relation to Swiss transfers: (i) the Parties adopt the GDPR standard for all data transfers; (ii) in relation to Clause 13a, the EU Supervisory Authority shall be competent insofar as the data transfer is governed by the GDPR and the Swiss Supervisory Authority (FDPIC) shall conduct parallel supervision as applicable; and (iii) in relation to Clause 18 c, the term ’member state’ shall be interpreted in such a way as to allow data subjects in Switzerland with the possibility of suing for their rights in their place of habitual residence (Switzerland).
7.6. Data Transfers from the United Kingdom. To the extent that the UK Supervisory Authority (the Information Commissioner) considers the SCCs to provide appropriate safeguards for the purposes of transferring Personal Information to a third country or an international organization in reliance on Articles 46 of the UK GDPR and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, the following amendments shall apply in relation to UK transfers:
7.6.1. The details of the transfers(s) and in particular the categories of Personal Information that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred) are those specified in Annex I Section B where UK Data Protection Laws apply to the data exporter’s processing when making that transfer.
7.6.2. References to “Regulation (EU) 2016/679” or “that Regulation” are replaced by “UK Data Protection Laws” and references to specific Article(s) of “Regulation (EU) 2016/679” are replaced with the equivalent Article or Section of UK Data Protection Laws. In particular:
7.6.2.1. References to Regulation (EU) 2018/1725 are removed;
7.6.2.2. References to the “Union”, “EU” and “EU Member State” are all replaced with the “UK”;
7.6.2.3. Clause 13(a) is not used and the “competent supervisory authority” is the Information Commissioner;
7.6.2.4. Clause 17 is replaced to state “These SCCs are governed by the laws of England and Wales”;
7.6.2.5. Clause 18 is replaced to state: “Any dispute arising from these SCCs shall be resolved by the courts of England and Wales. A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of any country in the UK. The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.”; and
7.6.2.6. The footnotes to the SCCs do not apply to UK transfers.
7.6.2.7. Company will be a Processor of Personal Data;
7.6.2.8. Client will be a Controller of Personal Data;
7.6.2.9. Module 2 (Controller to Processor) shall apply; 7.6.2.10.Clause 7 (Docking Clause) shall apply;
7.6.2.11. The parties choose Option 2 of Clause 9.
7.6.2.12. The option in Clause 11(a) (Redress) model 2 shall apply;
7.6.2.13.The parties choose Option 1 of Clause 17, the law of England and Wales shall apply; and
7.6.2.14.For purposes of the UK Addendum, Annex I and Annex II shall suffice and meet the necessary requirements under UK Data Protection Laws.
7.7. Data Transfer from the EEA, UK, or Switzerland to the United States. Data transfer from the EEA, UK or Switzerland may be deemed adequate when done so under the EU-U.S. Data Privacy Framework or Swiss-U.S. Data Privacy Framework. These frameworks between the United States Department of Commerce, European Commission, UK government, and Swiss Federal Administration solely apply to commercial entities who are actively registered with the U.S. Department of Commerce’s Data Privacy Framework Program, to allow Personal Data to be transferred from the European Union under the European Commission’s adequacy decision.
7.8. Data Transfer from the Canadian Province of Quebec. Where the transfer of Personal Data relating to a resident of the Canadian Province of Quebec and thereby made subject to the Act respecting the protection of personal information in the private sector (the "Private Sector Act"), Company conducts a transfer impact assessment in accordance with the Private Sector act to determine that such transfer to its Sub-Processor, shall have adequate levels of protection commensurate to the nature and volume of the Personal Data, including but not limited to those standards and expectations set forth in this Agreement.
7.8. Data Transfer from the Canadian Province of Quebec. Where the transfer of Personal Data relating to a resident of the Canadian Province of Quebec and thereby made subject to the Act respecting the protection of personal information in the private sector (the "Private Sector Act"), Company conducts a transfer impact assessment in accordance with the Private Sector act to determine that such transfer to its Sub-Processor, shall have adequate levels of protection commensurate to the nature and volume of the Personal Data, including but not limited to those standards and expectations set forth in this Agreement.
8. DELETION OR RETURN OF PERSONAL DATA
8.1. Upon the expiration or earlier termination of the Agreement, and upon Client’s request, Company will delete or return, at Client’s election, all Personal Data in the possession or control of Company and Company's Sub-Processors, unless the continued retention of such Personal Data is required by applicable law.
8.2. Without limitation to the generality of the foregoing, and upon written request, Company and Company’s Sub-Processors shall, within thirty (30) days of a written request from Client, or as a result of a suspension of transfer of Personal Data, provide a copy of the Personal Data in a portable and readily useable format.
9. INFORMATION REQUESTS
9.1. In accordance with the Agreement, Company agrees to reasonably cooperate with Corporate Clients to provide Corporate Clients with such information that is reasonably necessary to enable Corporate Clients to demonstrate compliance with the obligations set forth in this DPA and allow for and contribute to audits, including inspections, conducted by Corporate Client or a qualified independent third-party assessor who is reasonably acceptable to Company and bound by confidentiality obligations satisfactory to Company, to the extent that such information is within Company’s control and Company is not precluded from disclosing it by applicable law, a duty of confidentiality, a legal privilege or protection, or any other obligation owed to a third party. Audits and inspections are subject to a thirty-day (30) written notice, shall be conducted at the Client’s expense, and no more than once per every twelve (12) months during the term of the Agreement, and during regular business hours.
9.2. Company agrees to, taking into account the nature of the processing and the information available to Company, reasonable assist Corporate Clients in meeting its obligations described by appliable Data Protection Legislation to keep Personal Data secure by maintaining reasonable security standards as set forth in this DPA; reasonably assist Corporate Clients in notifying the applicable regulatory or supervisory authority, including the Information Commissioner’s Office (“ICO”), of Personal Data breaches; reasonably assist in notifying Data Subjects of Personal Data breaches; reasonably assist Corporate Clients in carrying out data protection impact assessments (DPIAs) when required, and at Corporate Client’s expense reasonably consult ICO where a DPIA indicates there is a high risk that cannot be mitigated.
10. ASSIGNMENT AND SUCCESSORS
Client may not assign any of its rights or obligations under this DPA without the prior written consent of Company, such consent will not be unreasonably withheld. Subject to the foregoing, the rights and obligations under this Agreement shall ensure to the benefit of and are binding on Client and their permitted assignees, transferees and successors. Any attempted assignment in violation of this clause is void. Notwithstanding the foregoing, Company shall have the right to assign any of its right or obligations under this DPA.
11. COMPANY NOTICE CONTACT INFORMATION
11.1. Notice relating to Data Security Incidents must be sent to the following:
11.2. Notice relating to Data Subject Rights Requests and Sub-Processor updates must be sent to the following:
To: Privacy@certn.co
11.3. Notices relating to Government Agencies or Regulatory Bodies Disclosure Requests:
11.4. All other notices relating to this DPA must be sent to the following:
To: Privacy@certn.co
CC: Legal@certn.co
ANNEX I
Section A: List of Parties
| The Data Exporter | The data exporter is identified as the Client or the “Controller” in the DPA. |
| The Data Importer | The data importer is Certn, a provider of data verification and background screening services. |
Section B: Description of Processing and Transfer
1. Categories of data subjects whose personal data is transferred
Those individuals and applicants subject to the background verification services for the purposes of employment, tenancy or any other lawful and permissible purpose as instructed by the Controller.
2. Categories of Personal Data Transferred
Business Contact Information: Has the meaning provided in section 1.2 of the DPA.
Data Subject Personal Data: The exact Data Subject Personal Data will vary depending on the requested background verification service, but may include the following, as required: Email addresses, names, contact details, job titles, residential or business address; photograph; personal identification numbers; academic title and qualifications; career history; driving license; attendance records; job title; gender; professional telephone number (including mobile telephone number) and fax number; personal email address; personal telephone number (including mobile telephone number); credit score or limit, risk, failure and delinquency score; payment information; criminal history; records for associated claims and judgments; public records such as directorships, insolvencies, bankruptcies, financial standing, IP address; cookie data; login credentials (username and password); traffic data; images and sounds; biometric data.
3. Sensitive data transferred (if applicable) and applied restrictions or safeguards that fully take into consideration the nature of the data and the risks involved, such as for instance strict purpose limitation, access restrictions (including access only for staff having followed specialized training), keeping a record of access to the data, restrictions for onward transfers or additional security measures.
The contents of the Personal Data are varied and under the Data Exporter’s control, but may, depending on the particular Services, include sensitive data as defined under the relevant Data Protection Legislation. Sensitive Personal Data will be protected in accordance with the measures set out in the DPA.
4. The Frequency of Transfers
Transfers will be processed on an ad hoc basis and for the duration necessary for the performance of the Services; any other purposes stipulated in the Agreement; and complying with applicable laws and regulations.
5. Nature of the Processing
The nature and purpose of processing means any operation such as collection, recording, organization, structuring, storage, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, restriction, erasure or destruction of data (whether or not by automated means).
6. Purpose(s) of the Data Transfer and Further Processing
4. The Frequency of Transfers
Transfers will be processed on an ad hoc basis and for the duration necessary for the performance of the Services; any other purposes stipulated in the Agreement; and complying with applicable laws and regulations.
5. Nature of the Processing
The nature and purpose of processing means any operation such as collection, recording, organization, structuring, storage, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, restriction, erasure or destruction of data (whether or not by automated means).
6. Purpose(s) of the Data Transfer and Further Processing
Providing the Services to the Client as set out with the Agreement; performing the Agreement, this DPA and/or other contracts executed by the Parties; providing support and technical maintenance, if agreed in the Agreement; preventing, mitigating and investigating the risks of data security incidents, fraud, error or any illegal or prohibited activity; complying with applicable laws and regulations; all tasks related with any of the above.
7. The Period for Which the Personal Data Will Be Retained, or, If That Is Not Possible, the Criteria Used to Determine that Period
The Parties agree to erase Personal Data from any computers, storage devices and storage media as soon as practicable after it has ceased to be necessary for such Party to retain the Personal Data under applicable Data Protection Legislation or as otherwise required by the Agreement. Notwithstanding the foregoing, unless otherwise agreed between the Parties, or required under applicable Data Protection Legislation, the Parties agree that Client records will be retained by Company in accordance with Company’s Retention Policy which may be updated from time to time.
Personal Data collected and processed as part of a Disclosure and Barring Service (“DBS”) check is retained for a minimum period of two (2) years in accordance with applicable guidelines.
8. For transfers to (sub-) processors, also specify the subject matter, nature, and duration of the processing
8. For transfers to (sub-) processors, also specify the subject matter, nature, and duration of the processing
All authorized sub-processors are required to implement and maintain the same or substantially similar technical and organizational measures, responsibilities, and obligations as those required of Provider under this DPA.
Section C: Competent Supervisory Authority
1. Where the data exporter is established in an EU Member State: The supervisory authority with responsibility for ensuring compliance by the data exporter with Regulation (EU) 2016/679 as regards the data transfer shall act as a competent supervisory authority.
2. Where the data exporter is not established in an EU Member State but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) and has appointed a representative pursuant to Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679: The supervisory authority of the Member State in which the representative within the meaning of Article 27(1) of Regulation (EU) 2016/679 is established will act as the competent supervisory authority.
3. Where the data exporter is not established in an EU Member State but falls within the territorial scope of application of Regulation (EU) 2016/679 in accordance with its Article 3(2) without, however having to appoint a representative pursuant to Article 27(2) of Regulation (EU) 2016/679: Data Protection Commission (DPC) – 21 Fitzwilliam Square, South Dublin 2, D02 RD28 Ireland will act as the competent supervisory authority.
4. Where the data exporter is established in the United Kingdom or falls within the territorial scope of application of UK Data Protection Laws and Regulations, the Information Commissioner's Office will act as the competent supervisory authority.
5. Where the data exporter is established in Switzerland or falls within the territorial scope of application of Swiss Data Protection Laws and Regulations, the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner will act as competent supervisory authority insofar as the relevant data transfer is governed by Swiss Data Protection Laws and Regulations.
6. Where the data exporter is established in the Canadian Province of Quebec or falls within the territorial scope of application of Quebec Data Protection Laws, the Commission d'accès à l'information du Quebec will act as the competent supervisory authority.
ANNEX II
Below are the technical, physical and administrative measures used by Company to ensure the security of Personal Data.
1. Program. Company maintains a written information security program (“Information Security Program”), which contains reasonably appropriate administrative, technical, and organizational safeguards that comply with this Annex II. Company maintains conducts internal security training during the onboarding phase and annually thereafter.
2. Security Certifications. Company maintains ISO 27001, SOC2 and SOC3 certifications on a continuous basis. ISO 27001 and SOC2 compliance report is available upon request. SOC 3 compliance report is publicly available. Visit Company’s Trust Center for additional information (https://trust.certn.co/).
3. Access Controls. An access control system applicable to all users accessing the IT system has been implemented. The system allows Company to create, approve, review, and delete user accounts.
a. Company implements multi-factor authentication for all accounts that have access to Personal Data. Where authentication mechanisms are based on passwords, the data processor requires the password to be at least eight characters long and conform to very strong password control parameters including length, character complexity, and non-repeatability.
b. Role-based authorizations in alignment to an established Authorization Control Policy. When granting access or assigning user roles, the “need- to-know principle” is observed in order to limit the number of users having access to Personal Information only to those who require it for achieving the Processor’s Processing Purposes.
c. Company maintains an Asset Management Policy which defines the Configuration standards and any applicable variables. A system access control policy has been defined, documented and implemented to allow for evaluation of controls and access to Company’s assets.
b. Role-based authorizations in alignment to an established Authorization Control Policy. When granting access or assigning user roles, the “need- to-know principle” is observed in order to limit the number of users having access to Personal Information only to those who require it for achieving the Processor’s Processing Purposes.
c. Company maintains an Asset Management Policy which defines the Configuration standards and any applicable variables. A system access control policy has been defined, documented and implemented to allow for evaluation of controls and access to Company’s assets.
4. Account Management. Company manages the creation, use, and deletion of all account credentials used to access the Company’s key infrastructure, including by requiring multi-factor authentication in all critical systems. Any processed Personal Information is limited to the strictly necessary matching identifiers defined by the data sources we operate with. To ensure that Personal Information Is accurate, relevant, complete and up-to-date, the Company processes data verifications in real time, with the consent of the Data Subject and only within the limits of the defined Permissible Purpose. Any potentially incomplete data is reconfirmed with the Data Subject and/or the relevant data source.
5. Vulnerability Management. Company engages in vulnerability management, risk evaluation, asset management, IDS and IPS, patch management, endpoint monitoring, SIEM tools vendor management. SIEM collects events and policies and alerts are created for analysis and investigations. Endpoint protections and monitoring, intrusion detection and prevention with monitoring and evaluation.
6. Security Segmentation. Company will monitor, detect and restrict the flow of information on a multilayered basis using tools such as firewalls, proxies, and network-based intrusion detection systems.
7. Data Loss Prevention. Company uses loss prevention measures to identify, monitor, and protect Personal Data in use, in transit, and at rest. Such data loss prevention processes and tools will include: (a) automated tools designed to identify attempts of data exfiltration; and (b) the use of encryption certificate-based security. Backup and data restore procedures are defined and documented as Company policies, available upon request at Company’s Trust Center (https://trust.certn.co/). Execution of backups is monitored to ensure completeness. Company stores data on AWS cloud which has automatic backups configured and encrypted. In addition, there are multiple zones for redundancy and recovery purposes.
8. Encryption. Company will encrypt, using industry-standard encryption tools, all Personal Data that Provider transmits across public networks. Company deploys encryption of data at rest and in transit using AES 256 encryption and ≥TLS v1.2.
9. Pseudonymization. Company, where possible and consistent with the Services, uses pseudonymization techniques to protect Personal Data.
10. Product Development Safeguards. Company utilizes a privacy and security by design approach and is regularly and independently audited for the purposes of maintaining the highest industry standards for internal controls for security, availability, processing integrity and confidentiality and privacy.
11. Physical Safeguards. Company maintains physical access controls to secure the Company-owned physical premises where the relevant Company computing environment used to Process any Personal Data is located, including an access control system that enables Company to control physical access to each Company facility. Company maintains a Physical Security Policy which covers provisions for physical office access with key fobs, security alarms, security surveillance, and visitor limited access. The physical perimeter of the IT system infrastructure is not accessible by non-authorized personnel. Appropriate technical measures and organizational measures are set in place to protect security areas and their access points against entry by unauthorized persons. Company stores its data on AWS cloud following the best practices and requirements. Data is segmented, encrypted and backed up with the inclusion of multi zonal availability.
12. Administrative Safeguards. Prior to providing access to Client Personal Data to any of its personnel, Company will use commercially reasonable measures to: (a) verify the reliability of such personnel; and (b) provide appropriate security training to such personnel. Company has an established policy for Data Retention which defines different purging schedules for separate categories of data.
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{{company_name}} (the "Company") has requested a "consumer report" on you for the purpose of evaluating your current or potential employment, through Certn (a consumer reporting agency). A "consumer report" is a background screening report that may contain information regarding your domestic and international background history, including but not limited to, your social security number and identification documents, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, professional licenses, drug testing results and other information about you.
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{{company_name}} (the "Company") may also request an "investigative consumer report" on you from a consumer reporting agency.
An "investigative consumer report" is a background screening report generated through personal interviews with sources such as your neighbors, friends, or associates.
The consumer reporting agency that may prepare an "investigative consumer report" on you for the Company is Certn (USA) Inc.,1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, Wyoming, 82001, USA, +1 844-987-0690. The information contained in an "investigative consumer report" may bear upon your character, general reputation, personal characteristics, and/or mode of living.
Please be advised that the nature and scope of the most common form of "investigative consumer report" that may be ordered by the Company is an investigation into your employment history. During such an investigation, Certn may ask questions about your employment history to certain knowledgeable individuals and provide response information to the Company.
Note: You have the right to request additional information regarding the nature and scope of any "investigative consumer report" ordered by the Company on you. You may do so by contacting the Company.
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FCRA Summary of Rights
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Effective May 5th 2023
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Para información en español, visite www.consumerfinance.gov/learnmore o escribe a la Consumer Financial Protection Bureau, 1700 G Street N.W., Washington, DC 20552.
A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act
The federal Fair Credit Reporting Act (FCRA) promotes the accuracy, fairness, and privacy of information in the files of consumer reporting agencies. There are many types of consumer reporting agencies, including credit bureaus and specialty agencies (such as agencies that sell information about check writing histories, medical records, and rental history records). Here is a summary of your major rights under FCRA. For more information, including information about additional rights, go to www.consumerfinance.gov/learnmore or write to: Consumer Financial Protection Bureau, 1700 G Street N.W., Washington, DC 20552.
∙ You must be told if information in your file has been used against you. Anyone who uses a credit report or another type of consumer report to deny your application for credit, insurance, or employment – or to take another adverse action against you – must tell you, and must give you the name, address, and phone number of the agency that provided the information.
∙ You have the right to know what is in your file. You may request and obtain all the information about you in the files of a consumer reporting agency (your “file disclosure”). You will be required to provide proper identification, which may include your Social Security number. In many cases, the disclosure will be free. You are entitled to a free file disclosure if:
o a person has taken adverse action against you because of information in your credit report;
o you are the victim of identity theft and place a fraud alert in your file;
o your file contains inaccurate information as a result of fraud;
o you are on public assistance;
o you are unemployed but expect to apply for employment within 60 days.
In addition, all consumers are entitled to one free disclosure every 12 months upon request from each nationwide credit bureau and from nationwide specialty consumer reporting agencies. See www.consumerfinance.gov/learnmore for additional information.
∙ You have the right to ask for a credit score. Credit scores are numerical summaries of your credit-worthiness based on information from credit bureaus. You may request a credit score from consumer reporting agencies that create scores or distribute scores used in residential real property loans, but you will have to pay for it. In some mortgage transactions, you will receive credit score information for free from the mortgage lender.
∙ You have the right to dispute incomplete or inaccurate information. If you identify information in your file that is incomplete or inaccurate, and report it to the consumer reporting agency, the agency must investigate unless your dispute is frivolous. See www.consumerfinance.gov/learnmore for an explanation of dispute procedures.
∙ Consumer reporting agencies must correct or delete inaccurate, incomplete, or unverifiable information. Inaccurate, incomplete, or unverifiable information must be removed or corrected, usually within 30 days. However, a consumer reporting agency may continue to report information it has verified as accurate.
∙ Consumer reporting agencies may not report outdated negative information. In most cases, a consumer reporting agency may not report negative information that is more than seven years old, or bankruptcies that are more than 10 years old.
∙ Access to your file is limited. A consumer reporting agency may provide information about you only to people with a valid need – usually to consider an application with a creditor, insurer, employer, landlord, or other business. The FCRA specifies those with a valid need for access.
∙ You must give your consent for reports to be provided to employers. A consumer reporting agency may not give out information about you to your employer, or a potential employer, without your written consent given to the employer. Written consent generally is not required in the trucking industry. For more information, go to www.consumerfinance.gov/learnmore
∙ You may limit “prescreened” offers of credit and insurance you get based on information in your credit report. Unsolicited “prescreened” offers for credit and insurance must include a toll-free phone number you can call if you choose to remove your name and address form the lists these offers are based on. You may opt out with the nationwide credit bureaus at 1-888-5-OPTOUT (1-888-567-8688).
∙ The following FCRA right applies with respect to nationwide consumer reporting agencies :
CONSUMERS HAVE THE RIGHT TO OBTAIN A SECURITY FREEZE
You have a right to place a “security freeze” on your credit report, which will prohibit a consumer reporting agency from releasing information in your credit report without your express authorization. The security freeze is designed to prevent credit, loans, and services from being approved in your name without your consent. However, you should be aware that using a security freeze to take control over who gets access to the personal and financial information in your credit report may delay, interfere with, or prohibit the timely approval of any subsequent request or application you make regarding a new loan, credit, mortgage, or any other account involving the extension of credit.
As an alternative to a security freeze, you have the right to place an initial or extended fraud alert on your credit file at no cost. An initial fraud alert is a 1-year alert that is placed on a consumer’s credit file. Upon seeing a fraud alert display on a consumer’s credit file, a business is required to take steps to verify the consumer’s identity before extending new credit. If you are a victim of identity theft, you are entitled to an extended fraud alert, which is a fraud alert lasting 7 years.
A security freeze does not apply to a person or entity, or its affiliates, or collection agencies acting on behalf of the person or entity, with which you have an existing account that requests information in your credit report for the purposes of reviewing or collecting the account. Reviewing the account includes activities related to account maintenance, monitoring, credit line increases, and account upgrades and enhancements.
∙ You may seek damages from violators. If a consumer reporting agency, or, in some cases, a user of consumer reports or a furnisher of information to a consumer reporting agency violates the FCRA, you may be able to sue in state or federal court.
∙ Identity theft victims and active duty military personnel have additional rights. For more information, visit www.consumerfinance.gov/learnmore
States may enforce the FCRA, and many states have their own consumer reporting laws. In some cases, you may have more rights under state law. For more information, contact your state or local consumer protection agency or your state Attorney General. For information about your federal rights, contact:
| TYPE OF BUSINESS: | CONTACT: |
| 1.a. Banks, savings associations, and credit unions with total assets of over $10 billion and their affiliates b. Such affiliates that are not banks, savings associations, or credit unions also should list, in addition to the CFPB: | a. Consumer Financial Protection Bureau 1700 G Street, N.W. Washington, DC 20552 b. Federal Trade Commission Consumer Response Center 600 Pennsylvania Avenue, N.W. Washington, DC 20580 (877) 382-4357 |
| 2. To the extent not included in item 1 above: a. National banks, federal savings associations, and federal branches and federal agencies of foreign banks b. State member banks, branches and agencies of foreign banks (other than federal branches, federal agencies, and Insured State Branches of Foreign Banks), commercial lending companies owned or controlled by foreign banks, and organizations operating under section 25 or 25A of the Federal Reserve Act. c. Nonmember Insured Banks, Insured State Branches of Foreign Banks, and insured state savings associations d. Federal Credit Unions | a. Office of the Comptroller of the Currency Customer Assistance Group P.O. Box 53570 Houston, TX 77052-9050 b. Federal Reserve Consumer Help Center P.O. Box 1200 Minneapolis, MN 55480 c. Division of Depositor and Consumer Protection National Center for Consumer and Depositor Assistance Federal Deposit Insurance Corporation 1100 Walnut Street, Box #11 Kansas City, MO 64106 d. National Credit Union Administration Office of Consumer Financial Protection 1775 Duke Street Alexandria, VA 22314 |
| 3. Air carriers | Asst. General Counsel for Aviation Protection Department of Transportation 1200 New Jersey Avenue, S.E. Washington, DC 20590 |
| 4. Creditors Subject to the Surface Transportation Board | Office of Public Assistance, Governmental Affairs, and Compliance Surface Transportation Board 395 E Street, S.W. Washington, DC 20423 |
| 5. Creditors Subject to the Packers and Stockyards Act, 1921 | Nearest Packers and Stockyards Divsion Regional Office |
| 6. Small Business Investment Companies | Associate Administrator, Office of Capital Access United States Small Business Administration 409 Third Street, S.W., Suite 8200 Washington, DC 20416 |
| 7. Brokers and Dealers | Securities and Exchange Commission 100 F Street, N.E. Washington, DC 20549 |
| 8. Federal Land Banks, Federal Land Bank Associations, Federal Intermediate Credit Banks, and Production Credit Associations | Farm Credit Administration 1501 Farm Credit Drive McLean, VA 22102-5090 |
| 9. Retailers, Finance Companies, and All Other Creditors Not Listed Above | Federal Trade Commission Consumer Response Center 600 Pennsylvania Avenue, N.W. Washington, DC 20580 (877) 382-4357 |
FCRA Authorization
Version 20.0
Effective August 1st 2024
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AUTHORIZATION REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION
By signing below, I acknowledge receipt of the following separate documents (and certify that I have read and understood them):
- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- ADDITIONAL NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS ON YOU;
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES.
By signing below, I also authorize domestic and international law enforcement agencies, learning institutions (including public and private schools, colleges and universities), information service bureaus, credit bureaus, data repositories, courts (federal, state and local), motor vehicle records agencies, my past or present employers, the military, and other public or private individuals and institutions to furnish any and all information on me that is requested by Certn, the consumer reporting agency preparing reports about me for {{{company_name}}} . I agree that where my personal history requires verifications to be carried out in countries where I have worked and/or resided, my data may be sent and processed in those relevant countries for the delivery of the requested verifications. The information that can be disclosed to Certn includes, but is not limited to, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, and information regarding my professional licenses, social security number, identification documents, and drug testing results.
By signing below, I also authorize {{{company_name}}} to obtain "consumer reports" and "investigative consumer reports" about me for employment purposes at any time during the hiring process and throughout my employment, if applicable.
Name: {{{first_name}}} {{{last_name}}}
You can withdraw your consent, dispute the accuracy of a Report, or ask for a correction, deletion or copy of your Report at any time by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co. Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found here.
[END OF DOCUMENT]
California Disclosure Form and California State Rights
Version 3.2
Effective May 15th 2025
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NOTICE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION
PURSUANT TO CALIFORNIA LAW
(For California Applicants and Employees Only)
{{{company_name}}} (the "Company") intends to obtain information about you from an investigative consumer reporting agency for employment purposes. Thus, you can expect to be the subject of "investigative consumer reports" obtained for employment purposes. Such reports may include information about your character, general reputation, personal characteristics, and mode of living. With respect to any investigative consumer report from an investigative consumer reporting agency ("ICRA"), the Company may investigate the information contained in your employment application and other background information about you, including but not limited to: your social security number and identification documents, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, professional licenses, drug testing results. The Company may also obtain comments from individuals who are knowledgeable about you . These reports may be used as a factor in making employment decisions. The source of any investigative consumer report (as that term is defined under California law) will be Certn (USA) Inc., 1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, WY 82001, +1 844-987-0690. Information regarding Certn's privacy practices (including information about whether any consumer personal information will be sent outside the U.S. or its territories) may be found at https: // certn . co / .
Under California Civil Code section 1786.22, you are entitled to find out from an ICRA what is in the ICRA's file on you with proper identification, as follows:
- In person, by visual inspection of your file during normal business hours and upon reasonable notice. You also may request a copy of the information in person. The ICRA may not charge you more than the actual copying costs for providing you with a copy of your file
- By requesting a copy be sent to a specified addressee by certified mail. ICRAs complying with requests for certified mailings shall not be liable for disclosures to third parties caused by mishandling of mail after such mailings leave the ICRAs.
- A summary of all information contained in the ICRA's file on you (which is required to be provided by the California Civil Code) will be provided to you via telephone, if you have made a written request for telephone disclosure and the toll charge, if any, for the telephone call is prepaid by or charged directly to you.
"Proper Identification" includes documents such as a valid driver's license, social security account number, military identification card, and credit cards. Only if you cannot identify yourself with such information may the ICRA require additional information concerning your employment and personal or family history in order to verify your identity.
The ICRA will provide trained personnel to explain any information furnished to you and will provide a written explanation of any coded information contained in files maintained on you. This written explanation will be provided whenever a file is provided to you for visual inspection.
You may be accompanied by one other person of your choosing, who must furnish reasonable identification. An ICRA may require you to furnish a written statement granting permission to the ICRA to discuss your file in such person's presence.
[END OF DOCUMENT]
For California Residents Only
California Consumer Rights
The following information may be obtained from Certn (Canada), Inc. and Certn (USA), Inc, 1006 Fort Street, Unit 300, Victoria, BC, Canada V8V 3K4. Our office hours are 9:00am to 5:00pm PTZ. Our telephone number is +1 844-987-0690. For complete information about Certn’s privacy practices, including whether your personal information will be sent outside of the U.S. or its territories, Certn’s privacy policy can be viewed at https://certn.co/privacy-policy/
CALIFORNIA CONSUMER RIGHTS
You have rights when an investigative consumer report is obtained on you. The following are some of your rights:
1. You have the right to contact the agency that made the report. You can do this in one of the following ways:
(a) You can go to the agency in person during the normal business hours and on reasonable notice. You can bring someone with you. You and that person may be required to present identification. You may be required to sign a paper allowing the agency to discuss your file with or to show your file to this person.
(b) You may receive your file by certified mail, if you have given written notice to the agency that you want information mailed to you or to another person you want to receive the file. You will be required to provide identification when you write for your file.
(c) You may be able to discuss your file over the telephone if you have given written instructions to the agency and have provided identification.
2. You have the right to receive a copy of your file or your investigative consumer report at the agency. You may be charged up to $8.00 to obtain a copy of your report or file. However, you may receive a free copy if:
(a) Once during a twelve month period if you are unemployed and intend to seek employment within sixty (60) days or you receive public welfare assistance or you believe your file contains inaccurate information because of fraud.
(b) If you are receiving a copy from the agency relating to an investigation into the accuracy of information you have disputed or if information is put back into your file.
3. You have the right to know the following information:
(a) The names of the persons and companies who have received a report about you in the last three (3) years. You may request their addresses and telephone numbers.
(b) Explanations of any codes or abbreviations used in your report, so you can understand the report.
4. You have the right to dispute any information in your file. You must contact the agency directly to do so. The person who ordered a report is required to give you the name and address of the agency.
(a) The agency has thirty (30) days from the day it receives your dispute to complete the investigation.
(b) When the agency is done with the investigation, it must tell you of any changes made in the report as a result of the investigation.
(c) If the investigation does not remove the information disputed by you, you have the right to place your statement of the facts in your file. The agency has people to help you write the statement. The agency may limit your statement to five hundred (500) words.
(d) If information is removed or you add a statement to your file, you can request the agency to send the report, as changed or with your statement, to anyone who received the information in the last two (2) years.
(e) If information that is removed from your files is placed back in your file, you are entitled to receive written notice of that fact and you have the right to dispute the information added.
5. You also have rights under federal law in regard to your report. A copy of those rights is given to you with this California statement of consumer rights. Many of these rights are also included within California law.
Solo Para Residentes De California
Derechos del Consumidor de California
DERECHOS DEL CONSUMIDOR EN CALIFORNIA
Usted tiene derechos cuando un reporte de investigación del consumidor es obtenido respecto a usted. Los siguientes son algunos de sus derechos:
1. Usted tiene derecho de contactar la agencia que hizo el reporte y puede hacer èsto de las maneras siguientes:
(a) Puede ir a la agencia en persona durante horas normales de trabajo y en la nota razonable. Puede traer a un acompañante. Usted y esa persona debe traer una identificación. Es posible que tenga que firmar un documento en el que usted dará derecho a la agencia de discutir lo que está en su archivo o de mostrar el archivo a la persona que lo acompaña.
(b) Usted puede recibir su archivo por correspondencia certificada si es que avisó a la agencia por escrito que desea información por carta o desea que otra persona reciba su archivo. Por lo tanto, usted deberá proveer una identificación cuando solicite la información.
(c) Usted podrá platicar respecto a su archivo por telèfono si es que dió instrucciones por escrito a la agencia y presentó una identificación.
2. Usted tiene derecho de recibir una copia de su archivo o de su reporte de investigación del consumidor en la agencia y se le puede cobrar hasta 8.00 dólares para obtener una copia de su reporte o archivo. De cualquier manera, usted podrá recibir una copia gratis en las siguientes circunstancias:
(a) Si es que durante doce meses usted está desempleado o tiene intenciones de buscar empleo durante 60 días o si usted recibe asistencia pública o cree que su archivo contiene información incorrecta debido a fraude.
(b) Si usted recibe una copia de la agencia relacionada con la nvestigación para verificar la exactitud de la información que usted reportó o si es que la información fuè regresada a su archivo.
3. Usted tiene derecho de saber la siguiente información:
(a) Los nombres de personas y de compañías quienes han recibido un reporte respecto a usted en los últimos 3 años y puede solicitar sus domicilios y números de telèfono.
(b) Usted puede solicitar que se le explique códigos o abreviasiones utilizadas en su reporte para que usted lo pueda comprender con más claridad.
4. Usted tiene derecho de reclamar cualquier información que estè en su archivo pero deberá contactar a la agencia directamente. La persona que ordenó el reporte deberá darle a usted el nombre y domicilio de la agencia.
(a) La agencia tiene 30 días para completar la investigación.
(b) Una vez terminada la investigación, la agencia debe informarle a usted de cualquier cambio que se haya hecho al reporte como resultado de la investigación.
(c) Si es que la investigación no elimina información reportada por usted, entonces tiene derecho de agregar su declaración en el archivo. La agencia tiene personal que le puede ayudar a escribir su declaración siempre y cuando no exceda quinientas (500) palabras.
(d) Si usted elimina o agrega información a su archivo puede pedirle a la agencia que mande el reporte como “Cambiado” o con su declaración a cualquierea que haya recibido la información en los últimos dos años.
(e) Si hay información que fuè eliminada de su archivo y despuès vuelta a poner, usted tiene derecho a recibir por escrito lo sucedido y tiene derecho a reclamar la información agregada.
5. Tambièn tiene derechos bajo la ley federal respecto a su reporte. Se le dará una copia de esos derechos con èsta declaración de derechos del consumidor de California.
Oregon Credit Check Disclosure
Version 2.0
New York Disclosure Article 25
Version 4.3
Effective June 25th 2025
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Your Rights Under Article 25 of the New York General Business Law (NY Fair Credit Reporting Act)
If you reside in New York or are applying for a job located in New York, you are entitled to the following rights under Article 25 of the New York General Business Law:
- You have the right to request the name and address of the consumer reporting agency ("CRA") that furnishes your background report.
- You have the right to request a free copy of the consumer report.
- If you believe any information in the report is inaccurate, incomplete, or outdated, you have the right to dispute the information directly with the CRA.
- The CRA must reinvestigate the disputed information and remove or correct any information that is found to be inaccurate, incomplete, or unverifiable.
For information about the CRA used in your screening process, or to initiate a dispute, please refer to the contact details below:
support@certn.co
Certn (USA) Inc.
1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, Wyoming, USA 82001
844-987-0690
Washington State Disclosure and Washington State Rights
Version 2.0
Effective January 5th 2023
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If the Company requests an investigative consumer report (as defined by state law) from a consumer reporting agency, you have the right to receive a complete and accurate disclosure of the nature and scope of the investigation requested by the Company. You also have the right to request a written summary of your rights and remedies under the Washington Fair Credit Reporting Act.
Massachusetts Disclosure
Version 1.0
Effective January 5th 2023
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If the Company requests an investigative consumer report (as defined by state law) from a consumer reporting agency, you have the right to have a copy of the report upon request.
New Jersey Disclosure
Version 1.0
Effective January 5th 2023
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If the Company requests an investigative consumer report (as defined by state law) from a consumer reporting agency, you have the right to have a copy of the report upon request.
Minnesota Disclosure
Version 1.0
Effective January 5th 2023
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You have the right, upon written request, to receive a complete and accurate disclosure of the nature and scope of any consumer report ordered about you. A consumer reporting agency must make this disclosure within five (5) days of receipt of your request or of the Company's request for the report, whichever is later.
New Jersey Consumer Rights
Version 1.0
Effective January 5th 2023
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A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE NEW JERSEY FAIR CREDIT REPORTING ACT
The state of New Jersey Fair Credit Reporting Act (NJFCRA) is designed to promote accuracy, fairness, consumer confidentiality and the proper use of credit data by each consumer reporting agency (“CRA”) in accordance with the requirements of the NJFCRA.
Under the NJFCRA an employer, before taking adverse employment action, is required to provide the applicant or employee with a summary of their rights under the NJFCRA with respect to consumer reports or investigative consumer reports obtained for employment purposes from a consumer reporting agency (CRA).
You can find the complete text of the NJCRA, N.J. Stat. §§56:11‐29‐ 56:11‐41, at the New Jersey State Legislature's web site (http://www.njleg.state.nj.us/). You may have additional rights under the federal Fair Credit Reporting Act, 15 U.S.C. 1681‐1681u, which is available on the Internet at the Federal Trade Commission’s website (http://www.ftc.gov).
- You must consent to the procurement for employment purposes of a report about you. Before an employer can obtain a report about you from a CRA, the employer must provide you with notice that it will request the report and obtain your consent to that request. A CRA may not give out information about you to your employer, or prospective employer, without your written consent.
- You must be told if information in your file has been used against you for employment purposes. An employer who uses information from a consumer or investigative consumer report to take action against you – such as denying an application for employment or terminating employment – must tell you that its decision is based in whole or in part on the report. The employer also must provide you with a description of your rights under the NJCRA and a reasonable opportunity to dispute with the CRA any information on which the employer relied.
- You can find out what is in your file. At your request, a CRA must give you the information in your file and a list of everyone who has recently requested your file. These disclosures may be made in person, over the telephone or by any other reasonable method available to the CRA.
- You can dispute inaccurate information with the CRA. If you tell a CRA that your file contains inaccurate information, the CRA must reinvestigate the disputed items, free of charge, within 30 days, unless the CRA determines that the dispute is frivolous or irrelevant. The CRA must give you a written report of the investigation. If the CRA's investigation does not resolve the dispute, you may add a brief statement to your file. If an item is deleted or a dispute statement is filed, you may ask that anyone who has recently received your report be notified of the change.
- Inaccurate information must be corrected or deleted. A CRA must remove or correct inaccurate or unverified information from its files within 30 days after you dispute it. If your dispute results in any change to your report, the CRA cannot reinsert into your file a disputed item unless the information source verifies its accuracy and completeness. In addition, the CRA must give you a written notice telling you it has reinserted the item. The notice must include the business name and address.
- You may seek damages from violators. If a CRA, a user or (in some cases) a provider of CRA data violates the NJFCRA, you may sue them in state court.
For questions or concerns regarding the NJFCRA, please contact:
Division of Consumer Affairs
Department of Law and Public Safety
124 Halsey Street
Newark, NJ 07102
Phone: 973‐504‐620
California Consumer Rights
Version 1.0
Effective January 5th 2023
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For California Residents Only
California Consumer Rights
The following information may be obtained from Certn (Canada), Inc. and Certn (USA), Inc, 1006 Fort Street, Unit 300, Victoria, BC, Canada V8V 3K4. Our office hours are 9:00am to 5:00pm PTZ. Our telephone number is 844-987-0690. For complete information about Certn’s privacy practices, including whether your personal information will be sent outside of the U.S. or its territories, Certn’s privacy policy can be viewed at https://certn.co/privacy-policy/
CALIFORNIA CONSUMER RIGHTS
You have rights when an investigative consumer report is obtained on you. The following are some of your rights:
1. You have the right to contact the agency that made the report. You can do this in one of the following ways:
(a) You can go to the agency in person during the normal business hours and on reasonable notice. You can bring someone with you. You and that person may be required to present identification. You may be required to sign a paper allowing the agency to discuss your file with or to show your file to this person.
(b) You may receive your file by certified mail, if you have given written notice to the agency that you want information mailed to you or to another person you want to receive the file. You will be required to provide identification when you write for your file.
(c) You may be able to discuss your file over the telephone if you have given written instructions to the agency and have provided identification.
2. You have the right to receive a copy of your file or your investigative consumer report at the agency. You may be charged up to $8.00 to obtain a copy of your report or file. However, you may receive a free copy if:
(a) Once during a twelve month period if you are unemployed and intend to seek employment within sixty (60) days or you receive public welfare assistance or you believe your file contains inaccurate information because of fraud.
(b) If you are receiving a copy from the agency relating to an investigation into the accuracy of information you have disputed or if information is put back into your file.
3. You have the right to know the following information:
(a) The names of the persons and companies who have received a report about you in the last three (3) years. You may request their addresses and telephone numbers.
(b) Explanations of any codes or abbreviations used in your report, so you can understand the report.
4. You have the right to dispute any information in your file. You must contact the agency directly to do so. The person who ordered a report is required to give you the name and address of the agency.
(a) The agency has thirty (30) days from the day it receives your dispute to complete the investigation.
(b) When the agency is done with the investigation, it must tell you of any changes made in the report as a result of the investigation.
(c) If the investigation does not remove the information disputed by you, you have the right to place your statement of the facts in your file. The agency has people to help you write the statement. The agency may limit your statement to five hundred (500) words.
(d) If information is removed or you add a statement to your file, you can request the agency to send the report, as changed or with your statement, to anyone who received the information in the last two (2) years.
(e) If information that is removed from your files is placed back in your file, you are entitled to receive written notice of that fact and you have the right to dispute the information added.
5. You also have rights under federal law in regard to your report. A copy of those rights is given to you with this California statement of consumer rights. Many of these rights are also included within California law.
Solo Para Residentes De California
Derechos del Consumidor de California
DERECHOS DEL CONSUMIDOR EN CALIFORNIA
Usted tiene derechos cuando un reporte de investigación del consumidor es obtenido respecto a usted. Los siguientes son algunos de sus derechos:
1. Usted tiene derecho de contactar la agencia que hizo el reporte y puede hacer èsto de las maneras siguientes:
(a) Puede ir a la agencia en persona durante horas normales de trabajo y en la nota razonable. Puede traer a un acompañante. Usted y esa persona debe traer una identificación. Es posible que tenga que firmar un documento en el que usted dará derecho a la agencia de discutir lo que está en su archivo o de mostrar el archivo a la persona que lo acompaña.
(b) Usted puede recibir su archivo por correspondencia certificada si es que avisó a la agencia por escrito que desea información por carta o desea que otra persona reciba su archivo. Por lo tanto, usted deberá proveer una identificación cuando solicite la información.
(c) Usted podrá platicar respecto a su archivo por telèfono si es que dió instrucciones por escrito a la agencia y presentó una identificación.
2. Usted tiene derecho de recibir una copia de su archivo o de su reporte de investigación del consumidor en la agencia y se le puede cobrar hasta 8.00 dólares para obtener una copia de su reporte o archivo. De cualquier manera, usted podrá recibir una copia gratis en las siguientes circunstancias:
(a) Si es que durante doce meses usted está desempleado o tiene intenciones de buscar empleo durante 60 días o si usted recibe asistencia pública o cree que su archivo contiene información incorrecta debido a fraude.
(b) Si usted recibe una copia de la agencia relacionada con la nvestigación para verificar la exactitud de la información que usted reportó o si es que la información fuè regresada a su archivo.
3. Usted tiene derecho de saber la siguiente información:
(a) Los nombres de personas y de compañías quienes han recibido un reporte respecto a usted en los últimos 3 años y puede solicitar sus domicilios y números de telèfono.
(b) Usted puede solicitar que se le explique códigos o abreviasiones utilizadas en su reporte para que usted lo pueda comprender con más claridad.
4. Usted tiene derecho de reclamar cualquier información que estè en su archivo pero deberá contactar a la agencia directamente. La persona que ordenó el reporte deberá darle a usted el nombre y domicilio de la agencia.
(a) La agencia tiene 30 días para completar la investigación.
(b) Una vez terminada la investigación, la agencia debe informarle a usted de cualquier cambio que se haya hecho al reporte como resultado de la investigación.
(c) Si es que la investigación no elimina información reportada por usted, entonces tiene derecho de agregar su declaración en el archivo. La agencia tiene personal que le puede ayudar a escribir su declaración siempre y cuando no exceda quinientas (500) palabras.
(d) Si usted elimina o agrega información a su archivo puede pedirle a la agencia que mande el reporte como “Cambiado” o con su declaración a cualquierea que haya recibido la información en los últimos dos años.
(e) Si hay información que fuè eliminada de su archivo y despuès vuelta a poner, usted tiene derecho a recibir por escrito lo sucedido y tiene derecho a reclamar la información agregada.
5. Tambièn tiene derechos bajo la ley federal respecto a su reporte. Se le dará una copia de esos derechos con èsta declaración de derechos del consumidor de California.
Maryland Credit Report Disclosure
Version 2.1
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NOTICE REGARDING CREDIT REPORT PURSUANT TO MARYLAND LAW
{{{company_name}}} (the "Company”) intends to obtain credit information about you from a consumer reporting agency for employment purposes. Thus, you can expect to be the subject of “credit reports” for employment purposes. Such reports may include information about your character, general reputation, personal characteristics, and mode of living. The reports obtained by the Company may be used as a factor in making employment decisions. The source of any credit report will be Certn (USA) Inc., 1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, WY 82001, +1 844-987-0690.
The Company intends to obtain a credit report on you for the bona fide purpose under Maryland law specified below:
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is managerial and involves setting the direction or control of a business or a department, division, unit or agency.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves access to personal information, as defined in § 14-3501 of the Maryland Commercial Law Article, of a customer, employee or employer, except for personal information customarily provided in a retail transaction.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves a fiduciary responsibility to the employer, including the authority to issue payments, collect debts, transfer money or enter into contracts.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) would entitle you to an expense account or a corporate debit or credit card.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves access to trade secrets or other confidential business information. Trade secrets include information about a formula, pattern, compilation, program, device, method, technique or process that: (1) derives independent economic value, actual or potential, from not being generally known to, and not being readily ascertainable by proper means by, other persons who can obtain economic value from the disclosure or use of the information; and (2) is the subject of efforts that are reasonable under the circumstances to maintain its secrecy.
Please acknowledge that you received and understood it and provide consent for the Company to obtain credit reports about you from a consumer reporting agency.
Colorado Credit Report Request
Version 1.1
Effective February 6th 2025
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NOTICE REGARDING CREDIT REPORT PURSUANT TO COLORADO LAW
{{{company_name}}} (the "Company”) intends to obtain credit information about you from a consumer reporting agency for employment purposes. Thus, you can expect to be the subject of “credit reports” for employment purposes. Such reports may include information about your character, general reputation, personal characteristics, and mode of living. The reports obtained by the Company may be used as a factor in making employment decisions. The source of any credit report will be Certn (USA) Inc.,1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, WY 82001, 844-987-0690.
The Company intends to obtain a credit report on you because such a report is substantially job-related, as specified below (see check marks):
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is an executive, management, or officer position, or qualifies as professional staff to executive and management personnel, and the position involves one or more of the following:
- Setting the direction or control of a business or a department, division, unit or agency; or
- A fiduciary responsibility to the employer; or
- Access to customers’, employees’, or the employer's personal or financial information other than information customarily provided in a retail transaction; or
- Authority to issue payments, collect debts, or enter into contracts
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves contracts with defense, intelligence, national security or space agencies of the federal government.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is with a bank or financial institution.
Please acknowledge that you received and understood it and provide consent for the Company to obtain credit reports about you from a consumer reporting agency.
Social Media US Consent - HR - English
Version 8.1
Effective July 21st 2025
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SOCIAL MEDIA BACKGROUND CHECK AUTHORIZATION
{{{company_name}}} has elected to perform social media background checks on candidates using a third-party provider. This background check will perform a review of your public posts on social media as well as publicly available articles in which you are referenced from the web and news sources. This information is provided to us as a consumer report as defined under the Fair Credit Reporting Act (FCRA).
By clicking the button below, I authorize {{{company_name}}} and its designated agents and representatives to conduct a comprehensive review of any publicly available information (including written posts, photos, and any other information) on my social media profiles (including, for example, platforms such as LinkedIn, Facebook, Instagram, X and any other publicly available social media accounts) to generate a consumer report and/or an investigative consumer report which will be used for employment, promotion, reassignment or retention as an employee. I expressly consent to the collection and display of extracts of my public social media profiles, including written posts and photographs, as well as any publicly available articles, on my consumer report. I understand that I am not being asked or required to disclose my username(s) or password(s) for any social media accounts, grant access to any personal social media accounts, divulge any personal social media content, invite anyone or accept an invitation from anyone on social media, access any personal social media in the presence of an employer, use social media as a condition of employment, or change any privacy settings related to any of my social media accounts. I understand that, pursuant to the federal Fair Credit Reporting Act, if any adverse action is to be taken based upon the consumer report, a copy of the report and a summary of the consumer’s rights will be provided to me.
This Agreement takes effect when I click the “Continue” button or checkbox presented with these terms. I represent to Certn that I am lawfully able to enter into this agreement.
By clicking the “Continue” button or checkbox, I also certify the information I provided on and in connection with this form is true, accurate and complete. I agree that this form in original, faxed, photocopied or electronic (including electronically signed) form, will be valid for any background reports that may be requested by or on behalf of {{{company_name}}}.
.
Social Media US Consent - HR - French
Version 4.0
Effective February 6th 2024
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AUTHORISATION DE PROCEDER AVEC UNE VERIFICATION DES ANTÉCÉDENTS SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX
{{{company_name}}} a élu de vérifier les antécédents de tous les candidats sur les réseaux sociaux en sollicitant l’usage d’un fournisseur tiers. Cette vérification des antécédents permettra à la compagnie de réviser et d’examiner vos annonce/publications publiques sur les réseaux sociaux ainsi que que les articles accessibles au public provenant du Web et de sources de nouvelles.Ces renseignements nous sont fournis à titre de rapport aux consommateurs au sens de la la Loi sur les rapports équitables en matière de crédit.
En cliquant sur le bouton ci-dessous, j'autorise et ses agents et représentants désignés à procéder à un examen complet de toute information publiquement disponible (y compris les messages écrits, les photos et toute autre information) sur mes profils de médias sociaux (y compris, par exemple, des plateformes telles que LinkedIn, Facebook, Instagram, X et tout autre compte de médias sociaux publiquement disponible) afin de générer un rapport de consommateur et/ou un rapport d'enquête sur le consommateur qui sera utilisé pour l'emploi, la promotion, la réaffectation ou le maintien en poste en tant qu'employé. Je consens expressément à la collecte et à l'affichage d'extraits de mes profils de médias sociaux publics, y compris les messages écrits et des photos, ainsi que tout article accessible au public, dans mon rapport sur le consommateur. Je comprends qu'il ne m'est pas demandé ni exigé de divulguer mon (mes) nom(s) d'utilisateur ou mot(s) de passe pour tout compte de média social, d'accorder l'accès à tout compte de média social personnel, de divulguer tout contenu de média social personnel, d'inviter ou d'accepter une invitation de sur les médias sociaux, d'accéder à tout média social personnel en présence d'un employeur, d'utiliser les médias sociaux comme condition d'emploi, ou de modifier tout paramètre de confidentialité lié à l'un de mes comptes de média social. Je comprends que, conformément à la loi fédérale Fair Credit Reporting Act, si une mesure défavorable doit être prise sur la base du rapport du consommateur, une copie du rapport et un résumé des droits du consommateur me seront fournis.
Le présent contrat entre en vigueur quand je clique sur le bouton continuer ou quand je coche la case avec ces termes. Je déclare à Certn que je peux légalement conclure cette entente. En cliquant sur le bouton ou la case à cocher « Continuer », je certifie également que les renseignements que j’ai fournis sur ce formulaire sont véridiques, exacts et complets. Je conviens que ce formulaire original, télécopié, photocopié ou électronique (y compris signé électriquement t) sera valide pour tous les rapports d’information qui peuvent être demandés par ou au nom de {{{company_name}}}.
Washington State Consumer Rights
Version 7.0
Effective February 14th 2023
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STATE OF WASHINGTON
CONSUMER CREDIT REPORTING ACT
SUMMARY OF CONSUMER RIGHTS
The State of Washington Fair Credit Reporting Act (WFCRA) promotes the accuracy, fairness, and privacy of information in the files of consumer reporting agencies. There are many types of consumer reporting agencies, including credit bureaus and specialty agencies (such as agencies that sell information about check writing histories, medical records, and rental history records).
Here is a summary of your major rights under the WFCRA. The WFCRA is modeled after the Federal Fair Credit Reporting Act. The same rights are provided under the Federal Fair Credit Reporting Act and you have received A Summary of Your Rights Under the Federal Fair Credit Reporting Act. You can get the complete text of WFCRA RCW 19.182, from the Washington Code Revisers Office, P.O. Box 40551, Olympia, WA, 98504, or online at http://apps.leg.wa.gov/rcw/default.aspx?cite=19.182&full=true#19.182.070.
- Under Washington law, we must convey your dispute to the source of the information within five business days after receiving your request for investigation. If we determine that the request is frivolous or irrelevant as defined by the Fair Credit Reporting Act, we will notify you within five business days of the reasons for our decision. The results of our investigation will be sent to you within five business days after the investigation is complete. If you request, we will provide you with the company name, address and telephone number of any person contacted during the investigation. If you believe that a law regulating consumer credit reporting has been violated, you may file a complaint with the Washington State Attorney General’s Office. Contact details are below.
- You must be told if information in your file has been used against you. If a person takes an adverse action against you that is based, in whole or in part, on information contained in a consumer report, that person must tell you, and must give you the name, address, and telephone number of the consumer reporting agency that provided the information.
- You have a right to know what is in your file. You may request and obtain all the information about you in the files of a consumer reporting agency, although medical information may be withheld and given directly to your medical provider. You will be required to provide proper identification, which may include your Social Security number. In many cases, the disclosure will be free. You will not be charged for:
- a consumer report if a person has taken adverse action against you because of information in your credit report;
- the reinvestigation of information you dispute; or
- corrected reports resulting from the deletion of inaccurate or unverifiable information.
In addition, you are entitled to one free consumer report every 12 months, upon request.
- You may be charged a limited fee for a second or subsequent report requested by you during a 12 month period. You have a right to dispute incomplete or inaccurate information. If you identify information in your file that is incomplete or inaccurate, and you notify the consumer reporting agency directly of the dispute, the consumer reporting agency will reinvestigate without charge and record the current status of the disputed information before the end of thirty business days, unless your dispute is frivolous.
- Consumer reporting agencies must correct or delete inaccurate, incomplete, or unverifiable information. Upon completion of the reinvestigation, if the information you disputed is found to be inaccurate or cannot be verified, the consumer reporting agency will delete the information and notify you of the correction. If the reinvestigation does not resolve your dispute, you may file with the consumer reporting agency a brief statement setting forth the nature of your dispute. The statement will be placed in your consumer file and in any subsequent report containing the information you disputed.
- Consumer reporting agencies may not report outdated negative information. In most cases, a consumer reporting agency may not report negative information that is more than seven years old, or bankruptcies that are more than ten years old.
- Access to your file is limited. A consumer reporting agency may provide information about you only to people with a valid need – usually to consider an application with a creditor, insurer, employer, landlord, or other business. The WFCRA specifies those with a valid need for access.
- You must be notified if reports are provided to employers. A consumer reporting agency may not give out information about you to employers without your knowledge. A potential employer must make a clear and conspicuous disclosure in writing to you or obtain your consent before obtaining a report. A current employer may not receive a report unless it has given you written notice that consumer reports may be used for employment purposes.
- You may limit “prescreened” offers of credit and insurance you get based on information in your credit report. You may elect not to receive unsolicited “prescreened” offers for credit and insurance by using the consumer reporting agency’s notification system to remove your name and address from the lists these offers are based on. You may opt-out with the nationwide credit bureaus at 1-888-5-OPTOUT (1-888-567-8688).
- You may place a security freeze on your credit report. A security freeze prevents your credit file from being shared with potential creditors or insurance companies. You may request a security freeze by contacting MicroBilt Corporation at, Attn: Compliance Department, PO Box 440693, Kennesaw, GA 30160, or call the following number: 888-222-7621, or 800-884-4747 option# 5, or fax: 404-393-9512. We may charge a fee for providing this service.
- You may be able to block information resulting from identity theft from appearing on your credit report. If you are a victim of identity theft, a consumer reporting agency must permanently block misinformation resulting from that theft from appearing on your credit report. You must provide the consumer reporting agency with a copy of a police report as evidence of your claim before it can place the block on your report.
- You may seek damages from violators. If a consumer reporting agency, or in some cases, a user of consumer reports or a furnisher of information to a consumer reporting agency violates the WFCRA, you may be able to sue in state or federal co
COMPLAINTS
Any complaints by consumers under state law may be directed to:
Office of the Attorney General
Consumer Protection Division
800 5th Avenue, Suite 2000
Seattle, Washington 98104-3188
Phone 1-800-551-4636 or (206) 464-6684
Fax (206) 389-2801
Statewide Toll-Free TDD: 800 276-9883
Complaints May Be Made Via U.S. Mail or E-Mail
Complaints: http://www.atg.wa.gov/FileAComplaint.aspx
(Include your U.S. Mail address with any complaint.)
Website & Forms: http://www.atg.wa.gov/
Combined Tenant Screening Disclosure and Authorization
Version 15.0
Effective May 29th 2023
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DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU
{{{company_name}}} (“the Company”) may obtain “consumer reports” about you from a consumer reporting agency for tenant screening purposes. A “consumer report” is a background screening report that may contain information regarding your social security number and identification documents, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, professional licenses, social media, drug testing results and other information about you. It may bear upon your character, general reputation, personal characteristics, and/or mode of living.
[END OF DOCUMENT]
NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS
{{{company_name}}} (“the Company”) may also request an “investigative consumer report” on you from a consumer reporting agency.
An “investigative consumer report” is a background screening report generated through personal interviews with sources such as your neighbors, friends or associates.
The consumer reporting agency that may prepare an “investigative consumer report” on you for the Company is Certn (USA) Inc., 3820 Central Avenue #220, Cheyenne, WY 82001, 844-987-0690. The information contained in an “investigative consumer report” may bear upon your character, general reputation, personal characteristics, and/or mode of living.
Please be advised that the nature and scope of the most common form of investigative consumer report that may be ordered by the Company is an investigation into your tenant/rental history. During such an investigation, Certn may ask questions about your tenant/rental history to certain knowledgeable individuals and provide response information to the Company.
Note: You have the right to request additional information regarding the nature and scope of any “investigative consumer report” ordered by the Company on you. You may do so by contacting the Company.
[END OF DOCUMENT]
ACKNOWLEDGMENT AND AUTHORIZATION REGARDING
BACKGROUND INVESTIGATION
BACKGROUND INVESTIGATION
By signing below, I acknowledge receipt of the following separate documents (and certify that I have read and understood them):
- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS; and
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES;
By signing below, I also authorize {{{company_name}}} (“the Company”) to obtain “consumer reports” and “investigative consumer reports” about me for tenant screening purposes.
By signing below, I also authorize law enforcement agencies, learning institutions (including public and private schools, colleges and universities), information service bureaus, credit bureaus, data repositories, courts (federal, state and local), motor vehicle records agencies, my past or present employers, the military, and other public or private individuals and institutions to furnish any and all information on me that is requested by Certn, the consumer reporting agency preparing reports about me for {{{company_name}}} . The information that can be disclosed to Certn includes, but is not limited to, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, and information regarding my professional licenses, social media, social security number, identification documents, and drug testing results.
[END OF DOCUMENT]
New Hampshire Disclosure Form (MVR)
Version 3.1
Effective January 24th 2023
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FOR NEW HAMPSHIRE CANDIDATES AND RESIDENTS ONLY STATE NOTICE REGARDING CONSUMER REPORTS FOR EMPLOYMENT
For New Hampshire registered drivers: The authorization for motor vehicle driving records is valid for only two (2) years and is revocable at any time.
City and County of San Francisco Fair Chance Ordinance
Version 13.0
City of Los Angeles Fair Chance Initiative Disclosure
Version 8.0
Non Criminal Consent - HR English
Version 4.0
Effective February 14th 2023
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I understand and acknowledge that I am agreeing to this consent electronically and by doing so, to the extent permitted by applicable law:
(1) I hereby authorize Certn (and its designated representatives, as applicable) to collect, use, disclose and independently verify my Personal Information which may include, but is not limited to, my name, address, email address, date of birth, my education, employment history, earnings history, credit history, motor vehicle history, public criminal history and professional credentials (collectively, "Personal Information") for the purposes of delivering a background screening report in relation to my application for employment with the Employer.
(2) I acknowledge and agree that the Employer may collect, use and disclose the Personal Information for the purposes of evaluating my suitability for employment with the Employer;
(3) I also authorize Certn to (i) contact the relevant law enforcement agencies, educational institutions, information service bureaus, credit bureaus, public websites, data repositories, motor vehicle records agencies, as well as all other accessible private and public sector archives (including any other person, organization, or agency) and (ii) receive copies of verified results on me through any reasonable means including in writing, electronic transmission or over the phone;
(4) I understand and agree that, where my personal history requires background verifications to be carried out in countries where I have worked, studied, or resided, my Personal Information may be sent and verified in those relevant countries.
(5) I agree that an electronic copy of this consent is equally effective as an original signature for the purposes of validity, enforceability, and admissibility and authorize Certn to export this Background Screening Consent in a PDF document and present it to any of my referees which may request a proof of my consent for the purposes set out above;
(6) I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time.
(7) I acknowledge that if I do not consent to Certn’s and/or the Employer’s collection, use and disclosure of the information, this may result in my conditional offer being void. Without a conditional offer, I will not have a relationship with the Employer for any purposes; and
(8) I acknowledge that if I am denied employment wholly or partly because of information received from a consumer reporting agency or credit information obtained from a person other than a consumer reporting agency, if required by law, the Employer and/or Certn will notify me of that fact and, upon request by me within the time limits required by the applicable legislation, shall inform me of the nature and source of the information where the information is furnished by a person other than a consumer reporting agency; or of the name and address of the consumer reporting agency, where the information is furnished by a consumer reporting agency, and any other information required by law.
If you have any questions about the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information or if you would like to request more information about Certn’s privacy policies and procedures, please contact Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
Non Criminal Consent - HR French
Version 3.0
Effective January 24th 2023
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Je comprends et reconnais que j’accepte ce consentement par voie électronique et, ce faisant, dans la mesure permise par la loi applicable:
(1) Par la présente, j’autorise Certn (et ses représentants désignés, le cas échéant) à recueillir, utiliser, divulguer et vérifier de manière indépendante mes renseignements personnels, qui peuvent comprendre, sans s’y limiter, mon nom, mon adresse, mon adresse électronique, ma date de naissance, mon parcours d’étude, mon historique professionnel, mes antécédents en matière de rémunération, mes antécédents en matière de crédit, mes antécédents en matière de véhicules à moteur, mes antécédents publics en matière de criminalité, mes informations accessibles au public sur les médias sociaux, et mes compétences professionnelles (collectivement, les « renseignements personnels ») dans le but de fournir un rapport de vérification des antécédents relativement à ma candidature auprès de l'Employeur.
(2) Je reconnais et j’accepte que l'Employeur puisse recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels dans le but d’évaluer mon aptitude à travailler pour l'employeur;
(3) J’autorise également le Certn à (i) contacter les organismes d’application de la loi, les établissements d’enseignement, les bureaux de services d’information, les agences d’évaluation du crédit, les sites Web publics, les dépôts de données, les agences d’enregistrement des véhicules à moteur, ainsi que toutes les autres archives accessibles des secteurs privé et public (y compris toute autre personne, organisation ou agence) et (ii) à recevoir des copies des résultats vérifiés me concernant par tout moyen raisonnable, y compris par écrit, par transmission électronique ou par téléphone;
(4) Je comprends et j’accepte que, lorsque mes antécédents personnels nécessitent des vérifications dans des pays où j’ai travaillé, étudié ou résidé, mes renseignements personnels peuvent être envoyés et vérifiés dans ces pays pertinents.
(5) Je conviens du fait qu’une copie électronique du présent consentement a la même valeur qu’une signature originale aux fins de validité, d’applicabilité et d’admissibilité et j’autorise le Certn à exporter le présent consentement à la vérification des antécédents dans un document PDF et à le présenter à toute personne de référence qui pourrait demander une preuve de mon consentement aux fins énoncées ci-dessous;
(6) Je reconnais avoir lu et compris la Politique de confidentialité de Certn et confirme que mon consentement est pleinement informé et donné librement et je suis conscient(e) que je peux le retirer à tout moment.
(7) Je reconnais que le fait de ne pas consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels par le Certn et l'employeur peut entraîner l’annulation de mon offre conditionnelle d’emploi et dans ce cas, je n’aurai pas de relation d’emploi avec l'Employeur à quelque fin que ce soit; et,
(8) Je reconnais que si un emploi m’est refusé en tout ou en partie en raison d’information reçues d’une agence d’évaluation du crédit ou d’informations de crédit obtenues d’une personne autre qu’une agence d’évaluation du crédit, si la loi l’exige, l'Employeur et/ou Certn m’avertiront de ce fait et, sur demande de ma part dans les délais requis par la législation applicable, m’informeront de la nature et de la source des informations lorsque celles-ci sont fournies par une personne autre qu’une agence d’évaluation du crédit; ou du nom et de l’adresse de l’agence d’évaluation du crédit, lorsque l’information est fournie par une agence d’évaluation du crédit, et de toute autre information requise par la loi.
Pour toutes questions au sujet de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation ou du stockage de vos renseignements personnels ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les politiques et les procédures de Certn ou de l'employeur en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Certn en téléphonant au 1-844-987-0690 ou par courriel à privacy@certn.co.
Biometric Consent
Version 1.0
Effective February 1st 2023
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BIOMETRIC CONSENT
I understand and consent freely that my picture will be collected and processed on behalf of Certn via a biometric system based on facial recognition technology to identify me in the photographs for the purpose of verifying my identity as part of my application.
Applicant/Employee: Please acknowledge that you received and understood it and provide consent.
Social Media US Consent - PM - English
Version 3.0
Effective February 6th 2024
DownloadTable of Contents
SOCIAL MEDIA BACKGROUND CHECK AUTHORIZATION
{{{company_name}}} has elected to perform social media background checks on candidates using a third-party provider. This background check will perform a review of your public posts on social media as well as publicly available articles in which you are referenced from the web and news sources. This information is provided to us as a consumer report as defined under the Fair Credit Reporting Act (FCRA).
By clicking the button below, I authorize {{{company_name}}} and its designated agents and representatives to conduct a comprehensive review of any publicly available information (including written posts, photos and any other information) on my social media profiles (including, for example, platforms such as LinkedIn, Facebook, Instagram, X and any other publicly available social media accounts) to generate a consumer report and/or an investigative consumer report which will be used for tenant screening purposes. I expressly consent to the collection and display of extracts of my public social media profiles, including written posts and photographs, as well as any publicly available articles, on my consumer report. I understand that I am not being asked or required to disclose my username(s) or password(s) for any social media accounts, grant access to any personal social media accounts, divulge any personal social media content, invite anyone or accept an invitation from anyone on social media, access any personal social media in the presence of a landlord, or change any privacy settings related to any of my social media accounts. I understand that, pursuant to the federal Fair Credit Reporting Act, if any adverse action is to be taken based upon the consumer report, a copy of the report and a summary of the consumer’s rights will be provided to me.
This Agreement takes effect when I click the “Continue” button or checkbox presented with these terms. I represent to Certn that I am lawfully able to enter into this agreement.
By clicking the “Continue” button or checkbox, I also certify the information I provided on and in connection with this form is true, accurate and complete. I agree that this form in original, faxed, photocopied or electronic (including electronically signed) form, will be valid for any background reports that may be requested by or on behalf of {{{company_name}}}.
[END OF DOCUMENT]
Social Media US Consent - PM - French
Version 3.0
Effective February 6th 2024
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AUTORISATION DE PROCÉDER AVEC UNE VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS SUR LES RÉSEAUX SOCIAUX
{{{company_name}}} a élu de vérifier les antécédents de tous les candidats sur les réseaux sociaux en sollicitant l’usage d’un fournisseur tiers. Cette vérification des antécédents permettra à la compagnie de réviser et d’examiner vos annonce/publications publiques sur les réseaux sociaux ainsi que que les articles accessibles au public provenant du Web et de sources de nouvelles.Ces renseignements nous sont fournis à titre de rapport aux consommateurs au sens de la la Loi sur les rapports équitables en matière de crédit
En cliquant sur le bouton ci-dessous, j'autorise et ses agents et représentants désignés à procéder à un examen complet de toute information publiquement disponible (y compris les messages écrits, les photos et toute autre information) sur mes profils de médias sociaux (y compris, par exemple, des plateformes telles que LinkedIn, Facebook, Instagram, X et tout autre compte de médias sociaux publiquement disponible) afin de générer un rapport de consommateur et/ou un rapport de consommateur d'enquête qui sera utilisé à des fins de sélection des locataires. Je consens expressément à la collecte et à l'affichage d'extraits de mes profils de médias sociaux publics, y compris les messages écrits et des photos, ainsi que tout article accessible au public, dans mon rapport sur le consommateur. Je comprends qu'il ne m'est pas demandé ni exigé de divulguer mon (mes) nom(s) d'utilisateur ou mot(s) de passe pour tout compte de média social, d'accorder l'accès à tout compte de média social personnel, de divulguer tout contenu de média social personnel, d'inviter ou d'accepter une invitation de sur les médias sociaux, d'accéder à tout média social personnel en présence d'un propriétaire, ou de modifier tout paramètre de confidentialité lié à l'un de mes comptes de média social. Je comprends que, conformément à la loi fédérale Fair Credit Reporting Act, si une mesure défavorable doit être prise sur la base du rapport du consommateur, une copie du rapport et un résumé des droits du consommateur me seront fournis.
Le présent contrat entre en vigueur quand je clique sur le bouton continuer ou quand je coche la case avec ces termes. Je déclare à Certn que je peux légalement conclure cette entente. En cliquant sur le bouton ou la case à cocher « Continuer », je certifie également que les renseignements que j’ai fournis sur ce formulaire sont véridiques, exacts et complets. Je conviens que ce formulaire original, télécopié, photocopié ou électronique (y compris signé électriquement t) sera valide pour tous les rapports d’information qui peuvent être demandés par ou au nom de {{{company_name}}}
Background Screening Consent - HR - English
Version 3.2
Effective March 5th 2025
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Human Resources
Background Screening Consent
I understand and acknowledge that I am agreeing to this consent electronically and by doing so, to the extent permitted by applicable law:
(1) I hereby authorize Certn (and its designated representatives, as applicable) to collect, use, disclose and independently verify my Personal Information which may include, but is not limited to, my name, address, email address, date of birth, my education, employment history, earnings history, credit history, motor vehicle history, public criminal history, publicly available social media information, and professional credentials (collectively, "Personal Information") for the purposes of delivering a background screening report in relation to my application for employment with the Employer.
(2) I acknowledge and agree that the Employer may collect, use and disclose the Personal Information for the purposes of evaluating my suitability for employment with the Employer;
(3) I also authorize Certn to (i) contact the relevant law enforcement agencies, educational institutions, information service bureaus, credit bureaus, public websites, data repositories, motor vehicle records agencies, as well as all other accessible private and public sector archives (including any other person, organization, or agency) and (ii) receive copies of verified results on me through any reasonable means including in writing, electronic transmission or over the phone;
(4) I understand and agree that, where my personal history requires background verifications to be carried out in countries where I have worked, studied, or resided, my Personal Information may be sent and verified in those relevant countries.
(5) I agree that an electronic copy of this consent is equally effective as an original signature for the purposes of validity, enforceability, and admissibility and authorize Certn to export this Background Screening Consent in a PDF document and present it to any of my referees which may request a proof of my consent for the purposes set out above;
(6) I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time.
(7) I acknowledge that if I do not consent to Certn’s and/or the Employer collection, use and disclosure of the information, this may result in my conditional offer being void. Without a conditional offer, I will not have a relationship with the Employer for any purposes; and
(8) I acknowledge that if I am denied employment wholly or partly because of information received from a consumer reporting agency or credit information obtained from a person other than a consumer reporting agency, if required by law, the Employer and/or Certn will notify me of that fact and, upon request by me within the time limits required by the applicable legislation, shall inform me of the nature and source of the information where the information is furnished by a person other than a consumer reporting agency; or of the name and address of the consumer reporting agency, where the information is furnished by a consumer reporting agency, and any other information required by law.
If you have any questions about the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information or if you would like to request more information about Certn's privacy policies and procedures, please contact Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
Background Screening Consent - HR - French
Version 3.1
Effective May 14th 2025
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CONSENTEMENT POUR LA Vérification des antécédents
Ressources Humaines
Je comprends et reconnais que j’accepte ce consentement par voie électronique et, ce faisant, dans la mesure permise par la loi applicable:
(1) Par la présente, j’autorise Certn (et ses représentants désignés, le cas échéant) à recueillir, utiliser, divulguer et vérifier de manière indépendante mes renseignements personnels, qui peuvent comprendre, sans s’y limiter, mon nom, mon adresse, mon adresse électronique, ma date de naissance, mon parcours d’étude, mon historique professionnel, mes antécédents en matière de rémunération, mes antécédents en matière de crédit, mes antécédents en matière de véhicules à moteur, mes antécédents publics en matière de criminalité, mes informations accessibles au public sur les médias sociaux, et mes compétences professionnelles (collectivement, les « renseignements personnels ») dans le but de fournir un rapport de vérification des antécédents relativement à ma candidature auprès de l'Employeur;
(2) Je reconnais et j’accepte que l'Employeur puisse recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels dans le but d’évaluer mon aptitude à travailler pour l'employeur;
(3) J’autorise également Certn à (i) contacter les organismes d’application de la loi, les établissements d’enseignement, les bureaux de services d’information, les agences d’évaluation du crédit, les sites Web publics, les dépôts de données, les agences d’enregistrement des véhicules à moteur, ainsi que toutes les autres archives accessibles des secteurs privé et public (y compris toute autre personne, organisation ou agence) et (ii) à recevoir des copies des résultats vérifiés me concernant par tout moyen raisonnable, y compris par écrit, par transmission électronique ou par téléphone;
(4) Je comprends et j’accepte que, lorsque mes antécédents personnels nécessitent des vérifications dans des pays où j’ai travaillé, étudié ou résidé, mes renseignements personnels puissent être envoyés et vérifiés dans ces pays pertinents;
(5) Je conviens du fait qu’une copie électronique du présent consentement a la même valeur qu’une signature originale aux fins de validité, d’applicabilité et d’admissibilité et j’autorise Certn à exporter le présent consentement à la vérification des antécédents dans un document PDF et à le présenter à toute personne de référence qui pourrait demander une preuve de mon consentement aux fins énoncées ci-dessous;
(6) Je reconnais avoir lu et compris la Politique de confidentialité de Certn et confirme que mon consentement est pleinement informé et donné librement et je suis conscient(e) que je peux le retirer à tout moment;
(7) Je reconnais que le fait de ne pas consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels par Certn et l'employeur peut entraîner l’annulation de mon offre conditionnelle d’emploi et dans ce cas, je n’aurai pas de relation d’emploi avec l'Employeur à quelque fin que ce soit; et;
(8) Je reconnais que si un emploi m’est refusé en tout ou en partie en raison d’information reçues d’une agence d’évaluation du crédit ou d’informations de crédit obtenues d’une personne autre qu’une agence d’évaluation du crédit, si la loi l’exige, l'Employeur et/ou Certn m’avertiront de ce fait et, sur demande de ma part dans les délais requis par la législation applicable, m’informeront de la nature et de la source des informations lorsque celles-ci sont fournies par une personne autre qu’une agence d’évaluation du crédit; ou du nom et de l’adresse de l’agence d’évaluation du crédit, lorsque l’information est fournie par une agence d’évaluation du crédit, et de toute autre information requise par la loi.
Pour toutes questions au sujet de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation ou du stockage de vos renseignements personnels ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les politiques et les procédures de Certn ou de l'employeur en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Certn en téléphonant au 1-844-987-0690 ou par courriel à privacy@certn.co.
Background Screening Consent - PM - English
Version 7.0
Effective February 12th 2023
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Background screening consent
Property Management
I understand and acknowledge that I am agreeing to this consent electronically and by doing so, to the extent permitted by applicable law:
(1) I hereby authorize Certn (and its designated representatives, as applicable) to collect and independently verify my Personal Information which may include, but is not limited to, my name, address, email address, date of birth, my references, earnings history, credit history, public criminal history, publicly available social media information, and professional credentials (collectively, “Personal Information”) for the purposes of delivering a background screening report in relation to my tenancy;
(2) I also authorize Certn to (i) contact the relevant law enforcement agencies, information service bureaus, credit bureaus, public websites, data repositories, as well as all other accessible private and public sector archives (including any other person, organization, or agency) and (ii) receive copies of verified results on me through any reasonable means including in writing, electronic transmission or over the phone;
(3) I understand and agree that, where my personal history requires background verifications to be carried out in countries where I have worked and/or resided, my Personal Information may be sent and verified in those relevant countries;
(4) I agree that an electronic copy of this consent is equally effective as an original signature for the purposes of validity, enforceability, and admissibility and authorize Certn to export this Background Screening Consent in a PDF document and present it to any of my referees which may request a proof of my consent for the purposes set out above;
(5) I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time.
Background Screening Consent - PM - French
Version 1.0
Effective February 3rd 2023
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CONSENTEMENT POUR LA Vérification des antécédents
Gestion Immobilière
Je comprends et reconnais que j'accepte ce consentement par voie électronique et, ce faisant, dans la mesure permise par la loi applicable:
(1) J'autorise par la présente Certn (et ses représentants désignés, le cas échéant) à recueillir et à vérifier de manière indépendante mes renseignements personnels qui peuvent inclure, sans s'y limiter, mon nom, mon adresse, mon adresse électronique, ma date de naissance, mes références, mes antécédents de revenus, mon historique de crédit, mes antécédents publics en matière de criminalité, mes informations accessibles au public sur les médias sociaux, et mes compétences professionnelles (collectivement dénommés, les «renseignements personnels») dans le but de délivrer un rapport de vérification des antécédents en rapport avec ma location;
(2) J'autorise également Certn à (i) contacter les organismes d'application de la loi, les bureaux de service d'information, les bureaux de crédit, les sites Web publics, les entrepôts de données, ainsi que toutes les autres archives accessibles des secteurs privé et public (y compris toute autre personne, organisation ou agence) et (ii) recevoir des copies des résultats vérifiés sur moi par tout moyen raisonnable, y compris par écrit, par transmission électronique ou par téléphone;
(3) Je comprends et j'accepte que, lorsque mon histoire personnelle nécessite des vérifications d'antécédents dans les pays où j'ai travaillé et/ou résidé, mes informations personnelles peuvent être envoyées et vérifiées dans les pays concernés;
(4) J'accepte qu'une copie électronique du présent consentement a la même valeur qu'une signature originale aux fins de validité, d'applicabilité et de recevabilité et j'autorise Certn à exporter le présent consentement à la vérification des antécédents dans un document PDF et à le présenter à l'une de mes références qui pourrait demander une preuve de mon consentement aux fins énoncées ci-dessus;
(5) Je reconnais avoir lu et compris la Politique de confidentialité de Certn et confirme par la présente que mon consentement est pleinement éclairé et donné librement, et je suis conscient que je peux le révoquer à tout moment.
Disclosure Scotland specific Consent - HR - English
Version 7.0
Effective July 22nd 2026
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Please review all statements below to allow us to apply for your criminal record check from Disclosure Scotland:
- I have read the Disclosure Scotland Privacy Policy for Applicants and I understand how Disclosure Scotland will process my personal data.
- I consent to Certn, submitting an application to Disclosure Scotland on my behalf for a basic disclosure certificate.
- I also consent to Certn, receiving and viewing my basic disclosure certificate prior to me seeing it.
Questions, queries and comments in relation to how Disclosure Scotland process personal information are welcome and should be addressed to their Data Protection Officer at DSDPO@gov.scot.
DBS Consent - HR - English
Version 6.0
Effective March 13th 2023
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Please review all statements below to allow us to apply for your criminal record check from the DBS:
- I have read the basic DBS Check Processing Privacy Policy for Applicants and I understand how the DBS will process my personal data.
- I have provided complete and true information in support of the application and I understand that knowingly making a false statement for this purpose is a criminal offence.
- I consent to Certn, submitting an application to DBS on my behalf for a basic DBS certificate.
- I also consent to Certn receiving and viewing my basic disclosure certificate prior to me seeing it, and to the DBS providing an electronic result directly to the Responsible Organisation (i.e Certn) that submits my application. I understand that an electronic result contains a message that indicates either the certificate does not contain criminal record information or to await certificate which will indicate that my certificate contains criminal record information. In some cases the Responsible Organisation may provide this information directly to my employer prior to me receiving my certificate. I understand that if I do not consent to Certn receiving an electronic result, I must not proceed with this application and I should apply directly to the DBS.
To withdraw your consent whilst the application is in progress you can contact the DBS helpline 03000 200 190. You can also contact Certn uk-support@certn.co. If your certificate has not yet been issued, your application will then be withdrawn.
Consent (collect, process and report) - EN
Version 25.2
Effective November 24th 2024
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AUTHORIZATION
To evaluate your suitability for {{purpose}} , {{company_name}} (the "Company") has asked Certn to assemble and return a consumer report (your "Report") consisting of: {{services_list}} .
Certn will collect the following personal information for the purpose of completing the Report: {{personal_information_list}} . {{#if data_providers_list}}Certn may collect Personal Information directly from you, the Company or third parties such as {{data_providers_list}} {{else}} Certn may collect Personal Information directly from you or the Company{{/if}}. Certn will compare information received from different sources for consistency.
It may be necessary for Certn to transfer and process Personal Information in multiple jurisdictions, specifically if you have lived, worked or attended school outside of the jurisdiction in which the Company has ordered the Report. Your Personal Information may be handled by our employees and contractors in Canada, Australia, the U.S., the U.K., South Africa, and the Philippines. Regardless of where Personal Information is processed, it will be handled in accordance with our privacy and security policies.
You can withdraw your consent, dispute the accuracy of a Report, or ask for a correction, deletion or copy of your Report at any time by contacting Certn’s Privacy at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co. Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found here.
International Criminal Consent
Version 2.1
Effective March 5th 2025
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International
BACKGROUND SCREENING CONSENT
I understand and acknowledge that I am agreeing to this consent electronically in connection with the written screening request provided to me on behalf of my current or prospective employer, as identified therein (“Employer”) and by doing so, to the extent permitted by applicable law:
(1) I hereby authorize Certn (and its designated representatives, as applicable) to collect and independently verify only the necessary Personal Information which may include, but is not limited to, my name, address, email address, date of birth, my criminal history, my public criminal history and professional credentials (collectively, “Personal Information”) for the purposes of delivering a background screening report to my Employer in relation to my current or prospective employment.
(2) I also authorize Certn to (i) contact the relevant government departments, law enforcement agencies, data repositories, public websites, as well as all other accessible private and public sector archives on my behalf to perform a criminal records check on me; and (ii) receive copies of verified results through any reasonable means including in writing, electronic transmission, over the phone or at their postal address, and communicate the results to my prospective employer.
(3) I understand my background check may include the processing of sensitive Personal Information and acknowledge and agree that where my personal history requires verifications to be carried out in countries where I have worked and/or resided, my data may be sent and processed in those relevant countries for the delivery of the requested verification/s.
(4) I agree that an electronic copy of this consent is equally effective as an original signature for the purposes of validity, enforceability, and admissibility and authorize Certn to export this Background Screening Consent in a PDF document and present it to any of my referees which may request a proof of my consent for the purposes set out above.
(5) I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time.
Canadian Criminal Consent - Generic
Version 4.0
Effective March 21st 2023
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To the extent permitted by applicable law, I hereby consent to a search of all records and information available at the time the search is conducted, including non-conviction information, charges before the courts, findings of guilt or convictions and court orders registered in my name in the National Repository of Criminal Records, the Canadian Police Information Centre (“CPIC”) database and local records available to the police service for the purposes of delivering a background screening report in relation to my application for employment with the Employer (“the Employer”). The query may also include a search of court records and a query of records management systems in other police agencies' jurisdictions through the Police Information Portal (PIP) or other data sharing systems.
I understand that this criminal record check is based on my identity verification including, but not limited to the name(s), date of birth and where used, the declared criminal record history provided by myself.
I acknowledge that for the completion of the criminal record check, reported criminal records may require me to provide fingerprints.
I acknowledge and agree that the Employer may collect, use and disclose the information collected for the purposes of evaluating my suitability for employment with the Employer.
I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time.
I acknowledge that if I do not consent to Certn’s and/or the Employer collection, use and disclosure of the information, this may result in my conditional offer of employment being void. Without a conditional offer of employment, I will not have an employment relationship with the Employer for any purposes.
You may request more information about the nature and scope of any criminal record checks to be conducted by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
Canadian Criminal Consent - Generic (FR)
Version 3.0
Effective March 22nd 2023
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Dans la mesure où la loi applicable le permet, je consens par la présente à une recherche de tous les dossiers et renseignements disponibles me concernant au moment où la recherche est effectuée, y compris les renseignements sur les non-condamnations, les accusations portées devant les tribunaux, les déclarations de culpabilité ou les condamnations et les ordonnances judiciaires enregistrées à mon nom dans le Répertoire national des casiers judiciaires, la base de données du Centre d’information de la police canadienne (CIPC) et les dossiers locaux dont dispose le service de police dans le but de fournir un rapport de vérification des antécédents relativement à ma demande d’emploi auprès de l'Employeur (« l’Employeur »). La requête peut également comprendre une recherche dans les dossiers judiciaires et une interrogation des systèmes de gestion des dossiers dans les juridictions d’autres services de police par le biais du Portail d’informations policières (PIP) ou d’autres systèmes de partage de données.
Je comprends que cette vérification du casier judiciaire est basée sur la vérification de mon identité, y compris, mais sans s’y limiter, le(s) nom(s), la date de naissance et, le cas échéant, les antécédents judiciaires que j’aurais déclarés moi-même.
Je reconnais que pour compléter la vérification du casier judiciaire, les antécédents criminels déclarés peuvent exiger que je fournisse des empreintes digitales.
Je reconnais et accepte que l'Employeur puisse collecter, utiliser et divulguer les informations recueillies dans le but d’évaluer mon aptitude à l’emploi chez l'Employeur.
Je reconnais avoir lu et compris la Politique de confidentialité de Certn et confirme que mon consentement est pleinement informé et donné librement et je suis conscient(e) que je peux le retirer à tout moment.
Je reconnais que le fait de ne pas consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements par Certn et/ou l'Employeur pourrait entraîner l’annulation de mon offre d’emploi conditionnelle. Dans ce cas, je n’aurai pas de relation d’emploi avec l'Employeur à quelque fin que ce soit.
Vous pouvez demander de plus amples informations sur la nature et la portée des vérifications du casier judiciaire qui seront effectuées en téléphonant au responsable de la protection des renseignements personnels de Certn au 1 844 987-0690 ou par courriel à privacy@certn.co.
International Criminal Consent (FRENCH)
Version 2.0
Effective March 21st 2023
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Je comprends et reconnais que j'accepte ce consentement par voie électronique dans le cadre de la demande de présélection écrite qui m'a été fournie au nom de mon employeur actuel ou potentiel, tel qu'identifié dans celle-ci ("Employeur") et, ce faisant, dans la mesure permise par la loi:
(1) J'autorise par la présente Certn (et ses représentants désignés, le cas échéant) à collecter et à vérifier de manière indépendante uniquement les informations personnelles nécessaires qui peuvent inclure, mais sans s'y limiter, mon nom, mon adresse, mon adresse e-mail, ma date de naissance, mon nom d'utilisateur historique, mes antécédents criminels publics et mes références professionnelles (collectivement, les «informations personnelles») aux fins de fournir un rapport de vérification des antécédents à mon employeur en relation avec mon emploi actuel ou potentiel.
(2) J'autorise également le Certn à (i) contacter en mon nom les services gouvernementaux concernés, les organismes chargés de l'application des lois, les référentiels de données, les sites Web publics, ainsi que toutes les autres archives accessibles des secteurs privé et public pour effectuer une vérification de mon casier judiciaire ; et (ii) recevoir des copies des résultats vérifiés par tout moyen raisonnable, y compris par écrit, par transmission électronique, par téléphone ou à leur adresse postale, et communiquer les résultats à mon futur employeur.
(3) Je comprends que la vérification de mes antécédents peut inclure le traitement d'informations personnelles sensibles et je reconnais et accepte que lorsque mes antécédents personnels nécessitent des vérifications dans les pays où j'ai travaillé et/ou résidé, mes données peuvent être envoyées et traitées dans ces pays pertinents pour la fourniture de la ou des vérifications demandées.
(4) J'accepte qu'une copie électronique du présent consentement a la même valeur qu'une signature originale aux fins de validité, d'applicabilité et de recevabilité et j'autorise Certn à exporter le présent consentement à la vérification des antécédents dans un document PDF et à le présenter à l'une de mes références qui pourrait demander une preuve de mon consentement aux fins énoncées ci-dessus.
(5) Je reconnais avoir lu et compris la Politique de confidentialité de Certn et confirme par la présente que mon consentement est pleinement éclairé et donné librement, et je suis conscient que je peux le révoquer à tout moment.
UBER Background Screening Consent - HR - English
Version 3.0
Effective April 11th 2023
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I understand and acknowledge that I am agreeing to this consent electronically and by doing so, to the extent permitted by applicable law:
(1) I hereby authorize Certn (and its designated representatives, as applicable) to collect, use, disclose and independently verify my Personal Information which may include, but is not limited to, my name, address, email address, date of birth, motor vehicle history, public criminal history, and my right to work (collectively, "Personal Information") for the purposes of delivering a background screening report in relation to my signing up to use Uber’s software platform as a driver, delivery person, and/or shopper.
(2) I acknowledge and agree that Uber may collect, use and disclose the Personal Information for the purposes of evaluating whether I meet the applicable safety requirements to provide services using Uber’s platform;
(3) I also authorize Certn to (i) contact the relevant law enforcement agencies, information service bureaus, credit bureaus, public websites, data repositories, motor vehicle records agencies, as well as all other necessary private and public sector archives and (ii) receive copies of verified results on me through any reasonable means including in writing, electronic transmission or over the phone;
(4) I understand and agree that, where my personal history requires background verifications to be carried out in countries where I have worked, studied, or resided, my Personal Information may be sent and verified in those relevant countries.
(5) I agree that an electronic copy of this consent is equally effective as an original signature for the purposes of validity, enforceability, and admissibility and authorize Certn to export this Background Screening Consent in a PDF document and present it to any of the agencies which may request a proof of my consent for the purposes set out above;
(6) I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time;
; and
(7) I acknowledge that if I am denied access to Uber’s platform wholly or partly because of information received from a consumer reporting agency or credit information obtained from a person other than a consumer reporting agency, if required by law, the Uber and/or Certn will notify me of that fact and, upon request by me within the time limits required by the applicable legislation, shall inform me of the nature and source of the information where the information is furnished by a person other than a consumer reporting agency; or of the name and address of the consumer reporting agency, where the information is furnished by a consumer reporting agency, and any other information required by law.
If you have any questions about the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information or if you would like to request more information about Certn's privacy policies and procedures, please contact Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
Aritzia - FCRA Authorization
Version 1.0
Effective March 23rd 2023
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AUTHORIZATION REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION
By signing below, I acknowledge receipt of the following separate documents (and certify that I have read and understood them):
- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- ADDITIONAL NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS ON YOU;
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES.
By signing below, I also authorize domestic and international law enforcement agencies, learning institutions (including public and private schools, colleges and universities), information service bureaus, credit bureaus, data repositories, courts (federal, state and local), motor vehicle records agencies, my past or present employers, the military, and other public or private individuals and institutions to furnish any and all information on me that is requested by Certn, the consumer reporting agency preparing reports about me for {{{company_name}}} . I agree that where my personal history requires verifications to be carried out in countries where I have worked and/or resided, my data may be sent and processed in those relevant countries for the delivery of the requested verifications. The information that can be disclosed to Certn includes, but is not limited to, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, and information regarding my professional licenses, social security number, identification documents, and drug testing results.
By signing below, I also authorize {{{company_name}}} to obtain "consumer reports" and "investigative consumer reports" about me for employment purposes at any time during the hiring process and throughout my employment, if applicable.
[END OF DOCUMENT]
Aritzia - FCRA Disclosure
Version 1.1
Effective February 6th 2025
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DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND
INVESTIGATION ON YOU
{{{company_name}}} (the "Company") may obtain "consumer reports" about you from a consumer reporting agency for employment purposes. A "consumer report" is a background screening report that may contain information regarding your domestic and international background history, including but not limited to, your social security number and identification documents, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, professional licenses, drug testing results and other information about you. It may bear upon your character, general reputation, personal characteristics, and/or mode of living.
[END OF DOCUMENT]
Aritzia - California Disclosure Form and California State Rights
Version 1.1
Effective February 6th 2025
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NOTICE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION
PURSUANT TO CALIFORNIA LAW
(For California Applicants and Employees Only)
{{{company_name}}} (the "Company") intends to obtain information about you from an investigative consumer reporting agency for employment purposes. Thus, you can expect to be the subject of "investigative consumer reports" obtained for employment purposes. Such reports may include information about your character, general reputation, personal characteristics, and mode of living. With respect to any investigative consumer report from an investigative consumer reporting agency ("ICRA"), the Company may investigate the information contained in your employment application and other background information about you, including but not limited to: your social security number and identification documents, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, professional licenses, drug testing results. The Company may also obtain comments from individuals who are knowledgeable about you . These reports may be used as a factor in making employment decisions. The source of any investigative consumer report (as that term is defined under California law) will be Certn (USA) Inc., 1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, WY 82001, 844-987-0690. Information regarding Certn's privacy practices (including information about whether any consumer personal information will be sent outside the U.S. or its territories) may be found at https: // certn . co / .
Under California Civil Code section 1786.22, you are entitled to find out from an ICRA what is in the ICRA's file on you with proper identification, as follows:
In person, by visual inspection of your file during normal business hours and upon reasonable notice. You also may request a copy of the information in person. The ICRA may not charge you more than the actual copying costs for providing you with a copy of your file.
- By requesting a copy be sent to a specified addressee by certified mail. ICRAs complying with requests for certified mailings shall not be liable for disclosures to third parties caused by mishandling of mail after such mailings leave the ICRAs.
A summary of all information contained in the ICRA's file on you (which is required to be provided
by the California Civil Code) will be provided to you via telephone, if you have made a written request for telephone disclosure and the toll charge, if any, for the telephone call is prepaid by or charged directly to you.
"Proper Identification" includes documents such as a valid driver's license, social security account number, military identification card, and credit cards. Only if you cannot identify yourself with such information may the ICRA require additional information concerning your employment and personal or family history in order to verify your identity.
The ICRA will provide trained personnel to explain any information furnished to you and will provide a written explanation of any coded information contained in files maintained on you. This written explanation will be provided whenever a file is provided to you for visual inspection.
You may be accompanied by one other person of your choosing, who must furnish reasonable identification. An ICRA may require you to furnish a written statement granting permission to the ICRA to discuss your file in such person's presence.
[END OF DOCUMENT]
For California Residents Only
California Consumer Rights
The following information may be obtained from Certn (Canada), Inc. and Certn (USA), Inc, 1006 Fort Street, Unit 300, Victoria, BC, Canada V8V 3K4. Our office hours are 9:00am to 5:00pm PTZ. Our telephone number is 844-987-0690. For complete information about Certn’s privacy practices, including whether your personal information will be sent outside of the U.S. or its territories, Certn’s privacy policy can be viewed at https://certn.co/privacy-policy/
CALIFORNIA CONSUMER RIGHTS
You have rights when an investigative consumer report is obtained on you. The following are some of your rights:
1. You have the right to contact the agency that made the report. You can do this in one of the following ways:
(a) You can go to the agency in person during the normal business hours and on reasonable notice. You can bring someone with you. You and that person may be required to present identification. You may be required to sign a paper allowing the agency to discuss your file with or to show your file to this person.
(b) You may receive your file by certified mail, if you have given written notice to the agency that you want information mailed to you or to another person you want to receive the file. You will be required to provide identification when you write for your file.
(c) You may be able to discuss your file over the telephone if you have given written instructions to the agency and have provided identification.
2. You have the right to receive a copy of your file or your investigative consumer report at the agency. You may be charged up to $8.00 to obtain a copy of your report or file. However, you may receive a free copy if:
(a) Once during a twelve month period if you are unemployed and intend to seek employment within sixty (60) days or you receive public welfare assistance or you believe your file contains inaccurate information because of fraud.
(b) If you are receiving a copy from the agency relating to an investigation into the accuracy of information you have disputed or if information is put back into your file.
3. You have the right to know the following information:
(a) The names of the persons and companies who have received a report about you in the last three (3) years. You may request their addresses and telephone numbers.
(b) Explanations of any codes or abbreviations used in your report, so you can understand the report.
4. You have the right to dispute any information in your file. You must contact the agency directly to do so. The person who ordered a report is required to give you the name and address of the agency.
(a) The agency has thirty (30) days from the day it receives your dispute to complete the investigation.
(b) When the agency is done with the investigation, it must tell you of any changes made in the report as a result of the investigation.
(c) If the investigation does not remove the information disputed by you, you have the right to place your statement of the facts in your file. The agency has people to help you write the statement. The agency may limit your statement to five hundred (500) words.
(d) If information is removed or you add a statement to your file, you can request the agency to send the report, as changed or with your statement, to anyone who received the information in the last two (2) years.
(e) If information that is removed from your files is placed back in your file, you are entitled to receive written notice of that fact and you have the right to dispute the information added.
5. You also have rights under federal law in regard to your report. A copy of those rights is given to you with this California statement of consumer rights. Many of these rights are also included within California law.
Solo Para Residentes De California
Derechos del Consumidor de California
DERECHOS DEL CONSUMIDOR EN CALIFORNIA
Usted tiene derechos cuando un reporte de investigación del consumidor es obtenido respecto a usted. Los siguientes son algunos de sus derechos:
1. Usted tiene derecho de contactar la agencia que hizo el reporte y puede hacer èsto de las maneras siguientes:
(a) Puede ir a la agencia en persona durante horas normales de trabajo y en la nota razonable. Puede traer a un acompañante. Usted y esa persona debe traer una identificación. Es posible que tenga que firmar un documento en el que usted dará derecho a la agencia de discutir lo que está en su archivo o de mostrar el archivo a la persona que lo acompaña.
(b) Usted puede recibir su archivo por correspondencia certificada si es que avisó a la agencia por escrito que desea información por carta o desea que otra persona reciba su archivo. Por lo tanto, usted deberá proveer una identificación cuando solicite la información.
(c) Usted podrá platicar respecto a su archivo por telèfono si es que dió instrucciones por escrito a la agencia y presentó una identificación.
2. Usted tiene derecho de recibir una copia de su archivo o de su reporte de investigación del consumidor en la agencia y se le puede cobrar hasta 8.00 dólares para obtener una copia de su reporte o archivo. De cualquier manera, usted podrá recibir una copia gratis en las siguientes circunstancias:
(a) Si es que durante doce meses usted está desempleado o tiene intenciones de buscar empleo durante 60 días o si usted recibe asistencia pública o cree que su archivo contiene información incorrecta debido a fraude.
(b) Si usted recibe una copia de la agencia relacionada con la nvestigación para verificar la exactitud de la información que usted reportó o si es que la información fuè regresada a su archivo.
3. Usted tiene derecho de saber la siguiente información:
(a) Los nombres de personas y de compañías quienes han recibido un reporte respecto a usted en los últimos 3 años y puede solicitar sus domicilios y números de telèfono.
(b) Usted puede solicitar que se le explique códigos o abreviasiones utilizadas en su reporte para que usted lo pueda comprender con más claridad.
4. Usted tiene derecho de reclamar cualquier información que estè en su archivo pero deberá contactar a la agencia directamente. La persona que ordenó el reporte deberá darle a usted el nombre y domicilio de la agencia.
(a) La agencia tiene 30 días para completar la investigación.
(b) Una vez terminada la investigación, la agencia debe informarle a usted de cualquier cambio que se haya hecho al reporte como resultado de la investigación.
(c) Si es que la investigación no elimina información reportada por usted, entonces tiene derecho de agregar su declaración en el archivo. La agencia tiene personal que le puede ayudar a escribir su declaración siempre y cuando no exceda quinientas (500) palabras.
(d) Si usted elimina o agrega información a su archivo puede pedirle a la agencia que mande el reporte como “Cambiado” o con su declaración a cualquierea que haya recibido la información en los últimos dos años.
(e) Si hay información que fuè eliminada de su archivo y despuès vuelta a poner, usted tiene derecho a recibir por escrito lo sucedido y tiene derecho a reclamar la información agregada.
5. Tambièn tiene derechos bajo la ley federal respecto a su reporte. Se le dará una copia de esos derechos con èsta declaración de derechos del consumidor de California.
Background Screening Consent - HR - French
Version 3.1
Effective February 17th 2026
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Je comprends et reconnais que j’accepte ce consentement par voie électronique et, ce faisant, dans la mesure permise par la loi applicable:
(1) Par la présente, j’autorise Certn (et ses représentants désignés, le cas échéant) à recueillir, utiliser, divulguer et vérifier de manière indépendante mes renseignements personnels, qui peuvent comprendre, sans s’y limiter, mon nom, mon adresse, mon adresse électronique, ma date de naissance, mes antécédents en matière de véhicules à moteur, mes antécédents publics en matière de criminalité, et mon droit de travailler (collectivement, les « renseignements personnels ») dans le but de fournir un rapport de vérification des antécédents relativement à mon inscription pour utiliser la plateforme logicielle d'Uber en tant que chauffeur, livreur et/ou acheteur.
(2) Je reconnais et j’accepte que Uber puisse recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels dans le but d’évaluer si je réponds aux exigences de sécurité applicables pour fournir des services à l'aide de la plateforme d'Uber;
(3) J’autorise également le Certn à (i) contacter les organismes d’application de la loi, les bureaux de services d’information, les agences d’évaluation du crédit, les sites Web publics, les dépôts de données, les agences d’enregistrement des véhicules à moteur, ainsi que toutes les autres archives nécessaires des secteurs privé et public et (ii) à recevoir des copies des résultats vérifiés me concernant par tout moyen raisonnable, y compris par écrit, par transmission électronique ou par téléphone;
(4) Je comprends et j’accepte que, lorsque mes antécédents personnels nécessitent des vérifications dans des pays où j’ai travaillé, étudié ou résidé, mes renseignements personnels peuvent être envoyés et vérifiés dans ces pays pertinents.
(5) Je conviens du fait qu’une copie électronique du présent consentement a la même valeur qu’une signature originale aux fins de validité, d’applicabilité et d’admissibilité et j’autorise le Certn à exporter le présent consentement à la vérification des antécédents dans un document PDF et à le présenter à toutes agences de référence qui pourrait demander une preuve de mon consentement aux fins énoncées ci-dessous;
(6) Je reconnais avoir lu et compris la Politique de confidentialité de Certn et confirme que mon consentement est pleinement informé et donné librement et je suis conscient(e) que je peux le retirer à tout moment;
(7) Je reconnais que si l’accès à la plate-forme Uber m’est refusé en tout ou en partie en raison d’information reçues d’une agence d’évaluation du crédit ou d’informations de crédit obtenues d’une personne autre qu’une agence d’évaluation du crédit, si la loi l’exige, Uber et/ou Certn m’avertiront de ce fait et, sur demande de ma part dans les délais requis par la législation applicable, m’informeront de la nature et de la source des informations lorsque celles-ci sont fournies par une personne autre qu’une agence d’évaluation du crédit; ou du nom et de l’adresse de l’agence d’évaluation du crédit, lorsque l’information est fournie par une agence d’évaluation du crédit, et de toute autre information requise par la loi.
Pour toutes questions au sujet de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation ou du stockage de vos renseignements personnels ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les politiques et les procédures de Certn ou de l'employeur en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Certn en téléphonant au 1-844-987-0690 ou par courriel à privacy@certn.co.
UBER - Canadian Criminal Consent
Version 2.0
Effective April 11th 2023
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To the extent permitted by applicable law, I hereby consent to a search of all records and information available at the time the search is conducted, including non-conviction information, charges before the courts, findings of guilt or convictions and court orders registered in my name in the National Repository of Criminal Records, the Canadian Police Information Centre (“CPIC”) database and local records available to the police service for the purposes of delivering a background screening report in relation to my signing up to use Uber’s software platform as a driver, delivery person, and/or shopper. The query may also include a search of court records and a query of records management systems in other police agencies' jurisdictions through the Police Information Portal (PIP) or other data sharing systems.
I understand that this criminal record check is based on my identity verification including, but not limited to the name(s), date of birth and where used, the declared criminal record history provided by myself.
I acknowledge that for the completion of the criminal record check, reported criminal records may require me to provide fingerprints.
I acknowledge and agree that Uber may collect, use and disclose the information collected for the purposes of evaluating whether I meet the applicable safety requirements to provide services using Uber’s platform.
I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time.
You may request more information about the nature and scope of any criminal record checks to be conducted by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
UBER - Canadian Criminal Consent - FR
Version 2.0
Effective April 11th 2023
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Dans la mesure où la loi applicable le permet, je consens par la présente à une recherche de tous les dossiers et renseignements disponibles me concernant au moment où la recherche est effectuée, y compris les renseignements sur les non-condamnations, les accusations portées devant les tribunaux, les déclarations de culpabilité ou les condamnations et les ordonnances judiciaires enregistrées à mon nom dans le Répertoire national des casiers judiciaires, la base de données du Centre d’information de la police canadienne (CIPC) et les dossiers locaux dont dispose le service de police dans le but de fournir un rapport de vérification des antécédents relativement à mon inscription pour utiliser la plateforme logicielle d'Uber en tant que chauffeur, livreur et/ou acheteur. La requête peut également comprendre une recherche dans les dossiers judiciaires et une interrogation des systèmes de gestion des dossiers dans les juridictions d’autres services de police par le biais du Portail d’informations policières (PIP) ou d’autres systèmes de partage de données.
Je comprends que cette vérification du casier judiciaire est basée sur la vérification de mon identité, y compris, mais sans s’y limiter, le(s) nom(s), la date de naissance et, le cas échéant, les antécédents judiciaires que j’aurais déclarés moi-même.
Je reconnais que pour compléter la vérification du casier judiciaire, les antécédents criminels déclarés peuvent exiger que je fournisse des empreintes digitales.
Je reconnais et accepte que Uber puisse collecter, utiliser et divulguer les informations recueillies dans le but d’évaluer si je réponds aux exigences de sécurité applicables pour fournir des services en utilisant la plateforme d'Uber.
Je reconnais avoir lu et compris la Politique de confidentialité de Certn et confirme que mon consentement est pleinement informé et donné librement et je suis conscient(e) que je peux le retirer à tout moment.
Vous pouvez demander de plus amples informations sur la nature et la portée des vérifications du casier judiciaire qui seront effectuées en téléphonant au responsable de la protection des renseignements personnels de Certn au 1 844 987-0690 ou par courriel à privacy@certn.co.
Wise Inc - FCRA Authorization
Version 10.0
Effective January 16th 2024
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AUTHORIZATION REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION
By signing below, I acknowledge receipt of the following separate documents (and certify that I have read and understood them):
- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- ADDITIONAL NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS ON YOU;
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES.
By signing below, I also authorize domestic and international law enforcement agencies, learning institutions (including public and private schools, colleges and universities), information service bureaus, credit bureaus, data repositories, courts (federal, state and local), motor vehicle records agencies, my past or present employers, the military, and other public or private individuals and institutions to furnish any and all information on me that is requested by Certn, the consumer reporting agency preparing reports about me for {{{company_name}}} . I agree that where my personal history requires verifications to be carried out in countries where I have worked and/or resided, my data will be sent and processed in those relevant countries for the delivery of the requested verifications. The information that can be disclosed to Certn includes, but is not limited to, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, and information regarding my professional licenses, social security number, identification documents, and drug testing results.
By signing below, I also authorize {{{company_name}}} to obtain "consumer reports" and "investigative consumer reports" about me for employment purposes at any time during the hiring process and throughout my employment, if applicable.
Name: {{{first_name}}} {{{last_name}}}
Name | |
Social Security Number: | {{{ssn}}} |
Date of Birth: | {{{dob}}} |
Full Address: | {{{full_address}}} |
Race: | U |
Gender: | U |
Purpose Code | E |
[END OF DOCUMENT]
FCRA Authorization (Copy) -- Formatting Test
Version 12.0
Effective May 29th 2023
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AUTHORIZATION REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION
By signing below, I acknowledge receipt of the following separate documents (and certify that I have read and understood them):
- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- ADDITIONAL NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS ON YOU;
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES.
By signing below, I also authorize domestic and international law enforcement agencies, learning institutions (including public and private schools, colleges and universities), information service bureaus, credit bureaus, data repositories, courts (federal, state and local), motor vehicle records agencies, my past or present employers, the military, and other public or private individuals and institutions to furnish any and all information on me that is requested by Certn, the consumer reporting agency preparing reports about me for {{{company_name}}} . I agree that where my personal history requires verifications to be carried out in countries where I have worked and/or resided, my data may be sent and processed in those relevant countries for the delivery of the requested verifications. The information that can be disclosed to Certn includes, but is not limited to, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, and information regarding my professional licenses, social security number, identification documents, and drug testing results.
By signing below, I also authorize {{{company_name}}} to obtain "consumer reports" and "investigative consumer reports" about me for employment purposes at any time during the hiring process and throughout my employment, if applicable.
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Addenda Sur Le Traitement Des Données
Version 1.4
Effective October 7th 2025
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ADDENDA SUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES
Le présent Addenda relatif au traitement des données (« ATD ») fait partie intégrante du Contrat conclu entre la Société et vous (le « Client ») (collectivement les « Parties » et individuellement la « Partie ») lors de la création de votre compte. En cas de conflit entre le présent ATD et le Contrat, le présent ATD prévaudra exclusivement en ce qui concerne le traitement des Données Personnelles. Le présent ATD entrera en vigueur à la date d'entrée en vigueur du Contrat et restera en vigueur jusqu'à la résiliation du Contrat ou jusqu'à la suppression ou la restitution de toutes les Données Personnelles, selon les instructions de l'une ou l'autre des Parties en vertu du présent ATD, selon la dernière éventualité.
1. DÉFINITIONS.
Les termes commençant par une majuscule et non définis dans les présentes auront le sens qui leur est attribué dans le Contrat. Si une loi sur la protection des données existe dans une juridiction, les définitions qui y sont énoncées prévaudront sur celles des présentes lorsque cette loi prévoit cette terminologie.
1.1 « Contrat » désigne tout accord entre la Société et le Client relatif aux Services. Un tel contrat peut porter différents intitulés, tels que « Bon de commande », « Conditions de service », « Contrat de service » ou des intitulés similaires.
1.2 « Coordonnées d'affaires» désigne les coordonnées liées à l'activité professionnelle (adresse e-mail, numéro de téléphone, nom, fonction, adresse professionnelle).
1.3 « Client » désigne le client de la Société, soit par le biais d’un Contrat avec un client de la Société, soit par le biais d’un Contrat avec une personne physique.
1.4 « Compte Client et Données d'Utilisation » désigne les informations concernant le Client que celui-ci fournit à la Société dans le cadre de la création et de la gestion d'un compte, telles que le prénom et le nom, le nom d'utilisateur, l'adresse e-mail et les informations de facturation et de paiement des personnes associées à un compte. Afin d'éviter toute ambiguïté, les données statistiques, les données analytiques, les données de session individuelles et les données anonymisées ne sont pas incluses dans cette définition.
1.5 « Société » désigne Certn Holdings Inc. et ses filiales et sociétés affiliées en propriété exclusive, notamment Certn (Canada) Inc., Certn (USA) Inc., Certn (UK) Ltd., InterCheck Global Pty. Ltd. et Trustmatic. sro , et toutes les sociétés affiliées identifiées dans la liste des Sous-traitants disponible dans le centre de confiance de la société, (https://trust.certn.co/).
1.6 « Responsable du traitement » désigne une personne morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des Données personnelles et donne des instructions concernant les activités de traitement.
1.7 « Clients Corporatifs » désigne les Clients de la Société qui sont une entité commerciale enregistrée.
1.8 « Demande de la personne concernée » désigne toute demande d'une personne physique (la « personne concernée ») visant à accéder, mettre à jour, réviser, corriger, supprimer, s'opposer au traitement de ses Données Personnelles, ou toute demande similaire, formulée conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
1.9 « Législation sur la protection des données » désigne toutes les lois, règles ou réglementations applicables au Contrat, aux Services, à la Société ou au Client, ainsi que les normes industrielles applicables concernant la confidentialité, la protection des données, la confidentialité, la sécurité des informations, la disponibilité et l'intégrité, ou la gestion ou le Traitement (y compris la conservation et la divulgation) des Données personnelles, telles qu'elles peuvent être modifiées, reformulées ou remplacées de temps à autre.
1.10 « Données Personnelles » ou « Informations Personnelles » désigne toutes les informations obtenues par la Société auprès ou au nom du Client ou des Sous-traitants de la Société, sous quelque forme ou format que ce soit, qui identifient, concernent, décrivent, sont raisonnablement susceptibles d'être associées ou pourraient raisonnablement être liées, directement ou indirectement, à une personne physique identifiée ou identifiable.
1.11 « Traitement(s) », « Traitement » ou « Traité(s ) » désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés sur des Données Personnelles, y compris, mais sans s'y limiter, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'accès, l'adaptation, la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, la divulgation, la diffusion, la mise à disposition, l'alignement, la combinaison, le blocage, la suppression, l'effacement ou la destruction.
1.12 « Sous-traitant » ou "Processeur" désigne la Partie au présent Contrat, ou en vertu d'un contrat comportant sensiblement les mêmes exigences que le présent ATD, qui traite les Données Personnelles sous réserve des directives du Responsable du traitement et de la législation applicable en matière de protection des données.
1.13 « Vendre » signifie vendre, louer, libérer, divulguer, diffuser, mettre à disposition, transférer ou communiquer de toute autre manière, oralement, par écrit ou par des moyens électroniques ou autres, des Données personnelles à un tiers pour une contrepartie monétaire ou autre.
1.14 « Services » désigne les services que la Société exécute conformément au Contrat.
1.15 « Clauses contractuelles types » ou « CCT » désigne (a) lorsque le RGPD s'applique, les clauses contractuelles types annexées à la décision d'exécution 2021/914 de la Commission européenne du 4 juin 2021 relative aux clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (« CCT de l'UE ») ; (b) lorsque le RGPD du Royaume-Uni s'applique, l'addendum sur le transfert international de données aux clauses contractuelles types de la Commission européenne publié par le commissaire à l'information du Royaume-Uni, version B1.0, en vigueur le 21 mars 2022 (« CCT du Royaume-Uni ») ; et (c) lorsque la LPD suisse s'applique, les clauses types de protection des données applicables publiées, approuvées ou reconnues par le Commissaire fédéral suisse à la protection des données et à la transparence (les « CCT suisses »), chacune pouvant être mise à jour de temps à autre.
1.16 « Sous-traitant ultérieur » ou « Prestataire de services » désigne un tiers engagé et supervisé par une Partie au présent Contrat, qui accepte de recevoir et de traiter des Données personnelles conformément aux termes du présent ATD, ou d'un accord comportant les mêmes exigences que le présent ATD, uniquement aux fins de traitement ou de fourniture des Données personnelles nécessaires à l'exécution du présent Contrat. La liste des Sous-traitants ultérieurs de la Société est disponible dans le Centre de documentation de la Société (https://trust.certn.co/).
1.17 « Système » désigne tout système, réseau, plateforme, base de données, ordinateur ou système de télécommunications ou d'information détenu, contrôlé ou exploité par ou au nom de l'une des Parties ou de l'une de ses sociétés affiliées aux fins du traitement des Données Personnelles conformément à l'accord.
2. RÔLES DES PARTIES
2.1 Dans la mesure où les Données Personnelles du Client sont traitées par la Société, les Parties conviennent que le Client est le Responsable du traitement et la Société est le Sous-traitant.
2.2 Dans la mesure où les Données Personnelles de la Société sont traitées par le Client, les Parties conviennent que la Société est le Responsable du traitement et le Client est le Sous-traitant.
2.3 Nonobstant ce qui précède, chaque Partie convient qu'elle est le Responsable du traitement des Coordonnées d'affaires de l'autre Partie qu'elle traite dans le cadre du contrat.
3. TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
La Société s'engage à :
3.1. Traiter les Données Personnelles uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir les Services au Client, et conformément à la Législation sur la protection des données, au Contrat, au présent ATD, y compris les annexes I et II, et à toute instruction écrite supplémentaire fournie par le Client ;
3.2. S'abstenir de ( i ) vendre ou partager des Données Personnelles (ii) conserver, utiliser ou divulguer les Données Personnelles à des fins autres que celles spécifiées dans le Contrat, (iii) conserver, utiliser ou divulguer les Données Personnelles en dehors de la relation directe entre la Société et le Client, et (iv) combiner des Données Personnelles provenant de différentes sources, sauf si cela est nécessaire à la fourniture de Services en vertu du présent Contrat.
3.3. Maintenir la confidentialité de toutes les Données Personnelles et s'assurer que son personnel, y compris les employés, les stagiaires, les travailleurs temporaires et les travailleurs intérimaires, ont signé des accords de confidentialité qui les empêchent de traiter sans autorisation les Données Personnelles pendant la durée de leur engagement avec le Client.
3.4. Ne pas divulguer de Données Personnelles à des tiers, y compris des agences gouvernementales, sauf si la loi l'exige, et à des Sous-traitants, sauf pour la fourniture de Services en vertu du présent accord.
3.5. Lorsque la Législation sur la protection des données l'exige, informer rapidement (par courrier électronique) le Client de :
3.5.1 Toute demande, requête, plainte, avis ou communication reçue d'un tiers, y compris une personne concernée ou une autorité de contrôle, concernant des Données Personnelles, et se conformer aux instructions du Client pour y répondre. Le Client s'engage à répondre à la notification de la Société dans un délai de dix (10) jours ouvrables. Le Client accepte qu'en l'absence de réponse, la Société puisse, selon son jugement raisonnable, déterminer la suite à donner à la demande de la personne concernée ou de l'autorité de contrôle ;
3.5.2. Toute demande de communication de Données Personnelles à un organisme, une autorité ou un tribunal gouvernemental, que ce soit par des moyens légaux ou autres, y compris des détails spécifiques sur les données fournies, sauf si la loi ou un ordre juridique l'interdit ;
3.5.3. Toute instruction du Client que la Société estime être en violation de la Législation sur la protection des données avant de procéder au traitement concerné ; et
3.5.4. Tout changement substantiel apporté aux avis, politiques ou procédures de la Société qui entraverait la capacité de la Société à respecter les termes du présent ATD concernant la protection des Données Personnelles.
3.6. Conformément à la Législation sur la protection des données et pour les Clients Corporatifs, soumettre, sur demande écrite, les bases de données, outils, bureaux (le cas échéant) et autres environnements ou lieux similaires, cloud ou locaux, utilisés par la Société pour traiter les Données Personnelles à un audit, conformément aux dispositions d'audit prévues par le Contrat et à la section 9 « Demandes d'informations » ci-dessous. Pour éviter toute ambiguïté, les droits d'audit dont dispose le Client sont limités aux Services qui lui sont directement fournis en vertu du présent Contrat.
3.7. Conserver des registres qui démontrent sa conformité à ses obligations en vertu du présent ATD et les mettre raisonnablement à la disposition du Client sur demande et/ou dans le cadre de tout audit mentionné à la section 3.6 ci-dessus et à la section 9. Demandes d'informations ci-dessous.
3.8. Aider et coopérer raisonnablement avec le Client, notamment en fournissant les informations demandées par le Client, pour permettre au Client de se conformer à ses obligations en vertu de la Législation sur la protection des données, y compris la certification de l'achèvement par la Société des évaluations d'impact sur le transfert, des évaluations d'impact sur la vie privée et des évaluations d'impact sur la protection des données ; et
3.9. Conserver les Données Personnelles conformément à la section 6. Conservation des données de l'accord et à la section 8. Suppression ou restitution des Données Personnelles du présent ATD, mais en aucun cas plus longtemps que nécessaire pour exécuter les Services.
4. MESURES DE SÉCURITÉ DE L'INFORMATION
La Société déclare et garantit qu'elle a établi, maintient et respecte :
4.1. Des mesures de protection administratives, techniques et physiques visant à garantir la sécurité, la confidentialité, la fiabilité et l'intégrité des Données Personnelles, ainsi que de tous les systèmes, installations ou logiciels auxquels la Société accède ou qu'elle prend en charge dans le cadre du Contrat. Ces mesures de protection sont:
4.1.1. proportionnées au type et au volume des Données Personnelles Traitées par la Société, compte tenu de l'état de l'art et des normes de l'industrie, et devraient, au minimum, protéger les Données Personnelles et les Systèmes contre les menaces ou dangers raisonnablement anticipés, y compris l'accès non autorisé, la perte, le vol, la destruction, l'utilisation, la modification, la collecte, l'attaque ou la divulgation ;
4.1.2. conformes aux normes de contrôle de sécurité reconnues mondialement telles que l'ISO ; et
4.1.3. conformes aux normes spécifiques applicables du secteur, telles qu'elles peuvent s'appliquer aux Données Personnelles traitées par la Société.
4.2. Un programme et des politiques de sécurité écrits qui respectent ou dépassent les exigences imposées par la Législation sur la protection des données et sont conformes aux pratiques établies du secteur. Ce programme et ces politiques de sécurité couvrent au minimum les points suivants :
4.2.1. identification des rôles organisationnels définis de manière appropriée en matière de sécurité de l’information ;
4.2.2. les contrôles relatifs à l'emploi et à l'accès aux Données Personnelles par les employés, agents et Sous-traitants de la Société, y compris les vérifications des antécédents, la formation concernant le traitement des Données Personnelles et, le cas échéant, les habilitations de sécurité qui attribuent des privilèges d'accès spécifiques aux individus ;
4.2.3. un programme de sécurité réseau approprié qui comprend, sans limitation, le chiffrement et le partitionnement du réseau et des applications ;
4.2.4. l'identification et l'authentification des accès ;
4.2.5. entretien et élimination des supports ;
4.2.6. audit et responsabilité;
4.2.7. protections physiques et environnementales ;
4.2.8. sécurité des systèmes et des communications ;
4.2.9. réponse aux incidents et planification; et
4.2.10. l’intégrité et la fiabilité des installations, des systèmes et des Services, y compris l’identification des actifs critiques, la configuration et la gestion des changements pour les systèmes logiciels, ainsi que la planification d’urgence/la redondance.
4.3. Si les Données Personnelles traitées comprennent des données sensibles ou biométriques permettant d’identifier une personne physique de manière unique, ou des données relatives à des condamnations pénales et à des infractions, la Société appliquera des restrictions spécifiques et/ou des garanties supplémentaires, conformément à la Législation sur la protection des données. Le Client accepte que la Société puisse mettre en œuvre ponctuellement des mesures de sécurité alternatives adéquates, à condition que le niveau de sécurité de ces mesures ne soit pas significativement réduit.
4.4. La Société limitera l'accès aux Données Personnelles aux personnes qui en ont besoin pour remplir ses obligations relatives à la prestation des Services au Client. La Société veillera à ce que ces personnes soient informées par écrit du caractère confidentiel ou sensible des Données Personnelles.
5. INCIDENT DE SÉCURITÉ DES DONNÉES
5.1. Incident de sécurité des données signifie ( i ) la perte ou l'utilisation non autorisée (par quelque moyen que ce soit) de Données Personnelles ; (ii) la divulgation, l'accès, la modification, la corruption, le transfert, la vente, la location, la destruction ou l'utilisation par inadvertance, non autorisé et/ou illégal de Données Personnelles ; ou (iii) tout autre acte ou omission qui compromet ou peut compromettre la sécurité, la confidentialité ou l'intégrité des Données Personnelles ou d'un Système.
5.2. Si la Société soupçonne ou prend connaissance d'un Incident de sécurité des données, elle devra :
5.2.1. Notifier le Client sans retard injustifié, et en tout état de cause dans les soixante-douze (72) heures, après avoir pris connaissance de tout Incident de sécurité des données confirmé ;
5.2.2. Entreprendre une enquête sur un tel Incident de sécurité des données et répondre aux demandes raisonnables du Client en matière d'informations relatives à l'Incident de sécurité des données, si nécessaire ;
5.2.3. Assister raisonnablement le Client, ses autorités de régulation et les forces de l'ordre dans le respect de leurs obligations de notification en vertu de la Législation applicable en matière de protection des données. Sauf disposition contraire prévue par la législation applicable, le Client est seul responsable du respect des exigences de notification de violation de données prévues par la Législation applicable en matière de protection des données et de l'exécution de toute obligation de notification de tiers relative à tout incident de sécurité des données ; et
5.2.4. Prendre toutes les mesures correctives raisonnables dans les meilleurs délais, aux frais de la Société, afin de remédier à un tel Incident de sécurité des données et d'empêcher qu'il ne se reproduise.
6. SOUS-TRAITANTS
6.1. Le Client accorde par la présente à la Société une autorisation écrite générale pour désigner des Sous-traitants pour effectuer des activités de Traitement spécifiques en son nom. La liste des Sous-traitants actuellement engagés par la Société dans le cadre des Services est disponible dans le Centre de Confidentialité de la Société (https://trust.certn.co/).
6.2. La Société informera de la nomination d'un nouveau Sous-traitant sur son site web via (https://trust.certn.co/). Le Client est invité à consulter régulièrement la Liste des Sous-traitants afin de se tenir informé de la liste des Sous-traitants de la Société.
6.3. Lorsque la Législation sur la protection des données l'exige, et uniquement pour les Clients Corporatifs, la Société informera par écrit (un courriel suffit) le nouveau Sous-traitant ultérieur. Le Client Corporatif a le droit de s'opposer raisonnablement au recours à un Sous-traitant ultérieur. Les instructions relatives à l'opposition du Sous-traitant ultérieur sont disponibles dans le Centre de gestion de la confidentialité de la Société (https://trust.certn.co/). Si, en tant que Client Corporatif, une objection est soulevée, la Société déploiera des efforts raisonnables pour trouver un autre Sous-traitant ultérieur pour effectuer les activités de traitement spécifiques. Si aucun Sous-traitant ultérieur approprié ou aucune autre solution ne peut être trouvée, le Client peut résilier la partie concernée du Contrat à laquelle les Services du Sous-traitant ultérieur se rapportent.
6.4. La Société garantit que tout Sous-traitant engagé par la Société pour traiter des Données Personnelles en vertu du présent Contrat a :
6.4.1. Fournit des garanties appropriées et maintient un niveau de protection adéquat en ce qui concerne le traitement et le transfert des Données Personnelles ;
6.4.2. A conclu un accord écrit avec la Société, qui comprend des conditions sensiblement similaires à celles du présent ATD, contenant notamment les mêmes obligations de protection des données que celles énoncées dans le présent ATD ; et
6.4.3. A établi les mécanismes appropriés pour garantir que toute personne concernée dispose de droits exécutoires et de recours juridiques efficaces.
6.5. La Société reconnaît qu'en tant que Sous-traitant, elle est responsable envers les Clients Corporatifs du respect par le Sous-traitant de la Société de ses obligations en matière de protection des données telles qu'elles s'appliquent au traitement des Données Personnelles Traitées en vertu du Contrat et du présent ATD.
7. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES
7.1. Généralités . Les Parties conviennent que, dans le cas où une juridiction ne dispose pas actuellement d'une Législation sur la protection des données prévoyant des transferts de données hors du pays, ces transferts seront soumis aux normes et attentes imposées par le Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679) (« RGPD UE ») et, par conséquent, aux Clauses contractuelles types de l'UE (« CCT UE »), y compris les transferts entre la Société et ses Sous-traitants. En signant le présent ATD, le Client autorise la Société à conclure les CCT UE pour son compte (en tant qu'exportateurs) avec ses propres filiales et Sous-traitants, afin de garantir un niveau de protection adéquat des Données personnelles, conformément à la Législation sur la protection des données. En cas de conflit entre le présent ATD et les Clauses contractuelles types de l'UE, les Clauses contractuelles types de l'UE prévaudront dans la mesure nécessaire au respect de la Législation sur la protection des données.
7.2. Traitement et transferts de données vers des juridictions sanctionnées. Dans le cadre de l'exécution du présent ATD et du Contrat, le Client autorise la Société à traiter et transférer des Données Personnelles depuis sa juridiction, si nécessaire, vers toute juridiction où la Société ou ses Sous-traitants sont situés, à condition que ces juridictions ne soient pas actuellement sanctionnées par l'Office of Foreign Assets Control (OFAC) ou par des listes de sanctions similaires au Canada, au Royaume-Uni ou en Australie, et vers tout autre pays reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau adéquat de protection des Données personnelles.
7.3. Transferts de données depuis l'Espace économique européen soumis aux clauses contractuelles types de l'UE. Lorsque le transfert de Données Personnelles est soumis au RGPD de l'UE et donc aux clauses contractuelles types de l'UE, l'« importateur de données » est le Sous-traitant ou son Sous-traitant ultérieur, selon le cas et tel que déterminé par le Sous-traitant, et l'« exportateur de données » est le Responsable du traitement ou le Responsable du traitement-Sous-traitant de ces Données Personnelles. Le Sous-traitant veille à ce que le Sous-traitant ultérieur concerné respecte (le cas échéant) les obligations de l'importateur de données, et le Responsable du traitement respecte celles de l'exportateur de données, dans chaque cas en vertu des clauses contractuelles types applicables.
7.3.1. La Société sera un Sous-traitant des Données Personnelles ;
7.3.2. Le Client sera un Responsable du Traitement des Données Personnelles ;
7.3.3. Le Module 2 (Responsable du Traitement à Sous-traitant) s'appliquera ;
7.3.4. La Clause 7 (Clause d'arrimage) s'appliquera ;
7.3.5. Les Parties choisissent l'Option 2 de la Clause 9 ;
7.3.6. L'option de la Clause 11(a) (Recours) du Module 2 s'appliquera ;
7.3.7. Les Parties choisissent l'Option 1 de la Clause 17, le droit irlandais s'appliquera ; et
7.3.8. Aux fins des Clauses Contractuelles Types, les Annexes I et II seront incorporées et respecteront les normes énoncées dans le RGPD de l'UE.
7.4. Transferts de données depuis et vers des pays offrant des niveaux adéquats de protection des données. Les Informations Personnelles peuvent être transférées des États membres de l'UE et des pays membres de l'EEE (Norvège, Liechtenstein et Islande) (collectivement, « EEE ») vers des pays offrant un niveau adéquat de protection des données (y compris le Canada) en vertu des décisions d'adéquation publiées par les autorités compétentes en matière de protection des données de l'EEE ou de la Commission européenne (« Décisions d'adéquation »), selon le cas, sans qu'aucune autre garantie ne soit nécessaire.
7.5. Transferts de données depuis la Suisse . La Société adhère à la Loi fédérale sur la protection des données révisée de la Suisse ( LPD révisée ). Dans la mesure où l'autorité de surveillance suisse considère que les CCT offrent des garanties appropriées aux fins du transfert d'Informations Personnelles et de données de personnes morales, les modifications suivantes s'appliquent aux transferts suisses : ( i ) les Parties adoptent la norme RGPD pour tous les transferts de données ; (ii) en ce qui concerne la clause 13a, l'autorité de surveillance de l'UE est compétente dans la mesure où le transfert de données est régi par le RGPD et l' autorité de surveillance suisse (PFPDT) exerce une surveillance parallèle, le cas échéant ; et (iii) en ce qui concerne la clause 18 c, le terme « État membre » doit être interprété de manière à permettre aux personnes concernées en Suisse de faire valoir leurs droits dans leur lieu de résidence habituelle (Suisse).
7.6. Transferts de données depuis le Royaume-Uni . Dans la mesure où l'autorité de contrôle britannique (le Commissaire à l'information) considère que les clauses contractuelles types offrent des garanties appropriées pour le transfert de Données Personnelles vers un pays tiers ou une organisation internationale, conformément à l'article 46 du RGPD britannique, et concernant les transferts de données des responsables du traitement vers les Sous-traitants et/ou des Sous-traitants vers les Sous-traitants, les modifications suivantes s'appliquent aux transferts depuis le Royaume-Uni :
7.6.1. Les détails du ou des transferts et en particulier les catégories d'Informations Personnelles transférées et la ou les finalités pour lesquelles elles sont transférées sont ceux spécifiés à l'annexe I, section B, lorsque les lois britanniques sur la protection des données s'appliquent au traitement des données par l'exportateur lors de ce transfert.
7.6.2. Les références au « Règlement (UE) 2016/679 » ou à « ce Règlement » sont remplacées par « Lois britanniques sur la protection des données » et les références à des articles spécifiques du « Règlement (UE) 2016/679 » sont remplacées par l'article ou la section équivalent(e) des lois britanniques sur la protection des données. En particulier :
7.6.2.1. Les références au règlement (UE) 2018/1725 sont supprimées ;
7.6.2.2. Les références à « Union », « UE » et « État membre de l'UE » sont toutes remplacées par « Royaume-Uni » ;
7.6.2.3. La clause 13(a) n'est pas utilisée et l'« autorité de contrôle compétente » est le Commissaire à l'information ;
7.6.2.4. La clause 17 est remplacée par « Les présentes CCT sont régies par le droit anglais et gallois » ;
7.6.2.5. La clause 18 est remplacée par « Tout litige découlant des présentes CCT sera tranché par les tribunaux anglais et gallois. Une personne concernée peut également intenter une action en justice contre l'exportateur et/ou l'importateur de données devant les tribunaux de tout pays du Royaume-Uni. Les Parties conviennent de se soumettre à la juridiction de ces tribunaux. » ; et
7.6.2.6. Les notes de bas de page des CCT ne s'appliquent pas aux transferts vers le Royaume-Uni.
7.6.2.7. La Société sera un Sous-traitant de Données Personnelles ;
7.6.2.8. Le Client sera Responsable du traitement des Données Personnelles ;
7.6.2.9. Le module 2 (du Responsable du traitement au Sous-traitant) s'applique ;
7.6.2. 10. La clause 7 (clause d'arrimage) s'applique ;
7.6.2.11. Les Parties choisissent l'option 2 de la clause 9.
7.6.2.12. L'option de la clause 11(a) (Recours) modèle 2 s'applique ;
7.6.2.13 . Les Parties choisissent l'option 1 de la clause 17, le droit anglais et gallois s'applique ; et
7.6.2.14 . Aux fins de l'addendum britannique, les annexes I et II suffisent et satisfont aux exigences requises par la législation britannique sur la protection des données.
7.7. Transfert de données depuis l'EEE, le Royaume-Uni ou la Suisse vers les États-Unis. Le transfert de données depuis l'EEE, le Royaume-Uni ou la Suisse peut être considéré comme adéquat s'il est effectué conformément au Cadre de protection des données UE-États-Unis ou Suisse-États-Unis. Ces cadres entre le Département du Commerce des États-Unis, la Commission européenne, le gouvernement britannique et l'administration fédérale suisse s'appliquent uniquement aux entités commerciales inscrites au Programme-cadre de protection des données du Département du Commerce des États-Unis, afin de permettre le transfert de Données Personnelles depuis l'Union européenne conformément à la décision d'adéquation de la Commission européenne.
7.8. Transfert de données depuis la province canadienne du Québec. Lorsque le transfert de Données Personnelles concernant un résident de la province canadienne du Québec est soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi sur le secteur privé »), la Société effectue une analyse d'impact du transfert conformément à la Loi sur le secteur privé afin de déterminer que ce transfert à son Sous-traitant ultérieur bénéficiera de niveaux de protection adéquats, proportionnels à la nature et au volume des Données Personnelles, y compris, mais sans s'y limiter, aux normes et attentes énoncées dans le présent Contrat.
8. SUPPRESSION OU RESTITUTION DES DONNÉES PERSONNELLES
8.1. À l'expiration ou à la résiliation anticipée du Contrat, et à la demande du Client, la Société supprimera ou restituera, au choix du Client, toutes les Données personnelles en possession ou sous le contrôle de la Société et des Sous-traitants de la Société, à moins que la conservation continue de ces Données personnelles ne soit requise par la loi applicable.
8.2. Sans limiter la généralité de ce qui précède, et sur demande écrite, la Société et ses Sous-traitants doivent, dans les trente (30) jours suivant une demande écrite du Client, ou à la suite d’une suspension du transfert des Données Personnelles, fournir une copie des Données Personnelles dans un format portable et facilement utilisable.
9. DEMANDES D'INFORMATIONS
9.1. Conformément au Contrat, la Société s'engage à coopérer raisonnablement avec les Clients Corporatifs afin de leur fournir les informations raisonnablement nécessaires pour leur permettre de démontrer leur conformité aux obligations énoncées dans le présent ATD, et à permettre et contribuer aux audits, y compris les inspections, menés par le Client Corporatif ou un évaluateur tiers indépendant qualifié, acceptable par la Société et tenu par des obligations de confidentialité satisfaisantes pour la Société, dans la mesure où ces informations sont sous le contrôle de la Société et que la loi applicable, un devoir de confidentialité, un privilège ou une protection juridique, ou toute autre obligation envers un tiers, ne l'empêchent pas de les divulguer. Les audits et inspections seront sujet à un préavis écrit de 30 jours, effectués aux frais du Client et au maximum une fois tous les douze (12) mois, pendant la durée du Contrat, pendant les heures ouvrables habituelles.
9.2. La Société s'engage, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont elle dispose, à aider raisonnablement les Clients Corporatifs à respecter ses obligations décrites par la Législation applicable en matière de protection des données afin de préserver la sécurité des Données Personnelles en maintenant des normes de sécurité raisonnables telles que définies dans le présent ATD ; à aider raisonnablement les Clients Corporatifs à notifier l'autorité de régulation ou de surveillance compétente, y compris le Information Commissioner’s Office (« ICO »), des violations de Données Personnelles ; à aider raisonnablement à notifier les Personnes Concernées des violations de Données Personnelles ; à aider raisonnablement les Clients Corporatifs à réaliser des analyses d'impact sur la protection des données (AIPD) lorsque cela est nécessaire, et, aux frais du Client Corporatif, à consulter raisonnablement l'ICO lorsqu'une AIPD indique qu'il existe un risque élevé qui ne peut être atténué.
10. CESSION ET SUCCESSEURS
Le Client ne peut céder aucun de ses droits ou obligations au titre du présent ATD sans le consentement écrit préalable de la Société, lequel ne pourra être refusé sans motif valable. Sous réserve de ce qui précède, les droits et obligations découlant du présent Contrat sont garantis au Client et à ses cessionnaires, bénéficiaires et successeurs autorisés et les lient. Toute tentative de cession en violation de la présente clause est nulle. Nonobstant ce qui précède, la Société a le droit de céder tout droit ou obligation au titre du présent ATD.
11. AVIS DE L'ENTREPRISE COORDONNÉES
11.1. Les notifications relatives aux Incidents de sécurité des données doivent être envoyées aux personnes suivantes :
À : Security@certn.co
CC : Privacy@certn.co and Legal@certn.co
11.2. Les avis relatifs aux Demandes d'exercice des droits des personnes concernées et aux mises à jour des Sous-traitants doivent être envoyés aux adresses suivantes :
À : Privacy@certn.co
11.3. Avis relatifs aux demandes de divulgation d'organismes gouvernementaux ou de réglementation :
À : Legal@certn.co
CC : Privacy@certn.co
11.4. Toutes les autres notifications relatives au présent ATD doivent être adressées à l'adresse suivante :
CC: Legal@certn.co
ANNEXE I
Section A : Liste des Parties
L'exportateur de données | L'exportateur de données est identifié comme le Client ou le « Responsable du traitement » dans le ATD. |
L'importateur de données | L'importateur de données est Certn, un fournisseur de services de vérification des données et de vérification des antécédents. |
Section B : Description du traitement et du transfert
1. Catégories de personnes concernées dont les Données Personnelles sont transférées
Les personnes et les candidats soumis aux Services de vérification des antécédents à des fins d'emploi, de location ou à toute autre fin légale et autorisée selon les instructions du Responsable du traitement.
2. Catégories de Données Personnelles transférées
Coordonnées d'affaires : A la signification qui lui est donnée à la section 1.2 de la DPA.
Données personnelles de la personne concernée : Les Données Personnelles exactes de la personne concernée varieront en fonction du service de vérification des antécédents demandé, mais peuvent inclure les éléments suivants, selon les besoins : adresses e-mail, noms, coordonnées, intitulés de poste, adresse résidentielle ou professionnelle ; photographie ; numéros d'identification personnels ; titre et qualifications académiques ; parcours professionnel ; permis de conduire ; registres de présence ; intitulé de poste ; sexe ; numéro de téléphone professionnel (y compris le numéro de téléphone portable) et numéro de fax ; adresse e-mail personnelle ; numéro de téléphone personnel (y compris le numéro de téléphone portable) ; score ou limite de crédit, score de risque, d'échec et de délinquance ; informations de paiement ; antécédents criminels ; dossiers de réclamations et de jugements associés ; dossiers publics tels que mandats d'administrateur, insolvabilités, faillites, situation financière, adresse IP ; données de cookie ; identifiants de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe) ; données de trafic ; images et sons ; données biométriques.
3 . Données sensibles transférées (le cas échéant) et restrictions ou garanties appliquées qui prennent pleinement en compte la nature des données et les risques encourus, comme une limitation stricte de la finalité, des restrictions d'accès (y compris l'accès uniquement pour le personnel ayant suivi une formation spécialisée), la conservation d'un enregistrement de l'accès aux données, des restrictions pour les transferts ultérieurs ou des mesures de sécurité supplémentaires.
Le contenu des Données Personnelles est varié et sous le contrôle de l'Exportateur de Données, mais peut, selon les Services concernés, inclure des données sensibles telles que définies par la Législation sur la Protection des Données applicable. Les Données Personnelles Sensibles seront protégées conformément aux mesures énoncées dans l’ATD.
4. Fréquence des Transferts
Les Transferts seront traités de manière ponctuelle et pour la durée nécessaire à l'exécution des Services ; à toute autre finalité stipulée dans le Contrat ; et dans le respect des lois et réglementations applicables.
5. Nature du Traitement
La nature et la finalité du traitement désignent toute opération telle que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, le stockage, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, la restriction, l'effacement ou la destruction de données (que ce soit par des moyens automatisés ou non ).
6. Finalité(s) du Transfert de Données et Traitement ultérieur
Fournir les Services au Client tel qu’indiqué dans le Contrat ; exécuter le Contrat, le présent ATD et/ou d'autres contrats exécutés par les Parties ; fournir un support et une maintenance technique, si convenu dans le Contrat ; prévenir, atténuer et enquêter sur les risques d'Incidents de sécurité des données, de fraude, d'erreur ou de toute activité illégale ou interdite ; se conformer aux lois et réglementations applicables ; toutes les tâches liées à l'un des éléments ci-dessus.
7. La durée de conservation des Données Personnelles ou, si cela n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée
Les Parties conviennent d'effacer les Données Personnelles de tout ordinateur, périphérique de stockage et support de stockage dès que possible après qu'il ne soit plus nécessaire pour elles de les conserver en vertu de la législation applicable en matière de protection des données ou conformément au Contrat. Nonobstant ce qui précède, sauf accord contraire entre les Parties ou exigence contraire de la législation applicable en matière de protection des données, les Parties conviennent que les dossiers des Clients seront conservés par la Société conformément à sa Politique de Conservation, susceptible d'être mise à jour.
Les Données Personnelles collectées et traitées dans le cadre d’une vérification de type « Disclosure and Barring Service (« DBS ») sont conservées pour une période minimale de deux (2) ans en conformément aux lignes directrices applicables.
8. Pour les transferts à des Sous-traitants, veuillez également préciser l'objet, la nature et la durée du traitement.
Tous les Sous-traitants autorisés sont tenus de mettre en œuvre et de maintenir des mesures, responsabilités et obligations techniques et organisationnelles identiques ou sensiblement similaires à celles exigées du fournisseur en vertu du présent ATD.
Section C : Autorité de contrôle compétente
1. Lorsque l'exportateur de données est établi dans un État membre de l'UE : L'autorité de contrôle chargée de veiller au respect par l'exportateur de données du règlement (UE) 2016/679 en ce qui concerne le transfert de données agit en tant qu'autorité de contrôle compétente.
2. Lorsque l'exportateur de données n'est pas établi dans un État membre de l'UE mais relève du champ d'application territorial du règlement (UE) 2016/679 conformément à son article 3, paragraphe 2, et a désigné un représentant conformément à l'article 27, paragraphe 1, du règlement (UE) 2016/679 : L’autorité de contrôle de l'État membre dans lequel le représentant au sens de l'article 27, paragraphe 1, du règlement (UE) 2016/679 est établi agit en tant qu'autorité de contrôle compétente.
3. Lorsque l'exportateur de données n'est pas établi dans un État membre de l'UE mais relève du champ d'application territorial du règlement (UE) 2016/679 conformément à son article 3(2) sans toutefois avoir à désigner un représentant conformément à l'article 27(2) du règlement (UE) 2016/679 : la Commission de protection des données (DPC) – 21 Fitzwilliam Square, South Dublin 2, D02 RD28 Irlande agira en tant qu'autorité de contrôle compétente.
4. Lorsque l'exportateur de données est établi au Royaume-Uni ou relève du champ d'application territorial des lois et règlements britanniques sur la protection des données, le Bureau du Commissaire à l'information agira en tant qu'autorité de contrôle compétente.
5. Lorsque l'exportateur de données est établi en Suisse ou relève du champ d'application territorial des lois et règlements suisses sur la protection des données, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence de la Suisse agira en tant qu'autorité de contrôle compétente dans la mesure où le transfert de données concerné est régi par les lois et règlements suisses sur la protection des données.
6. Lorsque l'exportateur de données est établi dans la province canadienne du Québec ou relève du champ d'application territorial des lois québécoises sur la protection des données, la Commission d'accès à l'information du Québec agira en tant qu'autorité de contrôle compétente.
ANNEXE II
Vous trouverez ci-dessous les mesures techniques, physiques et administratives utilisées par la Société pour assurer la sécurité des Données Personnelles.
1. Programme. La Société maintient un programme écrit de sécurité de l'information (« Programme de sécurité de l'information »), qui contient des mesures de protection administratives, techniques et organisationnelles raisonnablement appropriées et conformes à la présente Annexe II. La Société organise des formations internes en matière de sécurité pendant la phase d'intégration et chaque année par la suite.
2. Certifications de sécurité. La Société maintient en permanence les certifications ISO 27001, SOC2 et SOC3. Le rapport de conformité ISO 27001 et SOC2 est disponible sur demande. Le rapport de conformité SOC 3 est accessible au public. Visitez le Centre de documentation de la Société pour plus d'informations (https://trust.certn.co/).
3. Contrôles d’accès. Un système de contrôle d'accès applicable à tous les utilisateurs accédant au système informatique a été mis en œuvre. Le système permet à la Société de créer, d'approuver, de réviser et de supprimer des comptes d'utilisateurs.
a. La Société met en œuvre une authentification multi facteur pour tous les comptes ayant accès aux Données Personnelles. Lorsque les mécanismes d'authentification reposent sur des mots de passe, le Sous-traitant exige que le mot de passe comporte au moins huit caractères et soit conforme à des paramètres de contrôle très stricts, notamment en termes de longueur, de complexité des caractères et de non-répétabilité.
b. Autorisations basées sur les rôles, conformément à une politique de contrôle des autorisations établie. Lors de l'octroi d'accès ou de l'attribution de rôles d'utilisateur, le principe du « besoin de savoir » est respecté afin de limiter l'accès aux Informations Personnelles à ceux qui en ont besoin pour atteindre les finalités de traitement du Sous-traitant.
c. La Société maintient une politique de gestion des actifs qui définit les normes de configuration et toutes les variables applicables. Une politique de contrôle d'accès aux systèmes a été définie, documentée et mise en œuvre pour permettre l'évaluation des contrôles et de l'accès aux actifs de l'entreprise.
4. Gestion des comptes. La Société gère la création, l'utilisation et la suppression de tous les identifiants de compte utilisés pour accéder à son infrastructure clé, notamment en exigeant une authentification multifacteur dans tous les systèmes critiques. Les Informations Personnelles traitées sont limitées aux identifiants strictement nécessaires définis par les sources de données avec lesquelles nous opérons. Afin de garantir l'exactitude, la pertinence, l'exhaustivité et la mise à jour des Informations Personnelles, l'entreprise procède à des vérifications des données en temps réel, avec le consentement de la personne concernée et uniquement dans les limites de la finalité autorisée définie. Toute donnée potentiellement incomplète est reconfirmée auprès de la personne concernée et/ou de la source de données concernée.
5. Gestion des vulnérabilités. La Société assure la gestion des vulnérabilités, l'évaluation des risques, la gestion des actifs, les systèmes de détection et de prévention des intrusions (IDS) et de prévention des intrusions (IPS), la gestion des correctifs, la surveillance des terminaux et la gestion des fournisseurs d'outils SIEM. Le SIEM collecte les événements et les politiques, et des alertes sont créées à des fins d'analyse et d'enquête. Protection et surveillance des terminaux, détection et prévention des intrusions avec surveillance et évaluation.
6. Segmentation de la sécurité. La Société surveillera, détectera et restreindra le flux d'informations sur une base multicouche à l'aide d'outils tels que des pares-feux, des proxys et des systèmes de détection d'intrusion basés sur le réseau.
7. Prévention des pertes de données. La Société utilise des mesures de prévention des pertes pour identifier, surveiller et protéger les Données personnelles en cours d'utilisation, en transit et au repos. Ces processus et outils de prévention des pertes de données comprendront : (a) des outils automatisés conçus pour identifier les tentatives d'exfiltration de données ; et (b) l'utilisation d'une sécurité basée sur des certificats de chiffrement. Les procédures de sauvegarde et de restauration des données sont définies et documentées dans les politiques de la Société, disponibles sur demande dans le Centre de gestion de la confidentialité de la Société (https://trust.certn.co/). L'exécution des sauvegardes est surveillée pour garantir leur exhaustivité. La Société stocke les données sur le cloud AWS, qui dispose de sauvegardes automatiques configurées et chiffrées. De plus, plusieurs zones sont disponibles à des fins de redondance et de récupération.
8. Chiffrement . La Société chiffrera, à l'aide d'outils de chiffrement standard, toutes les Données personnelles que le Fournisseur transmet sur les réseaux publics. La Société déploie le chiffrement des données au repos et en transit à l'aide du chiffrement AES 256 et ≥ TLS v1.2.
9. Pseudonymisation . La Société, lorsque cela est possible et compatible avec les Services, utilise des techniques de pseudonymisation pour protéger les Données Personnelles.
10. Garanties de développement de produits . La Société applique une approche de confidentialité et de sécurité dès la conception et fait l'objet d'audits réguliers et indépendants afin de maintenir les normes les plus strictes du secteur en matière de contrôles internes de sécurité, de disponibilité, d'intégrité du traitement et de confidentialité.
11. Garanties physiques. La Société maintient des contrôles d'accès physiques pour sécuriser ses locaux physiques où se trouve l'environnement informatique pertinent de l'entreprise utilisé pour traiter les Données Personnelles, y compris un système de contrôle d'accès permettant à l'entreprise de contrôler l'accès physique à chaque installation de l'entreprise. La Société maintient une politique de sécurité physique qui couvre les dispositions relatives à l'accès physique aux bureaux avec des porte-clés, des alarmes de sécurité, une surveillance de sécurité et un accès limité aux visiteurs. Le périmètre physique de l'infrastructure du système informatique est inaccessible au personnel non autorisé. Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place pour protéger les zones de sécurité et leurs points d'accès contre l'entrée de personnes non autorisées. La Société stocke ses données sur le cloud AWS conformément aux meilleures pratiques et exigences. Les données sont segmentées, chiffrées et sauvegardées, avec une disponibilité multizone.
12. Garanties administratives. Avant de donner accès aux Données Personnelles du Client à l'un de ses employés, la Société prendra des mesures commercialement raisonnables pour : (a) vérifier la fiabilité de ce personnel ; et (b) dispenser une formation appropriée en matière de sécurité à ce personnel. La Société a établi une politique de conservation des données qui définit différents calendriers de purge pour chaque catégorie de données.
Conditions de Service
Version 2.5
Effective March 12th 2026
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Les présentes conditions de service (les « Conditions ») énoncent les dispositions générales qui régissent votre accès et votre utilisation de la plateforme et les portails de vérification des antécédents proposés par Certn (la « Plateforme ») et constituent une entente entre Certn et vous ou l’entité que vous êtes autorisé à représenter (« vous », « votre » ou « vos »). Les Conditions entrent en vigueur lorsque vous signez un bon de commande, le cas échéant (le « Bon de commande »), cliquez sur le bouton « Continue » (Continuer) ou cochez la case figurant dans ces conditions ou, dès lors que vous utilisez l’une des offres de services de Certn si vous effectuez cette démarche plus tôt (la « Date d’entrée en vigueur »). Vous déclarez à Certn que vous êtes légalement en mesure d’accepter les Conditions.
Si vous acceptez les Conditions et créez un Compte au nom d’une entité, telle que la société pour laquelle vous travaillez, vous déclarez à Certn que vous avez l’autorité légale de lier ladite entité. Si vous n’avez pas cette autorité ou si vous n’acceptez pas les Conditions, vous ne devez pas cliquer sur « Continue » (Continuer) et vous ne pouvez pas utiliser les offres de services de Certn. Si vous acceptez les Conditions et créez un Compte pour un Utilisateur final, vous déclarez à Certn, en votre qualité d’Utilisateur initial, que vous avez l’autorité légale de lier l’Utilisateur final. L’Utilisateur final sera responsable des actions de l’Utilisateur initial et de tout Utilisateur supplémentaire. Pour éviter toute ambiguïté, il est précisé que, si l’Utilisateur final a conclu un Bon de commande ou un contrat-cadre de services distinct avec Certn (un « CCS »), les présentes Conditions seront subordonnées à toute disposition convenue dans ledit document.
Certn peut réviser les Conditions à tout moment, sans préavis. Les Conditions révisées entreront en vigueur lorsqu’elles seront publiées sur le site Web applicable appartenant à Certn, y compris certn.co (le ou les « Site(s) Web »). Nonobstant ce qui précède, Certn vous avertira de toute révision qui pourrait avoir une incidence sur votre utilisation du Site Web et/ou des Services ou la restreindre.
- DÉFINITIONS.
- « Compte » désigne le compte de l’Utilisateur final ouvert auprès de Certn et associé à l’adresse courriel de l’Utilisateur initial et à l’adresse courriel de tout éventuel Utilisateur supplémentaire, sous réserve de sa validation par Certn.
- « Utilisateur supplémentaire » désigne toute société affiliée ou filiale de l’Utilisateur initial ou de l’Utilisateur final dont Certn a validé et approuvé par écrit la capacité à accéder à la Plateforme conformément aux Conditions.
- « API » désigne la ou les interfaces de programmation de l’application, dont (i) le flux d’invitation; ou (ii) le flux d’écran dynamique servant à donner accès à la Plateforme.
- « Certn » désigne Certn Holdings Inc. et ses filiales et sociétés affiliées, notamment, mais sans s'y limiter: Certn (Canada) Inc., Certn (USA) Inc., Certn (UK) Ltd. et InterCheck Global Pty Ltd.
- « Formulaires de Certn » désigne les formulaires standard de consentement, de divulgation, d’autorisation, de décision défavorable et de notification que Certn peut vous transmettre à votre demande pour que vous puissiez le consulter.
- « Consommateur » désigne tout candidat individuel qui est soumis aux Services dans le cadre de sa demande d’emploi ou d’engagement en tant que prestataire indépendant par vous, ou à tout autre Objectif autorisé par Certn pendant le processus d’accréditation.
- « Agence d’évaluation du crédit » désigne, selon le cas, TransUnion International UK Ltd., Equifax Canada Co, Equifax Information Services LLC ou Equifax Workforce Solutions LLC, prestataire de services de vérification d’Equifax, ou tout autre bureau de crédit approuvé.
- « Objectifs professionnels » désigne l’Objectif autorisé spécifique à un Rapport concernant l’évaluation des personnes en matière d’emploi, de promotion, de réaffectation ou de rétention en tant qu’employé ou prestataire indépendant.
- « Utilisateur final » désigne l’entité professionnelle qui utilise le Rapport conformément à la législation relative aux renseignements sur les consommateurs, dont la Fair Credit Reporting Act, ses articles 15 U.S.C. § 1681 et suivants (« FCRA »).
- « Utilisateur initial » désigne le représentant initial de l’Utilisateur final qui est pleinement habilité en tant qu’entreprise à lier l’Utilisateur final d’un compte.
- « Objectif autorisé » désigne (i) les Objectifs professionnels, si le Consommateur a donné son autorisation écrite préalable; (ii) toute autre fin autorisée en vertu de la loi (dont l’article 8 de la Loi sur les renseignements concernant le consommateur [Ontario] et l’article 604[a] de la FCRA, le cas échéant); ou (iii) conformément au RGPD, tout objectif pour lequel l’Utilisateur final a précisé le fondement légal du traitement des données personnelles (si l’Utilisateur final est le responsable du traitement) ou a obtenu confirmation par le responsable du traitement que le fondement légal a été précisé (si l’Utilisateur final demande les services au nom du responsable du traitement), selon le cas, en fonction de ce que l’Utilisateur final déclare avant la commande.
- « Rapport » désigne un rapport sur le consommateur ou un autre produit de sélection applicable offert sur la Plateforme, dont les rapports contenant des renseignements sur la solvabilité et les Rapports d’enquête sur le consommateur (le cas échéant), comme défini à la Section 603[d] de la FCRA.
- « Services » désigne les services de vérification et de vérification des antécédents, dont la transmission et la gestion des Rapports et de la documentation connexe, et la communication de renseignements sur l’état d’avancement de la collecte de ces renseignements.
- « Utilisateur » renvoie à vous, à l’Utilisateur initial, à l’Utilisateur final et aux Utilisateurs supplémentaires, selon le cas.
- SERVICES.
- Les Services sont fournis conformément aux descriptions mentionnées sur la Plateforme, les documents API ou le Bon de commande, selon le cas. Il vous incombe de lire attentivement la description des Services avant de commander un Rapport.
- Vous acceptez d’utiliser les Rapports et la Plateforme conformément aux lois, règles et réglementations en vigueur, qu’elles soient fédérales, provinciales, d’État, locales ou internationales, et notamment la législation sur les rapports de consommation et la protection des données. (« Lois »).
- CONDITIONS INTERNATIONALES DE TRAITEMENT DES DONNÉES.
Les parties conviennent de respecter les conditions énoncées dans l’Addenda sur le traitement des données (l’« ATD ») et toute législation applicable en matière de protection des données en ce qui concerne le traitement des Renseignements personnels (au sens de l’ATD), dont l’ensemble des renseignements, données et autres contenus, quelle qu’en soit la forme, transmis, saisis ou téléchargés sur la Plateforme dans le cadre des Services. - CERTIFICATIONS.
- En acceptant les Conditions et/ou en créant un Compte, et chaque fois que vous demandez un Rapport ou y accédez, vous certifiez, en votre qualité d’Utilisateur final ou d’Utilisateur agissant en tant que mandataire de l’Utilisateur final, que vous avez une connaissance directe des faits, et vous attestez et convenez que :
- vous aurez un besoin légitime et un Objectif autorisé pour commander ledit Rapport et utiliser les Services;
- si le Rapport concerne un résident des États-Unis, votre objectif sera conforme à l’article 604(a) de la FCRA et à toute autre réglementation d’État comparable en matière d’objectif spécifique;
- si les Services sont soumis à l’application du RGPD du R.-U. ou du RGPD de l’UE ou que le Rapport concerne des personnes résidant au Royaume-Uni ou dans l’Union européenne, vous aurez un fondement légal explicite correspondant à l’Objectif autorisé permettant le traitement légal des Renseignements personnels, conformément aux Lois sur la protection des données applicable;
- vous ne demanderez et n’utiliserez les Rapports qu’au titre des Objectifs autorisés;
- vous agirez conformément à toute autre réglementation provinciale, d’État ou locale lorsque vous demanderez, recevrez et utiliserez les Rapports (dont les renseignements en matière de crédit ou les antécédents criminels, le cas échéant); et
- le Consommateur peut avoir le droit, en vertu des règlements applicables, d’obtenir une copie de son Rapport; par conséquent, si la demande vous est faite directement, vous acceptez de fournir une copie du Rapport au Consommateur ou de demander immédiatement à Certn de fournir une copie du Rapport au Consommateur en votre nom.
- Si vous demandez des Rapports aux États-Unis ou si le Consommateur est un résident des États-Unis :
- vous accusez réception des avis légaux suivants et certifiez que vous les avez lus et parfaitement compris :
- ii. Si vous utilisez notre plateforme Core du Royaume Unis, une API à écran dynamique et si Certn ne recueille pas le consentement des Consommateurs ou ne fournit pas de déclaration aux Consommateurs en votre nom, vous certifiez qu’avant qu’un quelconque Rapport ne soit commandé : (i) une déclaration claire et bien visible sera transmise par écrit au Consommateur dans un document qui satisfait à toutes les exigences de la FCRA ainsi qu’à toute Loi d’État ou locale applicable, (ii) le Consommateur aura autorisé par écrit la transmission du Rapport par l’Utilisateur final conformément aux Lois sur la protection des renseignements personnels et des données applicables ainsi qu’aux lois relatives aux rapports de crédit; et (iii) vous divulguerez clairement et précisément au Consommateur le fait qu’un Rapport d’enquête sur le Consommateur peut inclure des renseignements sur le caractère du Consommateur, sur sa réputation générale, sur ses caractéristiques personnelles et/ou sur son mode de vie, lorsqu’applicable.
- Avant de prendre une quelconque décision défavorable fondée en tout ou en partie sur un Rapport, vous devrez respecter certaines obligations et, si Certn permet à l’Utilisateur final d’accéder à un outil de décision défavorable, l’Utilisateur final devra confirmer qu’il a étudié et utilisé les actions/lettres défavorables en fonction de la résidence et du lieu de travail du Consommateur conformément aux règles régissant les décisions défavorables, et vous acceptez également ce qui suit :
- avant d’émettre des lettres indiquant une décision défavorable ou préalables à une décision défavorable, l’Utilisateur final devra demander l’avis d’un conseiller juridique indépendant pour garantir leur conformité avec les Lois et règlements applicables. Certn décline expressément toute responsabilité eu égard aux démarches que vous effectuerez en vous fondant sur les renseignements figurant dans cette section.
- L’Utilisateur final ne lancera aucun processus d’avis de décision défavorable ou préalable à une décision défavorable avant que : (i) Certn ait accompli l’ensemble des étapes de la recherche relativement au Rapport et/ou au Rapport d’enquête sur le Consommateur, (ii) Certn ait remis son Rapport complet et/ou Rapport d’enquête sur le Consommateur complet à l’Utilisateur final, et (iii) l’Utilisateur final ait étudié le contenu du Rapport et/ou du Rapport d’enquête sur le Consommateur.
- Si vous utilisez un Rapport relativement à des Objectifs professionnels, avant de prendre toute décision défavorable fondée en tout ou en partie sur le Rapport, vous devrez au moins fournir au Consommateur : (a) un avis ou une lettre préalable à une décision défavorable indiquant que l’Utilisateur final envisage de prendre une décision défavorable; (b) une copie du Rapport complet incluant les coordonnées de Certn; (c) une copie de l’avis intitulé « Résumé de vos droits en vertu du Fair Credit Reporting Act » et de tout résumé des droits accordés par l’État qui sont applicables; et (d) donner au Consommateur la possibilité raisonnable de corriger tout renseignement erroné figurant dans le Rapport.
- Si vous prenez par la suite une décision défavorable en ce qui concerne un emploi, si le Consommateur se voit refuser une location ou si une autre décision défavorable est prise en lien avec un autre Objectif autorisé énoncé à l’article 604(a) de la FCRA, vous devrez donner un avis final de décision défavorable au Consommateur faisant l’objet du Rapport conformément au FCRA et à toute loi d’État applicable.
- Vous reconnaissez qu’avant de prendre des décisions défavorables fondées sur un casier judiciaire, le Conseil sur les antécédents criminels de l’EEOC recommande que vous effectuiez une évaluation personnalisée et/ou preniez en compte d’autres critères.
- Si vous prenez des décisions défavorables en Californie, vous devrez vous conformer aux articles 1785.20 et 1786.40 du Code civil de Californie et transmettre au Consommateur un avis écrit précisant ses droits en vertu de l’ICRA et du CCRAA, définis ci-dessous.
- Vous comprenez et certifiez que l’Utilisateur final (ou vous-même en votre qualité de mandataire de l’Utilisateur final) est tenu de se conformer aux exigences, restrictions et lois réglementaires fédérales, provinciales, d’État et/ou locales, et notamment à la législation sur la protection des données, à la FCRA, aux évaluations individualisées prescrites par la Commission de l’égalité d’accès à l’emploi, aux lois locales Ban the Box, aux lois sur l’équité en matière d’emploi et d’embauche, aux lignes directrices HUD et aux lois sur l’équité en matière de logement.
- Autres certifications. Vous acceptez ce qui suit :
- de ne pas utiliser ou tenter d’utiliser la Plateforme à des fins non autorisées ou au profit d’un tiers non autorisé;
- d’utiliser chaque Rapport une seule fois et dans un délai raisonnable;
- de respecter la stricte confidentialité des Rapports et ne pas les divulguer d’une manière incompatible avec les Lois applicables en matière de protection des données;
- si Certn ne recueille pas de consentements ou d’autorisations et ne fait pas de déclarations au nom de l’Utilisateur final, que l’Utilisateur final doive recueillir et conserver des copies de toutes les autorisations et déclarations écrites pendant une période de trois (3) ans et tenir ces documents à la disposition de Certn;
- que Certn puisse examiner les registres de l’Utilisateur final lorsque cela est légitimement requis pour démontrer son respect des Conditions, à tout moment moyennant un préavis raisonnable pendant la Durée de validité et pendant trois (3) ans après son expiration.
- En acceptant les Conditions et/ou en créant un Compte, et chaque fois que vous demandez un Rapport ou y accédez, vous certifiez, en votre qualité d’Utilisateur final ou d’Utilisateur agissant en tant que mandataire de l’Utilisateur final, que vous avez une connaissance directe des faits, et vous attestez et convenez que :
- EXIGENCES SPÉCIFIQUES À UN PAYS/UNE RÉGION.
- États-Unis (fédéral) : VOUS RECONNAISSEZ QUE LA FCRA PRÉVOIT QUE TOUTE PERSONNE QUI OBTIENT SCIEMMENT ET VOLONTAIREMENT DES RENSEIGNEMENTS SUR UN CONSOMMATEUR AUPRÈS D’UNE AGENCE DE RENSEIGNEMENTS SUR LE CONSOMMATEUR SOUS UN PRÉTEXTE FALLACIEUX SERA CONDAMNÉE À UNE AMENDE EN VERTU DU TITRE 18 DU CODE DES ÉTATS-UNIS ET/OU À UNE PEINE D’EMPRISONNEMENT DE DEUX ANS MAXIMUM.
- Californie : Vous confirmez avoir lu et compris vos obligations en vertu de la Loi sur les agences d’évaluation du crédit à la consommation (Investigative Consumer Reporting Agencies Act ou « ICRAA »), des articles 1786 et suivants du Code civil de Californie, de la Loi sur les agences d’évaluation du crédit à la consommation (Consumer Credit Reporting Agencies Act ou « CCRAA ») et des articles 1785.1 et suivants du Code civil de Californie lorsque vous commandez un Rapport en Californie. En outre, le cas échéant, vous demanderez et utiliserez les Rapports uniquement aux objectifs autorisés énoncés dans les articles 1785.11 et 1786.12 du Code civil de Californie.
- Vermont : Vous confirmez que vous avez lu et compris les restrictions en matière de rapport sur les consommateurs énoncées à l’Article 2480e lorsque vous commandez des Rapports au Vermont.
- New York (État de New York) : En votre qualité d’Utilisateur final ou de mandataire agissant au nom de l’Utilisateur final, vous devez vous conformer à toutes les exigences applicables en vertu de la Loi de New York sur les droits de la personne (« New York City Humans Rights Law » ou « NYCHRL »). Vous attestez de ce qui suit au titre du NYCHRL : (A) l’Utilisateur final ne saurait obtenir ou évaluer des renseignements sur les antécédents criminels d’un candidat ou d’un employé avant qu’une offre d’emploi conditionnelle, une promotion ou une mutation lui ait été proposée; (B) l’Utilisateur final ne saurait se renseigner sur des antécédents criminels que le NYCHRL interdit de consulter ni en tenir compte; (C) l’Utilisateur final doit s’engager dans tout processus d’évaluation individualisé requis avant de prendre des décisions défavorables envers un Consommateur; et (D) l’Utilisateur final doit suivre toutes les procédures préalables et postérieures aux décisions défavorables requises par la Loi, et il doit notamment s’assurer que toutes les communications préalables et postérieures aux décisions défavorables comprennent tous les renseignements requis par la loi et sont transmises en temps opportun. Nonobstant toute limitation de responsabilité prévue par les Conditions, l’Utilisateur final garantira Certn, ses sociétés affiliées et ses filiales, ainsi que leurs dirigeants, administrateurs, employés, mandataires et assureurs respectifs, contre tous les dommages, pénalités, pertes, responsabilités, jugements, règlements, sentences, coûts et dépenses (ce qui inclut les honoraires et dépenses raisonnables d’avocat) découlant de ou relatifs à des réclamations, allégations, demandes, causes d’action, procès, procédures ou autres actions de tiers, que ce soit en droit ou en equité, qui seraient liés de quelque manière que ce soit au non-respect du NYCHRL par l’Utilisateur final.
- EXIGENCES SPÉCIFIQUES AU SERVICE.
- Registres d’immatriculation des véhicules des É.-U. : Si vous demandez une vérification des registres d’immatriculation des véhicules et/ou des dossiers de conduite, vous vous engagez à le faire dans le strict respect de la Loi américaine sur la protection de la vie privée des conducteurs (US Driver’s Privacy Protection Act ou « DPPA », articles 18 U.S.C. § 2721 et suivants) et de toute loi d’État applicable; vous vous engagez notamment à n’utiliser ces renseignements que dans le cours normal de vos activités professionnelles (i) pour obtenir des renseignements légaux concernant le titulaire d’un permis de conduire commercial, ou (ii) pour vérifier les renseignements fournis par le Consommateur.
- Trace des numéros de sécurité sociale américains : Si les Rapports comprennent la trace de numéros de sécurité sociale (une « Trace NSS »), vous vous engagez à ne pas utiliser les résultats de la Trace NSS de quelque manière que ce soit, directement ou indirectement, dans le cadre des Objectifs professionnels. Vous vous engagez par ailleurs à ne pas utiliser les renseignements figurant dans la Trace NSS d’une manière qui violerait les obligations de confidentialité, toute autre condition et disposition de la loi Gramm-Leach-Bliley (Gramm-Leach-Bliley Act – 15 U.S.C. 6801 et suivants.) ou du DPPA (18.U.S.C. Articles 2721 et suivants) ou une quelconque autre loi, règle ou réglementation d’État ou locale américaine similaire.
- Antécédents criminels aux États-Unis : Certn propose des recherches au niveau du palais de justice du comté, au niveau fédéral et au niveau des bases de données inter-États et nationales, que vous pouvez commander à votre discrétion. Vous reconnaissez que Certn ne sera pas responsable au titre des renseignements figurant dans les bases de données qui n’auront pas été explorées. Veuillez noter que Certn ne signalera que les affaires judiciaires en cours et les antécédents en matière de condamnation; Certn transmettra des renseignements en matière de condamnation sur au moins sept (7) ans lorsque cela est autorisé par une loi applicable en matière d’évaluation du crédit équitable, à moins que l’Utilisateur final ne donne des consignes supplémentaires dans un document distinct signé par l’Utilisateur final et le Consommateur. Il incombe uniquement a l'Utilisateur final de déterminer si les renseignements signalés peuvent être utilisés là où le Consommateur vit, travaille ou postule un emploi, selon le cas.
- Antécédents criminels au Royaume-Uni : Si vous demandez un extrait de casier judiciaire pour un Consommateur résidant au Royaume-Uni, vous acceptez de vous conformer rigoureusement aux articles des codes relatifs aux employeurs ou aux clients des organismes encadrant le service de divulgation et d’interdiction (Disclosure & Barring Service – « DBS »), de Disclosure Scotland (« DS ») et/ou d’AccessNI (« ANI »), ou aux procédures pertinentes (chacun de ces éléments constituant un « Code »), en particulier pour : (i) vous assurer que les Consommateurs connaissent et reçoivent une copie du Code applicable, au début du processus de recrutement; (ii) mettre en œuvre une politique écrite précisant le processus et les critères utilisés par l’Utilisateur final s’agissant de prendre des décisions en matière d’emploi, de recrutement et/ou d’embauche concernant les Consommateurs ayant des antécédents criminels; (iii) mentionner à Certn les personnes qui, au sein de votre organisation, ont le droit de recevoir les renseignements divulgués et aviser rapidement Certn de tout changement à cet égard; et (iv) à moins que la vérification des antécédents puisse être traitée par le biais d’une vérification d’identification numérique par Certn en votre nom et que vous l’ayez demandé, vous devrez respecter le processus de vérification de l’identité du Consommateur conformément aux directives pertinentes publiées par DBS, DS ou ANI, le cas échéant.
- Cifas au Royaume-Uni : Si vous demandez une vérification Cifas dans les bases de données Cifas (au sens du guide Cifas Insider Threat Database Handbook), vous : (i) garantissez à Certn que vous êtes membre de Cifas et que vous cesserez de demander ce type de vérification si, pour une raison quelconque, vous cessez d’être membre de Cifas; (ii) reconnaissez que Certn est spécialisé dans le domaine du contrôle (au sens du Cifas Insider Threat Database Handbook), que vous êtes un membre de Cifas déposant un dossier complet, et, qu’à ce titre, ce sera vous, et non Certn, qui devrez assumer la majorité des responsabilités, exigences et démarches énoncées dans le guide Cifas Insider Threat Database Handbook. (iii) vous indemnisez et acceptez de dégager Certn (et ses sociétés affiliées) de toute responsabilité eu égard à : (A) l’ensemble des réclamations, actions, dommages, dépenses et frais juridiques que Certn (ou ses Sociétés affiliées) pourrait subir ou engager en lien avec ou suite à votre non-respect des conditions de la présente section; (B) l’ensemble des demandes d’indemnisation et frais juridiques que Certn (ou ses Sociétés affiliées) pourrait subir ou engager à la suite de votre violation de l’une quelconque des dispositions de la Loi sur la protection des données ou de toutes les Lois en vigueur, reposant sur des allégations de dommages ou de préjudices moraux suite à votre utilisation du Cifas Insider Threat Database Handbook; (C) l’ensemble des réclamations, actions, dommages, pertes, dépenses et frais juridiques (sur la base d’une indemnisation complète) que Certn (ou ses sociétés affiliées) subirait ou engagerait en lien avec ou suite à toute réclamation selon laquelle vous avez enfreint le Cifas Insider Threat Database Handbook, (iv) cette clause d’indemnisation s’ajoute, sans la limiter, à toute autre clause d’indemnisation acceptée par vous en vertu du Cifas Insider Threat Database Handbook ou des Conditions sans aucunement en restreindre l’effet ou la force.
- Vérification d’identité numérique :
- Lorsque Vous faites appel à un fournisseur de services d'identité certifié (« IDSP ») pour effectuer des vérifications d'identité au moyen de la technologie de validation de documents d'identification (« IDVT ») dans le cadre de vérifications de casier judiciaire ou de vérifications du droit de travailler au Royaume-Uni, Certn sera responsable de l'exécution de la vérification d'identité. Si Vous effectuez la vérification d'identité de manière indépendante, Vous serez seul responsable du respect de toutes les exigences applicables, y compris le respect des normes de vérification d'identité établies par le DBS. Pour les vérifications du droit de travailler, Vous devez conserver une copie lisible du résultat de la vérification d'identité numérique pendant toute la durée de l'emploi et pendant deux (2) ans après la fin de celui-ci. Pour les vérifications du DBS, les données ne doivent être conservées que le temps nécessaire aux fins de la vérification, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données. Certn (A) vérifiera l'identité de chaque Consommateur au moyen du niveau de confiance applicable de l'IDVT (tel que défini par le guide du gouvernement du Royaume-Uni relatif à l'IDVT, tel que modifié de temps à autre), soit (1) le niveau de confiance moyen pour les vérifications du droit de travailler au Royaume-Uni et les vérifications DBS de base, et (2) le niveau de confiance élevé pour les vérifications DBS standard et renforcées; et (B) convient que la fourniture des services de vérification d'identité numérique sera subordonnée au statut de Certn et/ou de son sous-traitant en tant qu'IDSP certifié.
- Lorsque Vous bénéficiez des services de Certn en tant que fournisseur de services d'identité certifié au titre du cadre de confiance britannique pour l'identité et les attributs numériques (le « DIATF »), Vous reconnaissez et acceptez les obligations suivantes en matière de gestion de la fraude. Vous devez (A) notifier rapidement Certn à l'adresse security@certn.co dès que Vous avez connaissance, ou que Vous soupçonnez raisonnablement, de toute fraude, tentative de fraude ou utilisation abusive de l'identité d'un Consommateur en lien avec les Services, y compris (sans limitation) l'usurpation d'identité, la fraude à l'identité synthétique, la prise de contrôle de compte ou la fraude documentaire; (B) coopérer pleinement à toute enquête relative à une fraude initiée par Certn, notamment en fournissant à Certn les informations et documents pertinents raisonnablement demandés pour soutenir ladite enquête, sous réserve des Lois applicables en matière de protection des données; (C) mettre en œuvre et maintenir des processus internes proportionnés à Vos activités afin de détecter et de signaler toute suspicion de fraude à l'identité en lien avec les Services; (D) lorsque Certn Vous notifie un incident de fraude présumé ou une identité présentant un risque accru (y compris les identités vérifiées à un niveau de confiance inférieur, les identités récemment restaurées ou les identités associées à une activité frauduleuse récente), prendre les mesures supplémentaires que Certn peut raisonnablement prescrire pour gérer le risque, lesquelles peuvent inclure des mesures de vérification renforcées ou la suspension de la confiance accordée au résultat de vérification d'identité concerné; et (E) participer à un échange structuré d'informations avec Certn concernant les menaces de fraude détectées, dans chaque cas par l'intermédiaire de canaux sécurisés désignés par Certn, et conformément à toutes les Lois applicables. Par souci de clarté, Certn est responsable du maintien de ses systèmes de surveillance de la fraude et de la réalisation d'audits annuels de fraude conformément aux exigences du DIATF, et rien dans la présente section ne transfère ces obligations principales à Vous. Vos obligations au titre de la présente section se limitent au rôle de soutien décrit ci-dessus, et les limitations et les périmètres de responsabilité entre les parties énoncés aux articles 14, 15 et 16 des présentes Conditions s'appliquent à la présente section.
- Lorsque Vous bénéficiez des services de Certn en tant que fournisseur de services d'identité certifié au titre du DIATF, Vous reconnaissez et acceptez les obligations suivantes en matière de restauration d'identité et de recours. Vous devez (A) ne prendre aucune mesure susceptible d'entraver ou de retarder de manière déraisonnable la capacité d'un Consommateur à obtenir la restauration de son identité ou à exercer un recours auprès de Certn, y compris le droit du Consommateur de signaler un vol d'identité présumé et de demander la correction ou la restauration de ses informations d'identité; (B) lorsqu'un Consommateur Vous informe d'un vol d'identité présumé ou d'un résultat de vérification d'identité contesté en lien avec les Services, diriger rapidement ce Consommateur vers les canaux de soutien à la restauration d'identité publiés par Certn et, lorsque le Consommateur y consent, notifier directement Certn afin que Certn puisse lancer ses processus de restauration d'identité; (C) coopérer avec Certn pour soutenir la restauration d'identité des Consommateurs concernés, notamment en fournissant les documents pertinents ou les informations relatives aux transactions raisonnablement demandés par Certn pour enquêter sur l'incident et le résoudre, sous réserve des Lois applicables en matière de protection des données; et (D) lorsque Certn confirme qu'un vol d'identité a eu lieu en lien avec les Services et fournit des éléments de preuve au Consommateur concerné pour soutenir la restauration ultérieure de son identité, accorder une considération raisonnable à ces éléments de preuve dans toute décision relative à l'emploi, à l'engagement ou à toute autre décision concernant ce Consommateur. Certn est responsable de la publication de coordonnées accessibles pour le soutien à la restauration d'identité, du maintien de processus documentés de restauration d'identité (y compris le conseil aux Consommateurs concernés sur les mesures de protection, l'orientation vers Report Fraud et les services de soutien pertinents), et, lorsque Certn peut confirmer qu'un vol d'identité a eu lieu, de la fourniture au Consommateur d'éléments de preuve pour soutenir la restauration ultérieure de son identité. Rien dans la présente section ne crée d'obligation pour Certn de garantir le résultat de tout processus de restauration d'identité ni d'indemniser Vous ou le Consommateur pour les pertes résultant d'un vol d'identité par un tiers, et les limitations et les périmètres de responsabilité entre les parties énoncés aux articles 14, 15 et 16 des présentes Conditions s'appliquent à la présente section.
- Rapports de solvabilité et Renseignements sur la solvabilité : Si vous demandez des Renseignements sur la solvabilité, vous acceptez de vous conformer à toutes les exigences d’État, provinciales et fédérales en vigueur. Plus précisément, vous comprenez et acceptez que :
- Processus de validation : Avant toute commande de renseignements fournis par une Agence d’évaluation de crédit (« Renseignements sur la solvabilité ») auprès de Certn, l’Agence d’évaluation du crédit peut exiger que l’Utilisateur final satisfasse à une inspection virtuelle de ses locaux
- Autres certifications de solvabilité. Si des Renseignements sur la solvabilité sont demandés :
- Certn pourra, à la demande de l’Agence d’évaluation du crédit, vérifier périodiquement que l’Utilisateur final respecte les Conditions, en particulier en matière d’accès et de traitement des Renseignements sur la solvabilité. Tout manquement à coopérer pleinement et rapidement à une vérification légitime constituera un motif de suspension immédiate du service ou de résiliation des Conditions.
- L’Utilisateur final indemnisera et dégagera Certn et l’Agence d’évaluation du crédit de toute responsabilité, de quelque nature qu’elle soit, qui pourrait découler de ou se rapporter à (i) la résiliation de l’accès aux Renseignements sur la solvabilité suite à la découverte d’informations dans le cadre d’une inspection demandée par l’Agence d’évaluation du crédit; (ii) la diffusion ou la divulgation des Renseignements sur la solvabilité par l’Utilisateur final, ses employés ou mandataires, en violation des dispositions des Conditions ou des Lois applicables; ou (iii) l’inconduite volontaire de l’Utilisateur final, ou une fraude, une négligence grave ou une violation des Conditions perpétrée par l’Utilisateur final, nonobstant toute limitation de responsabilité énoncée ailleurs dans les Conditions.
- L’Utilisateur final sécurisera toutes les copies papier et électroniques des Renseignements sur la solvabilité dans ses bureaux et sur ses sites, le cas échéant, afin que les personnes non autorisées ne puissent pas y accéder facilement;
- L’Utilisateur final déchiquettera ou détruira toutes les copies papier des Renseignements sur la solvabilité et supprimera ou rendra illisibles les fichiers électroniques contenant des Renseignements sur la solvabilité lorsqu’ils ne seront plus nécessaires et si les lois le permettent;
- L’Utilisateur final sécurisera tous les appareils utilisés pour accéder aux Renseignements sur la solvabilité dans un endroit physiquement sécurisé, accessible aux seuls Utilisateurs, et mettra en œuvre des mesures de sécurité raisonnables lorsque les appareils ne seront pas utilisés;
- L’Utilisateur final coopérera pleinement avec l’Agence d’évaluation du crédit en cas de violation impliquant l’accès de l’Utilisateur final aux Renseignements sur la solvabilité par l’intermédiaire de la Plateforme.
- Si l’Utilisateur final est un propriétaire foncier ou une société de gestion immobilière, il atteste que s’il demande des Renseignements sur la solvabilité à des fins d’enquête préalable à la location, il a reçu une demande de location en bonne et due forme du Demandeur qui comprend les renseignements nécessaires permettant d’identifier le Demandeur de manière satisfaisante et qu’il a dûment étudié lesdits renseignements.
- Catégories restreintes : L’Utilisateur final certifie qu’il n’est pas un(e) : détective privé, agence privée de détectives, société d’enquête privée, garant(e) d’une personne mise en liberté sous caution, avocat, cabinet d’avocat, cabinet de conseil en crédit, cabinet de conseil financier, agence de redressement du crédit, bureau de prêteur sur gages, agence d’encaissement de chèques, cabinet de recherche généalogique ou d’héritiers, service de rencontre, service de massage ou de tatouage, entreprises opérant dans des appartements ou des emplacements résidentiels non soumis à des restrictions, personne recherchant des renseignements à des fins personnelles, service quelconque de divertissement pour adultes, entreprise recherchant les enfants disparus, entreprise tierce de reprise de possession, entreprise facturant des frais préalables pour l’allègement d’une dette ou une assistance hypothécaire (à l’exclusion du refinancement des prêts immobiliers ou des services offerts par les avocats), entreprise proposant ou vendant des abonnements ou travaillant par le biais d’abonnements (magazines, clubs de lecture, clubs de disques, etc.), entreprise ou personne prodiguant des conseils spirituels, entité autre qu’un utilisateur final ou un décideur, à moins qu’Equifax ne l’approuve par écrit. Pour plus de clarté, précisons que si l’Utilisateur final réside au Royaume-Uni et que la vérification de solvabilité concerne des résidents britanniques actuels ou d’anciens résidents du Royaume-Uni, cette disposition ne s’applique pas.
- Discrétion de l’Agence d’évaluation du crédit : L’Agence d’évaluation du crédit se réserve le droit, à sa seule discrétion, de refuser l’accès aux Renseignements sur la solvabilité à certains Utilisateurs, même s’ils répondent aux critères énoncés dans les présentes.
- Cotes de crédit aux États-Unis : Si l’Utilisateur final utilise une cote de crédit américaine, il certifie qu’il se conformera à la loi Dodd-Frank et à tous les règlements applicables relativement à l’utilisation d’une cote de crédit.
- Solvabilité au Royaume-Uni : Certn et l’Agence d’évaluation du crédit auront le droit d’appliquer les modalités et conditions mentionnées dans la présente conformément à la Loi de 1999 du United Kingdom Contracts (Rights of Third Parties) Act de 1999.
- Utilisation exclusive et confidentialité : Tout Renseignement sur la solvabilité devra être conservé dans la plus grande confidentialité à moins que sa divulgation à des tiers ne soit autorisée par le Consommateur ou permise par les Lois en vigueur. Il est strictement interdit aux Utilisateurs de se procurer des Renseignements sur la solvabilité les concernant personnellement, ou concernant leurs associés ou toute autre personne, en dehors du cadre de leurs fonctions officielles et de l’Objectif autorisé. L’Utilisateur final ne saurait vendre, transférer, distribuer ou mettre par ailleurs à disposition des Renseignements sur la solvabilité transmis à un Utilisateur ni utiliser des Renseignements sur la solvabilité au nom d’un tiers.
- Exonération de responsabilité et d’exactitude : Ni Certn ni l’Agence d’évaluation du crédit ne donnent de garanties ni ne font de déclarations quant à la pertinence des Renseignements sur la solvabilité pour une fin spécifique. L’Utilisateur final reconnaît qu’il lui incombe de s’assurer que les Renseignements sur la solvabilité conviennent à l’utilisation qui doit en être faite. L’Utilisateur final reconnaît que les données recueillies afin d’établir des rapports contenant les Renseignements sur la solvabilité sont obtenues auprès de sources faillibles et comprend que leur exactitude n’est pas garantie par l’Agence d’évaluation du crédit. L’Utilisateur final dégage l’Agence d’évaluation du crédit et ses sociétés affiliées, mandataires, employés et prestataires indépendants de toute responsabilité, même en cas de négligence, qui engagerait l’Agence d’évaluation du crédit, et au titre de toute perte ou dépense subie ou engagée, directement ou indirectement, par l’Utilisateur final en raison de la confiance qu’il aurait accordée aux Renseignements sur la solvabilité.
- SÉCURITÉ.
- L’Utilisateur final devra mettre en place un programme de sécurité informatique s’appuyant sur des mesures de protection administratives, techniques et physiques correspondant à la taille et à la complexité de l’Utilisateur final, ainsi qu’à la nature et à la portée de ses activités; ces mesures de protection devront être conçues pour (i) assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements fournis par Certn, (ii) protéger contre toute menace ou tout danger anticipé en matière de sécurité et d’intégrité desdits renseignements; et (iii) protéger contre l’accès, l’utilisation, la divulgation, la modification, la destruction ou toute autre interférence non autorisés desdits renseignements qui pourraient entraîner un préjudice ou un inconvénient important pour un Consommateur.
- En plus de ce qui précède, l’Utilisateur final mettra en place une politique de confidentialité ou de ressources humaines qui sera clairement et précisément divulguée aux Consommateurs et qui respectera les Lois applicables, et il appliquera des procédures strictes pour s’assurer que le personnel ne peut pas utiliser les Rapports ou les renseignements personnels qui y sont liés à des fins inappropriées, illégales ou non autorisées.
- Vous vous engagez à ne pas : (i) revendre, copier, distribuer, louer, donner à bail, prêter, accorder en sous-licence ou transférer la Plateform eou les Rapports, et à ne pas mettre la Plateforme ou les Rapports à la disposition de tiers, dont vos sociétés affiliées, sociétés apparentées ou filiales, sans le consentement écrit préalable exprès de Certn, (ii) modifier, décompiler, désosser ou désassembler la Plateforme ou tenter autrement de découvrir un code source sous-jacent, ou des idées, algorithmes, formats de fichiers ou interfaces de programmation, (iii) créer des œuvres dérivées de la Plateforme ou les Rapports; (iv) modifier, supprimer ou dissimuler une mention de droit d’auteur, une marque de commerce, des avis de brevet, ou d’autres avis ou légendes figurant sur la Plateforme; (v) utiliser la Plateforme ou les Rapports pour développer une offre de produits concurrentielle; (vi) utiliser des agents, robots, scripts, araignées ou autres moyens automatisés pour accéder à la Plateforme ou la gérer; ou (vii) permettre à votre personnel d’accéder à la Plateforme ou de demander des Rapports à des fins illégales ou non autorisées, même sur eux-mêmes, leurs associés ou une autre personne, sauf dans l’exercice de leurs fonctions officielles.
- Certn mettra les clés API à votre disposition pour accéder à la Plateforme, le cas échéant. Il vous incombe de sécuriser vos clés API et vous vous engagez à ne pas les publier et à ne pas les partager avec des personnes non autorisées, dont vos prestataires de services, sauf approbation écrite de Certn. Vous communiquerez immédiatement avec security@certn.co si vous prenez connaissance d’une utilisation non autorisée de vos clés API.
- RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS.
- Chaque partie respectera la confidentialité de tous les renseignements et documents fournis ou mis à disposition, directement ou indirectement, par l’autre partie qui sont marqués comme confidentiels ou exclusifs, qui sont signalés comme confidentiels ou exclusifs au moment de leur divulgation, ou dont la nature et la manière dont ils sont divulgués devraient laisser entendre à une personne raisonnable qu’ils sont confidentiels (collectivement, les « Renseignements confidentiels »). Les Renseignements confidentiels de Certn comprennent, sans s’y limiter, les caractéristiques, les fonctionnalités et le contenu de la Plateforme, toute modification ou mise à jour prévue de celle-ci, et les Frais et renseignements tarifaires.
- Chaque partie garantira la stricte confidentialité de tous les Renseignements confidentiels en appliquant à leur égard le degré de diligence qu’elle met en œuvre à l’égard de ses propres renseignements confidentiels qui ne saurait, en tout état de cause, être moins qu’une diligence raisonnable. Chaque partie ne pourra utiliser les Renseignements confidentiels que pour exécuter ses obligations ou exercer ses droits en vertu des présentes. Les renseignements dont l’une quelconque des parties peut établir : (a) qu’ils étaient légalement en sa possession avant qu’elle les reçoive de l’autre partie; ou (b) qu’ils sont tombés dans le domaine public sans faute de la partie destinataire; ou (c) qu’ils ont été développés ou découverts de manière indépendante par ladite partie sans se fonder sur les renseignements confidentiels de l’autre partie, ne seront pas considérés comme des Renseignements confidentiels en vertu des Conditions. Chaque partie ne pourra divulguer des Renseignements confidentiels qu’à ceux de ses employés et représentants qui ont besoin de les connaître pour atteindre les objectifs prévus par les Conditions et chacun d’entre eux sera tenu de protéger les Renseignements confidentiels contre toute utilisation ou divulgation non autorisée en vertu d’une entente écrite stipulant des conditions aussi protectrices des Renseignements confidentiels que les dispositions des Conditions. Chacune des parties pourra également divulguer des Renseignements confidentiels en réponse à l’ordonnance valable d’un tribunal ou d’un autre organisme gouvernemental ou si la loi l’exige, à condition que la partie devant effectuer la divulgation donne un préavis suffisant à la partie émettrice desdits renseignements pour permettre à ladite partie émettrice de prendre des mesures de protection, et/ou qu’elle ne divulgue, quoi qu’il arrive, que tout ou partie des Renseignements confidentiels qui sont spécifiquement demandés.
- Chaque partie convient que toute violation de ces dispositions de confidentialité causera un préjudice irréparable à l’autre partie qui autorisera l’autre partie à demander une injonction ou une autre mesure équitable, en plus, et non en remplacement, de tout autre recours auquel ladite partie pourrait avoir droit. La divulgation des Renseignements confidentiels sera régie par les Conditions qui remplacent tout accord de confidentialité ou de non-divulgation antérieurement signé par ou au nom des parties. Lesdits Renseignements confidentiels seront traités comme s’ils avaient été divulgués en vertu des Conditions à la date de leur divulgation.
- FRAIS.
- Vous devez payer Certn pour chaque Service demandé au taux indiqué dans la Plateforme, votre MSA ou Formulaire de commande, selon le cas (les « Frais ») plus les coûts et frais variables supplémentaires qui peuvent être imposés par des entités gouvernementales ou des tiers au titre des Services que vous demandez, et notamment les frais de vérification, les frais de greffe, les frais de traitement du comté, les frais inter-États et les frais internationaux, ainsi que les taxes clairement indiqués dans votre facture. Vous serez redevable de chaque Service que vous demanderez, et notamment des Rapports indiquant « rien à signaler », « impossible à vérifier » ou une autre mention similaire, et/ou une erreur de l’utilisateur lors de la saisie de données, des saisies en double et/ou une annulation par vous ou le Consommateur.
- Certn se réserve le droit d’ajuster les Frais jusqu’à une fois par année, lesquels changements vous seront communiqués au moins trente (30) jours à l’avance.
- En cas de retard dans le paiement des frais dus en vertu des présentes Conditions, Certn peut facturer des intérêts sur tous les montants en souffrance à un taux de 1,0 % par mois (12 % par an), composés mensuellement, à compter de la date d'échéance jusqu'à réception du paiement intégral. Si les lois applicables dans votre juridiction interdisent ou limitent ce taux d'intérêt, les intérêts courront alors au taux maximal autorisé par les lois applicables dans votre juridiction. Les intérêts courront quotidiennement et seront calculés sur la base d'une année de 365 jours.
- Nonobstant l’article 9(b), si un gouvernement ou un organisme de réglementation augmente ses frais pour tout Service fourni, Certn peut ajuster les Frais en conséquence pour vous répercuter entièrement ces coûts accrus. Vous serez avisé de tout ajustement de ces Frais au moins trente (30) jours à l’avance.
- RETENUES FISCALES.
Certn pourra retenir les taxes en votre nom, si vous le demandez, lorsque requis par les Lois applicables. Vous être responsables d’nformer Certn des montants des retenues à la source et toute modification d’obligations fiscales. Certn se fie sur les informations que vous lui fournissez et n’est pas responsable en cas de pénalités qui pourraient survenir en raison de du fait que vous ignorez ou omettez d’informer Certn des lois fiscales pertinentesou de toute taxe liée à la présente entente. - ACCÈS AUX CONSENTEMENTS.
Vous reconnaissez et acceptez que pour maintenir la conformité aux obligations légales, réglementaires et contractuelles, Certn se réserve le droit d’effectuer des vérifications pour s’assurer que vous avez présenté et obtenu les consentements, les autorisations et les divulgations lors de l’accès aux Services par l’intermédiaire de l’API,(ou dans toute autre circonstances où Certn ne recueille pas ces documents en votre nom par l'intermédiaire de la Plateforme), et que ces documents sont entièrement conformes aux lois et règlements applicables. Ces vérifications peuvent être effectuées par Certn ou un vérificateur tiers nommé par Certn, et vous acceptez de coopérer pleinement à ces vérifications, en donnant accès à tous les dossiers et documents pertinents sur demande. - DONNÉES D’UTILISATION.
Certn détient tous les droits, titres et intérêts relativement à toutes les données recueillies par Certn dans le cadre de l’exploitation de la Plateforme et de votre utilisation de celle-ci (les « Données d’utilisation »). Les Données d’utilisation peuvent inclure des mesures et des analyses de performance de la Plateforme, mais n’incluent pas de renseignements personnels ou de données publiques. Certn ne divulguera pas, sans votre consentement, de Données d’utilisation à des tiers d’une manière qui permettrait de vous identifier si ce n’est (i) aux prestataires de services tiers qui les utilisent pour le seul bénéfice de Certn ou selon ce qui est requis pour vous fournir la Plateforme; ou (ii) comme pourrait l’exiger la loi ou une procédure judiciaire. - PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE.
- Certn possède, ou a des droits exclusifs sur, tous les titres, intérêt, et droits de propriété relatifs aux brevets, droits d’auteur, marques de commerce, secrets commerciaux, savoir-faire, moyens de masquage, droits moraux et autres droits similaires, existant maintenant ou créés ultérieurement dans n’importe quel pays, et comprend notamment toute demande et tout enregistrement relatifs aux éléments susmentionnés (« Droits de propriété intellectuelle ») sur la Plateforme et tous les logiciels, technologies, matériels et renseignements associés à la Plateforme, qu’ils existent actuellement ou qu’ils soient développés ultérieurement.
- Vous possédez tous les droits, titres, intérêts et Droits de propriété intellectuelle relatifs aux Rapports et à toute application logicielle que vous possédez ou contrôlez (à l’exclusion des API ou marques de commerce de Certn qui y sont incorporées).
- Si vous transmettez des commentaires à Certn, vous acceptez de céder à Certn tous les droits, titres et intérêts relativement auxdits commentaires, et acceptez que Certn puisse librement utiliser et exploiter lesdits commentaires sans vous dédommager à cet égard.
- INDEMNISATION.
- Vous acceptez de défendre, d’indemniser et de dégager de toute responsabilité Certn, et ses administrateurs, dirigeants et employés, eu égard à toute responsabilité envers des tiers, dommages, pertes, jugements, coûts, dépenses (ce qui inclut les honoraires d’avocat raisonnables), réclamations, actions, demandes et poursuites (collectivement, les « Réclamations de Certn ») découlant de : (a) votre violation d’une quelconque certification; (b) toute décision de transmettre ou transmission par vous d’une copie du Rapport à un tiers en violation des Conditions, ou (c) une conduite frauduleuse ou malveillante de la part de l’Utilisateur final ou des employés de l’Utilisateur final.
- Certn s’engage à défendre et à indemniser l’Utilisateur final, et ses administrateurs, dirigeants et employés, eu égard à toute responsabilité envers des tiers, dommages, pertes, jugements, coûts, dépenses (ce qui inclut les honoraires d’avocat raisonnables), réclamations, actions, demandes et poursuites (collectivement, les « Réclamations de l’Utilisateur final ») découlant de : (a) la violation de droits de propriété intellectuelle, dont notamment les brevets, marques de commerce, secrets commerciaux et droits d’auteur suite à l’utilisation de la Plateforme ou des Services, ou (b) une conduite frauduleuse ou malveillante de la part de Certn ou des employés de Certn.
- AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ.
- VOUS RECONNAISSEZ QUE CERTN OBTIENT LES RENSEIGNEMENTS QUI FIGURENT DANS SES RAPPORTS DE SOURCES TIERCES « EN L’ÉTAT » ET VOUS FOURNIT EN CONSÉQUENCE LESDITS RENSEIGNEMENTS « EN L’ÉTAT » ET « SELON LEUR DISPONIBILITÉ ». CERTN NE FAIT AUCUNE DÉCLARATION ET N’OFFRE AUCUNE GARANTIE, EXPRESS OU IMPLICITE, ET NOTAMMENT AUCUNE GARANTIE IMPLICITE DE QUALITÉ MARCHANDE OU D’ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER, NI AUCUNE GARANTIE IMPLICITE DÉCOULANT DE LA CONDUITE DES AFFAIRES OU DES MODALITÉS D’EXÉCUTION EN CE QUI CONCERNE L’EXACTITUDE, LA VALIDITÉ OU L’EXHAUSTIVITÉ D’UN QUELCONQUE RAPPORT, OU RELATIVEMENT AU FAIT QUE LES RAPPORTS RÉPONDRONT À VOS BESOINS OU SERONT FOURNIS SANS INTERRUPTION, À MOINS QU’UNE TELLE GARANTIE NE PUISSE ÊTRE LÉGALEMENT EXCLUE OU MODIFIÉE; CERTN DÉCLINE EXPRESSÉMENT TOUTE DÉCLARATION ET GARANTIE DE CE TYPE. SAUF INDICATION EXPRESSE DANS LES CONDITIONS, CERTN DÉCLINE EXPRESSÉMENT LES GARANTIES IMPLICITES DE QUALITÉ MARCHANDE, D’ABSENCE DE CONTREFAÇON ET D’ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER, ET LES GARANTIES IMPLICITES DÉCOULANT DU COURS DES AFFAIRES OU DES MODALITÉS D’EXÉCUTION. CERTN ET SES FOURNISSEURS, CONCÉDANTS DE LICENCE, PARTENAIRES ET PRESTATAIRES DE SERVICES NE GARANTISSENT PAS QUE LA FONCTIONNALITÉ DE LA PLATEFORME ET LES RENSEIGNEMENTS FOURNIS PAR LA PLATEFORME SERONT CORRECTS, ININTERROMPUS OU EXEMPTS D’ERREURS, OU QUE LEURS DÉFAUTS SERONT CORRIGÉS.
- CERTN DÉCLINE TOUTE RESPONSABILITÉ AU TITRE DES RÉSULTATS OU DES DÉCISIONS PRISES EN FONCTION DES RÉSULTATS FOURNIS DANS LES RAPPORTS. VOTRE SEUL ET UNIQUE RECOURS EN CE QUI CONCERNE LE CONTENU DES RAPPORTS EST DE CONTESTER LEURS RÉSULTATS.
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- NONOBSTANT TOUTE AUTRE DISPOSITION DES PRÉSENTES, AUCUNE DES PARTIES NE SAURAIT LIMITER OU EXCLURE SA RESPONSABILITÉ AU TITRE DE RÉCLAMATIONS DÉCOULANT D’UNE FRAUDE, DE SON INCONDUITE VOLONTAIRE OU DE SA NÉGLIGENCE GRAVE.
- MISES À JOUR.
- Certn pourra modifier ses fournisseurs, les fonctionnalités de la Plateforme et la production, le soutien, la livraison, la mise en page ou la maintenance des Rapports, le cas échéant, ou interrompre la fourniture d’un Rapport, à sa seule discrétion, à condition qu’aucun changement de ce type ne se traduise par une réduction importante de l’utilité, de la fonctionnalité ou de l’intégrité des services de Certn qui vous sont offerts. Certn déploiera des efforts raisonnables d’un point de vue commercial pour vous donner un préavis d’au moins trente (30) jours concernant tout changement important impactant les Services de manière défavorable.
- Vous reconnaissez que Certn peut mettre à jour un Rapport dans le cadre de tout examen effectué par Certn au titre de l’assurance qualité dans les trente (30) jours suivant la date d’achèvement du Rapport. Le cas échéant, Certn vous transmettra, à vous et au Consommateur, un exemplaire du Rapport mis à jour.
- DURÉE ET RÉSILIATION.
- L’entente entre les parties prendra effet à la date d’entrée en vigueur et prendra fin lors de sa résiliation par l’une des parties ou les deux, conformément à ce qui suit (la « Durée »).
- Certn pourra suspendre, limiter ou mettre fin à votre accès à la Plateforme ou à votre utilisation de celle-ci, aux Services ou à votre Compte à tout moment : (i) si l’Utilisateur final ne paie pas tous les frais dus en temps opportun; (ii) à la seule discrétion de Certn, si une telle action est nécessaire pour prévenir des erreurs ou des préjudices importants; (iii) si vous tentez d’accéder ou d’utiliser la Plateforme ou les Rapports d’une manière non autorisée ou illégale; (iv) si Certn a des raisons valables de penser que vous avez enfreint les Conditions; (v) si cela est demandé par un fournisseur de données tiers ou un organisme de réglementation; ou (vii) si un changement important des obligations légales existantes affecte de manière négative votre accès aux Services. Certn pourra (sans y être obligé) résilier votre compte si vous êtes inactif sur la Plateforme pendant plus de six (6) mois.
- Chacune des parties pourra résilier les Conditions pour une raison quelconque moyennant d’adresser un préavis écrit de trente (30) jours à l’autre partie, étant entendu que vous demeurerez redevable de tous les Frais engagés jusqu’à la date de résiliation.
- ABSENCE DE CONSEIL JURIDIQUE.
- Certn ne vous fournit pas, et ne peut pas vous fournir, de conseils juridiques ou d’autres services liés à la conformité, ni ne garantit votre conformité aux Lois dans le cadre de votre utilisation de la Plateforme ou des Rapports. Vous comprenez que toute documentation, information, conversation ou communication avec les représentants de Certn concernant des recherches, des vérifications ou d’autres services offerts par Certn ne saurait être considérée comme un avis juridique concernant une ladite utilisation. Vous convenez de consulter votre propre conseiller juridique (1) au sujet de l’utilisation des Rapports, notamment eu égard à la légalité de leur utilisation ou à la confiance accordée aux renseignements recueillis; et (2) s’agissant d’examiner tout Formulaire de Certn ainsi que le contenu des autorisations prescrites, des avis, des lettres préalables à une décision défavorable ou de décision défavorable et de toute pièce jointe aux Conditions pour vérifier leur conformité à l’ensemble des Lois. Vous convenez que l’envoi desdits avis et lettres de décision défavorable ou préalables à une décision défavorable, et leur teneur relèvent de votre seule responsabilité. Vous reconnaissez et convenez que vous n’êtes aucunement tenu d’utiliser les éventuels formulaires types et qu’il vous incombe de vérifier, de manière indépendante, la teneur de tout formulaire type que Certn vous fournit.
- Les renseignements divulgués par Certn (et notamment les Rapports) ne sauraient en aucun cas être interprétés comme l’avis de Certn sur la solvabilité, la capacité, les aptitudes, l’expérience, la situation financière, la surface financière, l’intégrité ou les motifs d’une partie ou d’un Consommateur faisant l’objet d’un Rapport. L’usage des Rapports ou des renseignements découlant de l’utilisation des Services suppose que vous fassiez preuve de discernement et de certaines compétences. Les renseignements fournis dans le cadre des services reflètent simplement un enregistrement des renseignements reçus ponctuellement par Certn auprès de diverses sources et, à ce titre, le Certn n’accepte aucune responsabilité pour les opinions, les recommandations, les prévisions, les commentaires, actions ou décisions prises en se fondant sur ces renseignements.
- DISPOSITIONS GÉNÉRALES.
- Loi applicable. Si l’Utilisateur final est situé aux États-Unis, les Conditions seront régies et interprétées conformément aux lois de l’État du Delaware, sans donner effet à leurs principes en matière de conflit de lois. Si l’Utilisateur final est situé au Royaume-Uni ou dans l’Union européenne, les Conditions seront régies par les lois de l’Angleterre et du Pays de Galles, sans égard pour leurs principes en matière de conflit de lois qui imposeraient l’application des lois d’une autre juridiction. Si l’Utilisateur final est situé en Australie ou dans la région Asie-Pacifique, les Conditions seront régies par les lois de l’État de Victoria, en Australie, et du Commonwealth d’Australie, sans égard pour leurs principes en matière de conflit de lois qui imposeraient l’application des lois d’une autre juridiction. Si l’Utilisateur final est situé au Canada ou ailleurs que dans les juridictions susmentionnées, les Conditions seront régies par les lois de la province de Colombie-Britannique sans égard pour leurs principes en matière de conflit de lois qui imposeraient l’application des lois d’une autre juridiction.
- Cession. Vous ne pouvez céder aucun de vos droits ou obligations en vertu des Conditions sans le consentement écrit préalable de Certn qui ne saurait vous le refuser sans motif valable. Sous réserve de ce qui précède, les droits et obligations prévus par les Conditions s’appliqueront au profit de vos ayants droit, cessionnaires et successeurs autorisés et leur seront opposables. Toute tentative de cession effectuée en violation de cette clause sera nulle et non avenue.
- Dispositions relatives à l’arbitrage applicables aux Consommateurs. Si vous avez des conditions d’utilisation, un document ou une entente similaire applicables aux Consommateurs qui comprennent une disposition d’arbitrage, vous acceptez d’ajouter le texte suivant (ou un texte substantiellement similaire) à ladite disposition d’arbitrage : « Nos droits et obligations en vertu de la présente disposition d’arbitrage s’appliquent au bénéfice de l’agence d’information sur le consommateur, que l’agence de renseignements sur le consommateur soit nommée comme codéfendeur avec nous ou désignée à titre individuel eu égard à toute réclamation qui serait par ailleurs subordonnée à la présente disposition d’arbitrage si elle était formulée contre nous. »
- Respect des sanctions. Ni vous, ni une quelconque personne ayant un intérêt bénéficiaire direct ou indirect dans votre entité (i) n’a fait ni ne fait l’objet de sanctions administrées ou appliquées par les États-Unis (dont notamment le Bureau du contrôle des actifs étrangers du Département du Trésor des États-Unis), le Royaume-Uni, l’Union européenne, le Canada ou une autre autorité gouvernementale (collectivement, les « Sanctions »), (ii) n’est constituée ou domiciliée dans un pays ou un territoire faisant l’objet de sanctions à l’échelle du pays ou du territoire; ni (iii) n’est par ailleurs une partie avec laquelle Certn n’est pas autorisée à faire affaire en vertu des Lois applicables.
- Assurance. Les parties doivent, pendant la Durée de validité, conserver en vigueur une couverture d’assurance appropriée conformément aux meilleures pratiques applicables au secteur de ladite partie.
- Intégration. Les Conditions, ainsi que les Conditions du Site Web, l’ATD et tout(e) annexe, document ou pièce jointe directement mentionnés dans les présentes, reflètent l’intégralité de l’accord des parties concernant son objet et remplacent tout accord antérieur ou contemporain sur ce sujet. Pour éviter toute ambiguïté, il est précisé que, si vous avez signé un CCS ou un Bon de commande distinct, les conditions dudit instrument régiront la relation entre les parties et remplaceront les Conditions comme indiqué spécifiquement dans l’accord concerné.
- Force majeure. Certn ne sera pas responsable de tout éventuel manquement ou retard dans son exécution des obligations que lui imposent les Conditions qui découlerait de causes indépendantes de sa volonté, dont notamment les conflits du travail, grèves, lockouts; pannes d’Internet ou des systèmes de télécommunication; pénuries de main-d’œuvre ou incapacités à trouver de la main-d’œuvre, de l’énergie ou des fournitures; guerres, attentats terroristes, émeutes; catastrophes naturelles; mesures gouvernementales; actes de piraterie informatique ou émanant d’autres tiers malveillants, et problèmes rencontrés sur Internet en général; le cas échéant, l’exécution sera excusée dans la mesure où elle est empêchée ou retardée en raison d’un des événements susmentionnés.
- Relation. Ces Conditions ne créent aucune relation d’agence, de partenariat ou de coentreprise, ni aucun pouvoir de lier l’autre partie.
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- Réparation en equity Rien dans les Conditions ne saurait limiter la capacité d’une partie à demander réparation en equity. Les titres des sections ne sauraient servir à interpréter les présentes.
- Clause de survie. Toutes les dispositions qui, de par leur nature, sont destinées à survivre, et notamment les obligations de paiement, les avis de non-responsabilité, les obligations de confidentialité et d’indemnisation, et les limitations de responsabilité, survivront à la résiliation des Conditions, de même que les dispositions de ce type énoncées dans tout(e) addenda, pièce jointe et/ou annexe joints aux présentes.
- ASSISTANCE.
Vous pouvez demander de l’assistance concernant la Plateforme pendant les heures d’ouverture normales de Certn, par courriel à support@certn.co. Bien que Certn fasse tout son possible d’un point de vue commercial pour assurer la disponibilité continue de la Plateforme, Certn ne fait aucune déclaration et ne donne aucune garantie concernant le fait que la Plateforme sera disponible et fonctionnera sans interruption. - AVIS.
Une communication électronique (un « Avis électronique ») sera considérée comme un avis écrit aux fins des Conditions si elle est envoyée à l’adresse électronique indiquée ci-dessous ou à l’adresse spécifiée par la partie destinataire. L’Avis électronique sera réputé avoir été reçu au moment où la partie qui envoie l’Avis électronique recevra confirmation de sa réception par la partie destinataire.
Avis adressé par courriel à Certn : compliance@certn.co ou courrier postal : 1006 Fort St Suite 300, Victoria, BC V8V 3K4.
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Effective December 11th 2024
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Biometric Consent
We need your consent to collect and process your biometric data for the purpose of verifying your identity on behalf of {{{company_name}}} (the “Company”). Biometric data in this instance includes facial features from a real-time photo and information from your government-issued ID. We will store your biometric data securely and implement appropriate measures to safeguard such information against unauthorized access, disclosure, alteration, and destruction.
By clicking “agree” below, you confirm that you have read and understood this Biometric Consent, as well as our Biometric Notice, and you agree to the collection and processing of your biometric data in accordance with these terms and our Privacy Policy. Further, you acknowledge and agree to the transfer of your biometric data to the Company in connection with your background check and verification and any applicable third-party sub-processors, solely for the purpose of completing your identity verification. This consent is given voluntarily and with the understanding that the data will be used exclusively for identity verification including the prevention and combat of fraud. Your biometric data, and where required by law, any information or copy of documents collected to support your identity verification, will be retained for the duration necessary to fulfill the intended purpose and as required by applicable laws, and will be securely deleted thereafter. If you choose not to consent, we may not be able to process your application or provide verification results for your background check.
You can revoke your consent at any time by notifying us in writing at privacy@certn.co. Upon revocation, we will notify the Company and cease the collection, use, and retention of your biometric data. You have the right to request access to your biometric data and to request corrections or deletions of inaccuracies. If you require more information about the nature and scope of your data processing or for a copy of the information we hold about you, please contact Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
If you reside in a location that is different from our processing locations or the location of the Company, we may transfer your Personal Information for the purpose of completing the identity verification, in accordance with our Privacy Policy and applicable privacy laws.
Canadian Criminal Consent - HR
Version 1.0
Effective June 19th 2023
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I hereby consent to a search of all currently available criminal records and information, including non-conviction information, charges before the court, findings of guilt or convictions and court orders or records registered in my name in the National Repository of Criminal Records, the Canadian Police Information Centre (“CPIC”) database, the Police Information Portal (“PIP”) and any other data sharing platform available to the police service provider for the purposes of delivering a criminal record check in relation to my application for employment with the Employer (the “Employer”).
I understand that this criminal record check is based on the name(s), date of birth and, where used, the declared criminal record history I provide. I understand that the results are not being confirmed by fingerprint comparison which is the only true means by which to confirm if a criminal record exists in the National Repository of Criminal Records.
I certify that the information set out by me in this application is true and correct to the best of my ability. I consent to the release of the results of the criminal record check to Certn and the Employer. I acknowledge and agree that the Employer may collect, use and disclose the information collected for the purposes of evaluating my suitability for employment with the Employer.
I acknowledge that if I do not consent to Certn’s and/or the Employer’s collection, use and disclosure of the information, this may result in my conditional offer of employment being void. Without a conditional offer of employment, I will not have an employment relationship with the Employer for any purposes.
I hereby release and forever discharge all members and employees of the processing police service and the Royal Canadian Mounted Police from any and all actions, claims and demands for damages, loss or injury whatsoever arising which may hereinafter be sustained by me as a result of the disclosure of information to Certn and the Employer.
By clicking “I understand and agree” I consent to Certn collecting, processing and disclosing my personal information pursuant to the terms set out above and Certn’s Privacy Policy.
You can request more information about the nature and scope of your criminal record check by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co
Canadian Criminal Consent - PM (FR)
Version 1.0
Effective June 19th 2023
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Je consens par la présente à une recherche de tous les dossiers et renseignements criminels actuellement disponibles, y compris les renseignements sur les non-condamnations, les accusations devant les tribunaux, les déclarations de culpabilité ou les condamnations, ainsi que les ordonnances ou les dossiers judiciaires enregistrés à mon nom dans le Répertoire national des casiers judiciaires, la base de données du Centre d'information de la police canadienne («CPIC»), le Portail d'information de la police («PIP») et toute autre plateforme de partage de données disponible pour le fournisseur de services de police aux fins de réalisation d'une vérification du casier judiciaire dans le cadre de ma demande auprès du propriétaire ou du gestionnaire immobilier, le cas échéant (le «Propriétaire»).
Je comprends que cette vérification des antécédents criminels est basée sur le(s) nom(s), la date de naissance et, le cas échéant, les antécédents criminels déclarés par moi-même. Je comprends que les résultats ne seront pas confirmés par comparaison d'empreintes digitales, qui est le seul moyen véritable de confirmer l'existence d'un casier judiciaire dans le Répertoire national des casiers judiciaires.
Je certifie que les informations fournies dans cette demande sont véridiques et correctes selon mes connaissances. Je consens à la divulgation des résultats de la vérification des antécédents criminels à Certn et au Locateur. Je reconnais et accepte que le Locateur puisse recueillir, utiliser et divulguer les informations recueillies aux fins d'évaluer ma demande.
Je libère par la présente et à jamais tous les membres et employés du service de police chargé du traitement ainsi que la Gendarmerie royale du Canada de toute action, réclamation et demande de dommages-intérêts, perte ou préjudice quelconque pouvant survenir à l'avenir du fait de la divulgation d'informations à Certn et au propriétaire.
En cliquant sur «Je comprends et j’accete», je consens à ce que Certn collecte, traite et divulgue mes informations personnelles conformément aux modalités précédemment énoncées et à la Politique de confidentialité de Certn.
Vous pouvez demander plus d'informations sur la nature et la portée de toute vérification de casier judiciaire à effectuer en contactant le responsable de la confidentialité de Certn au 844-987-0690 ou à privacy@certn.co
Canadian Criminal Consent - HR (FR)
Version 1.1
Effective May 14th 2025
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Je consens par la présente à une recherche de tous les dossiers et renseignements criminels actuellement disponibles, y compris les renseignements sur les non-condamnations, les accusations devant les tribunaux, les déclarations de culpabilité ou les condamnations, ainsi que les ordonnances ou les dossiers judiciaires enregistrés à mon nom dans le Répertoire national des casiers judiciaires, la base de données du Centre d'information de la police canadienne («CPIC»), le Portail d'information de la police («PIP») et toute autre plateforme de partage de données disponible par le fournisseur de services de police aux fins de la réalisation d'une vérification du casier judiciaire dans le cadre de ma demande d'emploi auprès de l'Employeur («l’Employeur»).
Je comprends que cette vérification du casier judiciaire est basée sur le(s) nom(s), la date de naissance et, le cas échéant, l'historique du casier judiciaire déclarés que je fournis. Je comprends que les résultats ne sont pas confirmés par une comparaison d'empreintes digitales, qui est le seul moyen véritable de confirmer l'existence d'un casier judiciaire dans le Répertoire national des casiers judiciaires.
Je certifie que les informations que j'ai fournies dans cette demande sont véridiques et exactes au mieux de mes capacités. Je consens à la communication des résultats de la vérification du casier judiciaire à Certn et à l'Employeur. Je reconnais et accepte que l'Employeur puisse collecter, utiliser et divulguer les informations recueillies dans le but d’évaluer mon admissibilité à l’emploi chez l'Employeur.
Je reconnais que le fait de ne pas consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements par Certn et/ou l'Employeur pourrait entraîner l’annulation de mon offre d’emploi conditionnelle. Dans ce cas, je n’aurai pas de relation d’emploi avec l'Employeur à quelque fin que ce soit.
Par la présente, je libère et décharge à jamais tous les membres et employeurs du service de police traitant et de la Gendarmerie royale du Canada de toutes actions, réclamations et demandes de dommages, pertes ou blessures, quelles qu'elles soient, qui pourraient être subies par moi-même à la suite de la divulgation d'informations au Certn et à l'employeur.
En cliquant sur «Je comprends et j'accepte», je consens à ce que Certn recueille, traite et divulgue mes informations personnelles conformément aux modalités énoncées ci-dessus et à la Politique de confidentialité de Certn.
Vous pouvez demander plus d'informations sur la nature et la portée de toute vérification de casier judiciaire à effectuer en contactant le responsable de la confidentialité de Certn au 844-987-0690 ou à privacy@certn.co.
Background Screening Consent - HR English (Procom/Deloitte)
Version 3.0
Effective July 24th 2023
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I understand and acknowledge that I am agreeing to this consent electronically and by doing so, to the extent permitted by applicable law:
(1) I hereby authorize Certn (and its designated representatives, as applicable) to collect, use, disclose and independently verify my Personal Information which may include, but is not limited to, my name, address, email address, date of birth, public criminal history, and my right to work (collectively, "Personal Information") for the purposes of delivering a background screening report in relation to my application for employment with the Company.
(2) I acknowledge and agree that the Company may collect, use and disclose the Personal Information for the purposes of evaluating my suitability for employment with the Company;
(3) I also authorize Certn to (i) contact the relevant law enforcement agencies as well as all other accessible private and public sector archives (including any other person, organization, or agency) and (ii) receive copies of verified results on me through any reasonable means including in writing, electronic transmission or over the phone;
(4) I understand and agree that, where my personal history requires background verifications to be carried out in countries where I have worked, studied, or resided, my Personal Information may be sent and verified in those relevant countries.
(5) I agree that an electronic copy of this consent is equally effective as an original signature for the purposes of validity, enforceability, and admissibility and authorize Certn to export this Background Screening Consent in a PDF document and present it to any of my referees which may request a proof of my consent for the purposes set out above;
(6) I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time.
(7) I acknowledge that if I do not consent to Certn’s and/or the Company’s collection, use and disclosure of the information, this may result in my conditional offer being void. Without a conditional offer, I will not have a relationship with the Company for any purposes; and
(8) I acknowledge that if I am denied employment wholly or partly because of information received from a consumer reporting agency or credit information obtained from a person other than a consumer reporting agency, if required by law, the Company and/or Certn will notify me of that fact and, upon request by me within the time limits required by the applicable legislation, shall inform me of the nature and source of the information where the information is furnished by a person other than a consumer reporting agency; or of the name and address of the consumer reporting agency, where the information is furnished by a consumer reporting agency, and any other information required by law.
If you have any questions about the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information or if you would like to request more information about Certn’s privacy policies and procedures, please contact Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
Canadian Criminal Consent - HR (Procom/Deloitte)
Version 2.0
Effective July 24th 2023
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To the extent permitted by applicable law, I hereby consent to a search of all records and information available at the time the search is conducted, including non-conviction information, charges before the courts, findings of guilt or convictions and court orders registered in my name in the National Repository of Criminal Records, the Canadian Police Information Centre (“CPIC”) database and local records available to the police service for the purposes of delivering a background screening report in relation to my application for employment with the Employer (“the Employer”). The query may also include a search of court records and a query of records management systems in other police agencies' jurisdictions through the Police Information Portal (PIP) or other data sharing systems.
I understand that this criminal record check is based on my identity verification including, but not limited to the name(s), date of birth and where used, the declared criminal record history provided by myself.
I acknowledge that for the completion of the criminal record check, reported criminal records may require me to provide fingerprints.
I acknowledge and agree that the Employer may collect, use and disclose the information collected for the purposes of evaluating my suitability for employment with the Company.
I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time.
I acknowledge that if I do not consent to Certn’s and/or the Employer’s collection, use and disclosure of the information, this may result in my conditional offer of employment being void. Without a conditional offer of employment, I will not have an employment relationship with the Company for any purposes.
You may request more information about the nature and scope of any criminal record checks to be conducted by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
You can request more information about the nature and scope of your criminal record check by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co
Dollarama Canadian Criminal Consent (English)
Version 2.0
Effective August 3rd 2023
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We need your consent to run a Canadian criminal record check
To the extent permitted by applicable law, I hereby consent to a search of all records and information available at the time the search is conducted, including non-conviction information, charges before the courts, findings of guilt or convictions and court orders registered in my name in the National Repository of Criminal Records, the Canadian Police Information Centre (“CPIC”) database and local records available to the police service for the purposes of delivering a background screening report in relation to my application for employment with Dollarama (“Employer”) through its Staffing Firm, Appyhere (“Staffing Firm”). The query may also include a search of court records and a query of records management systems in other police agencies' jurisdictions through the Police Information Portal (“PIP”) or other data sharing systems.
I understand that this criminal record check is based on the name(s), date of birth and where used, the declared criminal record history provided by myself.
I certify that the information set out by me in this application is true and correct to the best of my ability. I consent to the release of the results of the criminal record check to Certn, the Employer, and the Staffing Firm. I acknowledge and agree that the Employer and the Staffing Firm may collect, use and disclose the information collected for the purposes of evaluating my suitability for employment with the Employer.
I acknowledge that if I do not consent to Certn’s, the Employer’s and/or the Staffing Firm’s collection, use and disclosure of the information, this may result in my conditional offer of employment being void. Without a conditional offer of employment, I will not have an employment relationship with the Employer for any purposes.
I hereby release and forever discharge all members and employers of the processing police service and the Royal Canadian Mounted Police from any and all actions, clams and demands for damages, loss or injury whatsoever arising which may hereinafter be sustained by myself as a result of the disclosure of information to Certn, the Employer and the Staffing Firm.
You may request more information about the nature and scope of any criminal record checks to be conducted by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
Yes, I agree
No, I do not agree
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By clicking “Yes, I agree” you consent to Certn collecting and disclosing your personal information pursuant to Certn’s Privacy Policy.
Dollarama Canadian Criminal Consent (French)
Version 1.0
Effective August 3rd 2023
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Nous avons besoin de votre consentement pour effectuer une vérification du casier judiciaire canadien
Dans la mesure où la loi applicable le permet, je consens par la présente à une recherche de tous les dossiers et renseignements disponibles me concernant au moment où la recherche est effectuée, y compris les renseignements sur les non-condamnations, les accusations portées devant les tribunaux, les déclarations de culpabilité ou les condamnations et les ordonnances judiciaires enregistrées à mon nom dans le Répertoire national des casiers judiciaires, la base de données du Centre d’information de la police canadienne (CIPC) et les dossiers locaux dont dispose le service de police dans le but de fournir un rapport de vérification des antécédents relativement à ma demande d’emploi auprès de Dollarama l’(« Employeur ») par l'intermédiaire de son cabinet de recrutement, AppyHere (le «Cabinet de recrutement »). La requête peut également comprendre une recherche dans les dossiers judiciaires et une interrogation des systèmes de gestion des dossiers dans les juridictions d’autres services de police par le biais du Portail d’informations policières (PIP) ou d’autres systèmes de partage de données.
Je comprends que cette vérification du casier judiciaire est basée sur le(s) nom(s), la date de naissance et, le cas échéant, les antécédents judiciaires que j’aurais déclarés moi-même.
Je certifie que les informations que j'ai fournies dans cette demande sont véridiques et exactes au mieux de mes capacités. Je consens à la communication des résultats de la vérification du casier judiciaire à Certn, à l'Employeur et au Cabinet de recrutement. Je reconnais et accepte que l'Employeur et le Cabinet de recrutement puissent collecter, utiliser et divulguer les informations recueillies dans le but d’évaluer mon aptitude à l’emploi chez l'Employeur.
Je reconnais que le fait de ne pas consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements par Certn, l'Employeur et/ou le Cabinet de recrutement pourrait entraîner l’annulation de mon offre d’emploi conditionnelle. Dans ce cas, je n’aurai pas de relation d’emploi avec l'Employeur à quelque fin que ce soit.
Par la présente, je libère et décharge à jamais tous les membres et employeurs du service de police traitant et de la Gendarmerie royale du Canada de toutes actions, réclamations et demandes de dommages, pertes ou blessures, quelles qu'elles soient, qui pourraient être subies par moi-même à la suite de la divulgation d'informations à Certn,à l'Employeur ou au Cabinet de recrutement.
Vous pouvez demander de plus amples informations sur la nature et la portée des vérifications du casier judiciaire qui seront effectuées en téléphonant au responsable de la protection des renseignements personnels de Certn au 1 844 987-0690 ou par courriel à privacy@certn.co.
Oui, je consens
Non, je ne consens pas
RETOUR SUIVANT
En cliquant « oui, je consens », vous consentez à ce que Certn collecte et divulgue vos informations personnelles conformément à sa Politique de confidentialité.
Tokenized Consent Placeholder - FR
Version 1.0
Effective August 11th 2023
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AUTHORIZATION
To evaluate your suitability for {{{application_type_purpose}}}, the Company has asked Certn and its parent, affiliates and subsidiaries, as applicable ("Certn", “we" or "us”) to {{{id_verification}}}create and return your consumer report {{{usa_report}}}(collectively your "Report(s)") comprised of: {{{checks_ordered_list}}} (the "Services”).
We will collect the following personal information for the prupose of completing the Services: {{{checks_ordered_information_list}}}. We may collect Personal Information directly from you, the Company, or third parties such as {{{checks_ordered_third_party_services}}}. If necessary, we will compare information received from different sources for consistency.
It may be necessary for Certn to transfer and process Personal Information in multiple jurisdictions, specifically if you have lived, worked or attended school outside of the jurisdiction in which the Company has ordered the Report. Further, depending on the Services, and the location of the Company, your Personal Information may be processed by our employees in Canada, Australia, the United States, or the United Kingdom. Regardless of where Personal Information is processed, it will be handled in accordance with our privacy and security policies.
You can withdraw your consent, dispute the accuracy of a Report, or ask for a correction, deletion or copy of your Report at any time by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co. Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found here.
OneID Consent - Portal Version (FR)
Version 3.0
Effective December 11th 2024
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Consentement à la Biométrie
Nous avons besoin de votre consentement pour collecter et traiter vos données biométriques dans afin de vérifier votre identité pour le compte de {{{company_name}}} (la « Société »). Les données biométriques dans ce cas incluent les caractéristiques faciales d'une photo en temps réel et les informations de votre pièce d'identité émise par le gouvernement. Nous stockerons vos données biométriques de manière sécurisée et mettrons en œuvre des mesures appropriées pour protéger ces informations contre tout accès, divulgation, altération et destruction non autorisés.
En cliquant sur « accepter » ci-dessous, vous confirmez que vous avez lu et compris ce Consentement à la Biométrie, ainsi que notre Avis Biométrique, et vous acceptez la collecte et le traitement de vos données biométriques conformément à ces termes et à notre Politique de Confidentialité. De plus, vous reconnaissez et acceptez le transfert de vos données biométriques à la Société dans le cadre de votre vérification d'antécédents et de toute sous-traitance applicable à des tiers, uniquement dans le but de compléter votre vérification d'identité. Ce consentement est donné volontairement et avec la compréhension que les données seront utilisées exclusivement pour la vérification de votre identité, y compris la prévention et la lutte contre la fraude. Vos données biométriques, et lorsque la loi l'exige, toute information ou copie de documents collectés pour soutenir votre vérification d'identité, seront conservées pendant la durée nécessaire pour atteindre l'objectif prévu et tel que requis par les lois applicables, et seront supprimées de manière sécurisée par la suite. Si vous choisissez de ne pas consentir, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande ou de fournir les résultats de vérification pour votre vérification d'antécédents.
Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment en nous en informant par écrit à privacy@certn.co. Dès la révocation, nous informerons la Société et cesserons la collecte, l'utilisation et la conservation de vos données biométriques. Vous avez le droit de demander l'accès à vos données biométriques et de demander des corrections ou la suppression d'inexactitudes. Si vous avez besoin de plus d'information sur la nature et l'étendue du traitement de vos données ou pour obtenir une copie des informations que nous détenons à votre sujet, veuillez contacter le Responsable de la Protection des Renseignements Personnels de Certn au 1-844-987-0690 ou privacy@certn.co .
Si vous résidez dans un lieu différent de nos lieux de traitement ou de celui de la Société, nous pouvons transférer vos Informations Personnelles dans le but de compléter la vérification de votre identité, conformément à notre Politique de Confidentialité et aux lois sur la protection de la vie privée applicables.
UK Generic - Portal Version (EN)
Version 1.0
Effective September 14th 2023
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I understand and acknowledge that I am agreeing to this consent electronically and by doing so, to the extent permitted by applicable law:
(1) I hereby authorize Certn and its designated representatives, as applicable, to collect, use, disclose and independently verify my Personal Information which may include, but is not limited to, my name, address, email address, date of birth, my criminal history, and my right to work (collectively, "Personal Information") for the purposes of delivering a background screening report in relation to my application for employment with the Company.
(2) I acknowledge and agree that the Company may collect, use and disclose the Personal Information for the purposes of evaluating my suitability for employment with the Company;
(3) I also authorize Certn to (i) contact the relevant law enforcement agencies, data repositories, as well as all other accessible private and public sector archives (including any other person, organization, or agency) and (ii) receive copies of verified results on me through any reasonable means including in writing, electronic transmission or over the phone;
(4) I understand and agree that, where my personal history requires background verifications to be carried out in countries where I have worked, studied, or resided, my Personal Information may be sent and verified in those relevant countries.
(5) I understand that I have the right to be informed about the nature and scope of data processing, file a complaint, ask for correction, deletion, or a copy of the information Certn holds about me by contacting Certn’s Privacy Officer at +44 (0)1732 748 900 and dpo@credence.co.uk for UK-based applicants or +1-844-987-0690 and privacy@certn.co for any generic queries and non-UK application queries.
(6) I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my electronic consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time.
DBS Consent - HR - French
Version 2.0
Effective September 14th 2023
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Please review all statements below to allow us to apply for your criminal record check from the DBS:
- I have read the basic DBS Check Processing Privacy Policy for Applicants and I understand how the DBS will process my personal data.
- I have provided complete and true information in support of the application and I understand that knowingly making a false statement for this purpose is a criminal offence.
- I consent to Certn, submitting an application to DBS on my behalf for a basic DBS certificate.
- I also consent to Certn receiving and viewing my basic disclosure certificate prior to me seeing it, and to the DBS providing an electronic result directly to the Responsible Organisation (i.e Certn) that submits my application. I understand that an electronic result contains a message that indicates either the certificate does not contain criminal record information or to await certificate which will indicate that my certificate contains criminal record information. In some cases the Responsible Organisation may provide this information directly to my employer prior to me receiving my certificate. I understand that if I do not consent to Certn receiving an electronic result, I must not proceed with this application and I should apply directly to the DBS.
To withdraw your consent whilst the application is in progress you can contact the DBS helpline 03000 200 190. You can also contact Certn uk-support@certn.co. If your certificate has not yet been issued, your application will then be withdrawn.
Seneca College Non-Crim Consent
Version 1.0
Effective December 21st 2023
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Consent to perform the requested backgroud check services
I understand and acknowledge that I am agreeing to this consent electronically and by doing so, to the extent permitted by applicable law:
(1) I hereby authorize Certn (and its designated representatives, as applicable) to collect, use, disclose and independently verify my Personal Information which may include, but is not limited to, my name, address, email address, date of birth, employment history, earnings history, and professional credentials (collectively, "Personal Information") for the purposes of delivering a background screening report in relation to my application for employment with Seneca.
(2) I acknowledge and agree that Seneca may collect, use and disclose the Personal Information for the purposes of evaluating my suitability for employment with Seneca;
(3) I understand and agree that, where my personal history requires background verifications to be carried out in countries where I have worked, studied, or resided, my Personal Information may be sent and verified in those relevant countries.
(4) I agree that an electronic copy of this consent is equally effective as an original signature for the purposes of validity, enforceability, and admissibility and authorize Certn to export this Consent in a PDF document and present it to third parties (e.g., former employer) which may request a proof of my consent for the purposes set out above;
(5) I acknowledge that I have read and understood Certn’s Privacy Policy and hereby confirm that my consent is fully informed and freely given and I am aware that I can withdraw it at any time; and
(6) I acknowledge that declining consent for Certn's and/or Seneca's collection, use, and disclosure of information may result in voluntarily withdrawal of my job application.
If you have any questions about the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information or if you would like to request more information about Certn's privacy policies and procedures, please contact Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
Consentement (collecte, traitement et rapport)
Version 4.2
Effective November 24th 2024
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AUTORISATION
Afin d'évaluer votre aptitude à participer à {{purpose}} , {{company_name}} ("Société") a demandé à Certn de vérifier votre identité, de créer et de vous renvoyer un rapport de consommation (votre " Rapport") composé de : {{services_list}} .
Nous collecterons les renseignements personnels suivants dans le but de fournir les services: {{personal_information_list}} . {{#if data_providers_list}}Nous pouvons collecter des renseignements personnels directement auprès de vous, de la Société ou de tiers tels que {{data_providers_list}} {{else}} Nous pouvons collecter des renseignements personnels directement auprès de vous ou de la Société{{/if}}. Nous comparerons les informations reçues de différentes sources pour en assurer la cohérence.
Il peut être nécessaire pour Certn de transférer et de traiter des renseignements personnels dans plusieurs juridictions, en particulier si vous avez vécu, travaillé ou fréquenté une école en dehors de la juridiction dans laquelle l'entreprise a commandé le rapport. En outre, vos renseignements personnels peuvent être traités par nos employés et sous-traitants au Canada, en Australie, aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Afrique du Sud et aux Philippines. Quel que soit l'endroit où les informations personnelles sont traitées, elles le seront conformément à nos politiques de confidentialité et de sécurité.
Vous pouvez retirer votre consentement, contester l'exactitude d'un rapport ou demander une correction, une suppression ou une copie de votre rapport à tout moment en contactant le Responsable de la protection de la vie privée de Certn au 1-844-987-0690 ou à privacy@certn.co. De plus amples informations concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation ou le stockage de vos renseignements personnels sont disponibles ici.
Biometric Notice
Version 1.3
Effective September 11th 2024
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Biometric Notice
Please review the below information before providing your consent for Certn to process your Biometric Data.
“Biometric Data” is personal information resulting from specific technical processing relating to the physical, physiological or behavioral characteristics which allow or confirm the unique identification of that natural person.
Why do you need my biometric data?
As part of the remote background screening services we provide to our clients, we collect your Biometric Data to (i) remotely verify your identity, and (ii) prevent and combat fraud.
How does it work?
We will ask you to scan a copy of your government-issued ID, and take a selfie using your mobile device or laptop. We use an AI algorithm to measure certain features of your face in both your ID photo and your selfie, and compare them to one another to confirm the person completing background screening matches the person on the ID. This helps us combat fraud, and ensures we are providing accurate information to our clients.
Who will have access to my Biometric Data?
Except where required by law, your Biometric Data is accessible only to us and our service providers who require access to Biometric Data to help us provide our Services. We do not share Biometric Data with any other third parties. That said, we will provide certain information about you to the client on whose behalf we are performing the background check, which could include copies of the ID document and photo you provided us, and confirmation that we were or were not able to verify your identity.
Certn does not sell, lease, trade or otherwise profit from your Biometric Data.
How will you protect my Biometric Data?
The Company uses industry standard security safeguards to store and protect your Biometric Data, in accordance with our Privacy Policy. Unless required by law, once your identity has been verified, we will delete your biometric data from our systems within 30 days.
The location of Biometric Data storage is based on the location of our client. For example, if our client on whose behalf we are performing a background check is located in Canada, your Biometric Data will be stored in Canada. If you reside in a different country from our processing locations or the location of our client, we may transfer your Biometric Data for the purpose of completing the identity verification, in accordance with our Privacy Policy (https://certn.co/privacy-policy/) and applicable privacy laws.
What are my rights?
You may choose not to consent to the processing of your Biometric Data. If you choose not to consent to biometric identity verification, we may not be able to process your application or provide verification results to our client.
You can also:
- revoke your consent to the processing of your Biometric Data,
- request a copy of your Biometric Data,
- request corrections to your Biometric Data, and
- request deletion of your Biometric Data,
at any time by contacting us at privacy@certn.co. Upon receiving notice, we will notify our client on whose behalf we are performing the background check, and promptly respond to your request.
If you require more information about the nature and scope of your data processing, please contact Certn’s Privacy Officer at privacy@certn.co.
SGP Biometric Consent (B2B) - FR
Version 7.0
Effective April 1st 2024
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Nous avons besoin de votre consentement pour collecter et traiter vos données biométriques pour vérifier votre identité au demandeur {{{company_name}}}. Les données biométriques dans ce cas comprennent les traits du visage à partir d'une photo en temps réel et les informations de votre carte d'identité délivrée par le gouvernement. Nous conserverons vos données biométriques en toute sécurité et mettons en œuvre des mesures appropriées pour protéger ces informations contre tout accès, divulgation, modification et destruction non autorisés.
En cliquant sur "Oui, j'accepte" ci-dessous, vous confirmez que vous avez lu et compris le présent consentement biométrique, ainsi que notre Avis Biométrique, et vous acceptez la collecte et le traitement de vos données biométriques conformément à ces conditions et à notre politique de protection de la vie privée (https://certn.co/privacy-policy/). En outre, vous reconnaissez et acceptez le transfert de vos données biométriques à {{{company_name}}} la vérification de vos antécédents et de tout sous-traitant applicable, dans le seul but de mener à bien la vérification de votre identité. Ce consentement est donné volontairement et en sachant que les données seront utilisées exclusivement pour la vérification de l'identité. Vos données biométriques seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif visé et seront ensuite supprimées en toute sécurité. Si vous choisissez de ne pas donner votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de traiter votre candidature ou de vous fournir les résultats de la vérification de vos antécédents.
Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment en nous le notifiant par courriel à l'adresse suivante privacy@certn.co. En cas de révocation, nous notifierons {{{company_name}}} et cesserons la collecte, l'utilisation et la conservation de vos données biométriques. Vous avez le droit de demander l'accès à vos données biométriques et de demander la correction ou la suppression des inexactitudes. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la nature et la portée du traitement de vos données ou une copie des informations que nous détenons à votre sujet, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée du Certn au 1-844-987-0690 ou à l'adresse suivante privacy@certn.co .
Si vous résidez dans un lieu différent de nos sites de traitement ou de l'emplacement de {{{company_name}}}, nous pouvons transférer vos informations personnelles afin de procéder à la vérification d'identité, conformément à notre politique de confidentialité (https://certn.co/privacy-policy/) et aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.
Summary of California Consumer Rights
Version 2.0
Effective March 12th 2024
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SUMMARY OF CALIFORNIA CONSUMER RIGHTS
The following information may be obtained from Certn at 1006 Fort Street, Unit 300, Victoria, BC, Canada V8V 3K4. Our office hours are 9:00am to 5:00pm PT. Our telephone number is 844-987-0690. For complete information about Certn’s privacy practices, including whether your personal information will be sent outside of the U.S. or its territories, Certn’s privacy policy can be viewed at https://certn.co/privacy-policy/
You have rights when an investigative consumer report is obtained on you. The following are some of your rights:
1. You have the right to contact the agency that made the report. You can do this in one of the following ways:
(a) You can go to the agency in person during the normal business hours and on reasonable notice. You can bring someone with you. You and that person may be required to present identification. You may be required to sign a paper allowing the agency to discuss your file with or to show your file to this person.
(b) You may receive your file by certified mail, if you have given written notice to the agency that you want information mailed to you or to another person you want to receive the file. You will be required to provide identification when you write for your file.
(c) You may be able to discuss your file over the telephone if you have given written instructions to the agency and have provided identification.
2. You have the right to receive a copy of your file or your investigative consumer report at the agency. You may be charged up to $8.00 to obtain a copy of your report or file. However, you may receive a free copy if:
(a) Once during a twelve month period if you are unemployed and intend to seek employment within sixty (60) days or you receive public welfare assistance or you believe your file contains inaccurate information because of fraud.
(b) If you are receiving a copy from the agency relating to an investigation into the accuracy of information you have disputed or if information is put back into your file.
3. You have the right to know the following information:
(a) The names of the persons and companies who have received a report about you in the last three (3) years. You may request their addresses and telephone numbers.
(b) Explanations of any codes or abbreviations used in your report, so you can understand the report.
4. You have the right to dispute any information in your file. You must contact the agency directly to do so. The person who ordered a report is required to give you the name and address of the agency.
(a) The agency has thirty (30) days from the day it receives your dispute to complete the investigation.
(b) When the agency is done with the investigation, it must tell you of any changes made in the report as a result of the investigation.
(c) If the investigation does not remove the information disputed by you, you have the right to place your statement of the facts in your file. The agency has people to help you write the statement. The agency may limit your statement to five hundred (500) words.
(d) If information is removed or you add a statement to your file, you can request the agency to send the report, as changed or with your statement, to anyone who received the information in the last two (2) years.
(e) If information that is removed from your files is placed back in your file, you are entitled to receive written notice of that fact and you have the right to dispute the information added.
5. You also have rights under federal law in regard to your report. A copy of those rights is given to you with this California statement of consumer rights. Many of these rights are also included within California law.
DERECHOS DEL CONSUMIDOR EN CALIFORNIA
Usted tiene derechos cuando un reporte de investigación del consumidor es obtenido respecto a usted. Los siguientes son algunos de sus derechos:
1. Usted tiene derecho de contactar la agencia que hizo el reporte y puede hacer èsto de las maneras siguientes:
(a) Puede ir a la agencia en persona durante horas normales de trabajo y en la nota razonable. Puede traer a un acompañante. Usted y esa persona debe traer una identificación. Es posible que tenga que firmar un documento en el que usted dará derecho a la agencia de discutir lo que está en su archivo o de mostrar el archivo a la persona que lo acompaña.
(b) Usted puede recibir su archivo por correspondencia certificada si es que avisó a la agencia por escrito que desea información por carta o desea que otra persona reciba su archivo. Por lo tanto, usted deberá proveer una identificación cuando solicite la información.
(c) Usted podrá platicar respecto a su archivo por telèfono si es que dió instrucciones por escrito a la agencia y presentó una identificación.
2. Usted tiene derecho de recibir una copia de su archivo o de su reporte de investigación del consumidor en la agencia y se le puede cobrar hasta 8.00 dólares para obtener una copia de su reporte o archivo. De cualquier manera, usted podrá recibir una copia gratis en las siguientes circunstancias:
(a) Si es que durante doce meses usted está desempleado o tiene intenciones de buscar empleo durante 60 días o si usted recibe asistencia pública o cree que su archivo contiene información incorrecta debido a fraude.
(b) Si usted recibe una copia de la agencia relacionada con la nvestigación para verificar la exactitud de la información que usted reportó o si es que la información fuè regresada a su archivo.
3. Usted tiene derecho de saber la siguiente información:
(a) Los nombres de personas y de compañías quienes han recibido un reporte respecto a usted en los últimos 3 años y puede solicitar sus domicilios y números de telèfono.
(b) Usted puede solicitar que se le explique códigos o abreviasiones utilizadas en su reporte para que usted lo pueda comprender con más claridad.
4. Usted tiene derecho de reclamar cualquier información que estè en su archivo pero deberá contactar a la agencia directamente. La persona que ordenó el reporte deberá darle a usted el nombre y domicilio de la agencia.
(a) La agencia tiene 30 días para completar la investigación.
(b) Una vez terminada la investigación, la agencia debe informarle a usted de cualquier cambio que se haya hecho al reporte como resultado de la investigación.
(c) Si es que la investigación no elimina información reportada por usted, entonces tiene derecho de agregar su declaración en el archivo. La agencia tiene personal que le puede ayudar a escribir su declaración siempre y cuando no exceda quinientas (500) palabras.
(d) Si usted elimina o agrega información a su archivo puede pedirle a la agencia que mande el reporte como “Cambiado” o con su declaración a cualquierea que haya recibido la información en los últimos dos años.
(e) Si hay información que fuè eliminada de su archivo y despuès vuelta a poner, usted tiene derecho a recibir por escrito lo sucedido y tiene derecho a reclamar la información agregada.
5. Tambièn tiene derechos bajo la ley federal respecto a su reporte. Se le dará una copia de esos derechos con èsta declaración de derechos del consumidor de California.
You also have rights under federal law in regard to your report. A copy of those rights is given to you with this California statement of consumer rights. Many of these rights are also included within California law.
California Disclosure Form - SGP
Version 1.2
Effective May 15th 2025
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NOTICE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION
PURSUANT TO CALIFORNIA LAW
{{company_name}} has requested an "investigative consumer report" on you for the purpose of {{purpose}} through Certn (an investigative consumer reporting agency or “ ICRA”). In California, an "investigative consumer report " is a background screening report that may contain information regarding your domestic and international background history, including but not limited to, your social security number and identification documents, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, professional licenses, drug testing results and other information about you. It may bear upon your character, general reputation, personal characteristics, and/or mode of living. These reports may be used as a factor in making employment decisions. The source of any investigative consumer report (as that term is defined under California law) will be Certn (USA) Inc., 1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, WY 82001, +1 844-987-0690. Information regarding Certn's privacy practices (including information about whether any consumer personal information will be sent outside the U.S. or its territories) may be found here.
Under California Civil Code section 1786.22, you are entitled to review your file which can be obtained from the ICRA as follows:
You may be accompanied by one other person of your choosing, who must furnish reasonable identification. An ICRA may require you to furnish a written statement granting permission to the ICRA to discuss your file in such person's presence.
- In person, by visual inspection of your file during normal business hours and upon reasonable notice. You also may request a copy of the information in person. The ICRA may not charge you more than the actual copying costs for providing you with a copy of your file.
- By requesting a copy be sent to a specified addressee by certified mail. ICRAs complying with requests for certified mailings shall not be liable for disclosures to third parties caused by mishandling of mail after such mailings leave the ICRAs.
- A summary of all information contained in the ICRA's file on you via telephone, if you have made a written request for telephone disclosure and the toll charge, if any, for the telephone call is prepaid by or charged directly to you.
You may be accompanied by one other person of your choosing, who must furnish reasonable identification. An ICRA may require you to furnish a written statement granting permission to the ICRA to discuss your file in such person's presence.
Colorado Disclosure
Version 1.0
Effective March 13th 2024
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State Consumers Have the Right to Obtain a Security Freeze
You may obtain a security freeze on your consumer report to protect your privacy and ensure that credit is not granted in your name without your knowledge, except as provided by law. You have a right to place a security freeze on your consumer report to prohibit a consumer reporting agency from releasing any information in your consumer report without your express authorization or approval, except as the law allows.
You will not be initially charged to place a security freeze on your consumer report. However, you will be charged a fee of no more than ten dollars to temporarily lift the freeze for a period of time, to permanently remove the freeze from your consumer report, or when you make a subsequent request for a freeze to be placed on your consumer report. As well, you may be charged a fee of no more than twelve dollars to temporarily lift the freeze for a specific party.
The security freeze is designed to prevent credit, loans, and services from being approved in your name without your consent. When you place a security freeze on your consumer report, within five business days you will be provided procedures for the temporary release of your consumer report to a specific party or parties or for a period of time after the security freeze is in place. To provide that authorization, you must contact the consumer reporting agency and provide the proper information regarding the third party or parties who are to receive the consumer report or the period of time for which the report shall be available to users of the consumer report.
A consumer reporting agency that receives a request from a consumer to temporarily lift a security freeze on a consumer report shall comply with the request no later than three business days after receiving the request.
A security freeze does not apply to circumstances where you have an existing account relationship, and a copy of your report is requested by your existing creditor or its agents or affiliates for certain types of account review, collection, fraud control, or similar activities.
You should be aware that using a security freeze to take control over who gains access to the personal and financial information in your consumer report may delay, interfere with, or prohibit the timely approval of any subsequent request or application you make regarding new loans, credit, mortgage, insurance, government services or payments, rental housing, employment, investment, license, cellular phone, utilities, digital signature, internet credit card transaction, or other services, including an extension of credit at the point of sale. You should plan ahead and lift a security freeze either completely if you are shopping around, or specifically for a certain creditor a few days before actually applying for new credit.
You have the right to bring a civil action or submit to binding arbitration against a consumer reporting agency to enforce an obligation under the security freeze law after following specified dispute procedures and having received the necessary notice.
Oklahoma Free Copy Disclosure Notice
Version 1.1
Effective September 2nd 2025
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You have the right under Oklahoma law to request a free copy of your consumer report.
New York Article 23-A
Version 2.1
Effective June 26th 2025
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Criminal History Evaluations (Article 23-A Notice)
If a background check reveals a criminal conviction, please note that New York law (Correction Law Article 23-A) protects individuals with prior convictions from unfair discrimination in employment. You have the right to a fair and individualized assessment of your record.
LICENSURE AND EMPLOYMENT OF PERSONS PREVIOUSLY CONVICTED OF ONE OR MORE CRIMINAL OFFENSES
§ 750. Definitions
For the purposes of this article, the following terms shall have the following meanings:
- Public agency shall mean the state or any local subdivision thereof, or any state or local department, agency, board, or commission.
- Private employer shall mean any person, company, corporation, labor organization or association which employs ten or more persons.
- Direct relationship shall mean that the nature of criminal conduct for which the person was convicted has a direct bearing on his or her fitness or ability to perform one or more of the duties or responsibilities necessarily related to the license, opportunity, or job in question.
- License shall mean any certificate, license, permit or grant of permission required by the laws of this state, its political subdivisions, or instrumentalities as a condition for the lawful practice of any occupation, employment, trade, vocation, business, or profession. Provided, however, that “license” shall not, for the purposes of this article, include any license or permit to own, possess, carry, or fire any explosive, pistol, handgun, rifle, shotgun, or other firearm.
- Employment shall mean any occupation, vocation or employment, or any form of vocational or educational training. Provided, however, that “employment” shall not, for the purposes of this article, include membership in any law enforcement agency.
§ 751. Applicability
The provisions of this article shall apply to any application by any person for a license or employment at any public or private employer, who has previously been convicted of one or more criminal offenses in this state or in any other jurisdiction, and to any license or employment held by such person.
Nothing in this article shall be construed to affect any right an employer may have with respect to an intentional misrepresentation in connection with an application for employment made by a prospective employee or previously made by a current employee.
§ 752. Unfair discrimination against persons previously convicted of one or more criminal offenses prohibited
No application for any license or employment, and no employment or license held by an individual, to which the provisions of this article are applicable, shall be denied or acted upon adversely by reason of the individual’s having been previously convicted of one or more criminal offenses, or by reason of a finding of lack of “good moral character” when such finding is based upon the fact that the individual has previously been convicted of one or more criminal offenses, unless:
- There is a direct relationship between one or more of the previous criminal offenses and the specific license or employment sought or held by the individual; or
- The issuance or continuation of the license or the granting or continuation of the employment would involve an unreasonable risk to property or to the safety or welfare of specific individuals or the general public.
§ 753. Factors to be considered concerning a previous criminal conviction
- In making a determination pursuant to § 752, the public agency or private employer shall consider the following factors: a. The public policy of this state, as expressed in this act, to encourage the licensure and employment of persons previously convicted of one or more criminal offenses. b. The specific duties and responsibilities necessarily related to the license or employment sought or held by the person. c. The bearing, if any, the criminal offense or offenses for which the person was previously convicted will have on his or her fitness or ability to perform one or more such duties or responsibilities. d. The time which has elapsed since the occurrence of the criminal offense or offenses.e. The age of the person at the time of occurrence of the criminal offense or offenses.f. The seriousness of the offense or offenses.g. Any information produced by the person, or produced on his or her behalf, in regard to his or her rehabilitation and good conduct.h. The legitimate interest of the public agency or private employer in protecting property, and the safety and welfare of specific individuals or the general public.
- In making a determination, the public agency or private employer shall also give consideration to a certificate of relief from disabilities or a certificate of good conduct issued to the applicant, which shall create a presumption of rehabilitation in regard to the offense or offenses specified therein.
§ 754. Written statement upon denial of license or employment
At the request of any person previously convicted of one or more criminal offenses who has been denied a license or employment, a public agency or private employer shall provide, within thirty days of a request, a written statement setting forth the reasons for such denial.
§ 755. Enforcement
- In relation to actions by public agencies, the provisions of this article shall be enforceable by a proceeding brought pursuant to Article 78 of the Civil Practice Law and Rules.
- In relation to actions by private employers, the provisions of this article shall be enforceable by the New York State Division of Human Rights, as provided in Executive Law, Article 15, or by civil action in a court of competent jurisdiction.
Avis biométrique - FR
Version 1.2
Effective September 11th 2024
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Veuillez prendre connaissance des informations ci-dessous avant de donner votre accord au Certn pour le traitement de vos données biométriques.
Les “données biométriques” sont des informations personnelles résultant d'un traitement technique spécifique relatif aux caractéristiques physiques, physiologiques ou comportementales qui permettent ou confirment l'identification unique de cette personne physique.
Pourquoi avez-vous besoin de mes données biométriques ?
Dans le cadre des services de vérification à distance des antécédents que nous fournissons à nos clients, nous collectons vos données biométriques pour (i) vérifier à distance votre identité, et (ii) prévenir et combattre la fraude.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Nous vous demanderons de scanner une copie de votre pièce d'identité délivrée par le gouvernement et de prendre un selfie à l'aide de votre appareil mobile ou de votre ordinateur portable. Nous utilisons un algorithme d'intelligence artificielle pour mesurer certaines caractéristiques de votre visage sur la photo de votre pièce d'identité et sur votre selfie, et les comparer l'une à l'autre pour confirmer que la personne qui effectue la vérification des antécédents correspond à celle qui figure sur la pièce d'identité. Cela nous aide à lutter contre la fraude et à garantir que nous fournissons des informations exactes à nos clients.
Qui aura accès à mes données biométriques ?
Sauf si la loi l'exige, vos données biométriques ne sont accessibles qu'à nous et à nos fournisseurs de services qui ont besoin d'accéder aux données biométriques pour nous aider à fournir nos services. Nous ne partageons pas les données biométriques avec d'autres tiers. Cela dit, nous fournirons certaines informations vous concernant au client pour le compte duquel nous effectuons la vérification des antécédents, notamment des copies du document d'identité et de la photo que vous nous avez fournis, ainsi que la confirmation que nous avons été en mesure ou non de vérifier votre identité.
Le Certn ne vend pas, ne loue pas, n'échange pas et ne tire aucun profit de vos données biométriques.
Comment protégez-vous mes données biométriques ?
La société utilise des mesures de sécurité standard pour stocker et protéger vos données biométriques, conformément à notre politique de confidentialité. Sauf obligation légale, une fois votre identité vérifiée, nous supprimerons vos données biométriques de nos systèmes dans un délai de 30 jours.
Le lieu de stockage des données biométriques dépend de la localisation de notre client. Par exemple, si le client pour le compte duquel nous effectuons une vérification des antécédents est situé au Canada, vos données biométriques seront stockées au Canada. Si vous résidez dans un pays différent de nos sites de traitement ou de l'emplacement de notre client, nous pouvons transférer vos données biométriques dans le but de compléter la vérification d'identité, conformément à notre politique de confidentialité (https://certn.co/privacy-policy/) et aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.
Quels sont mes droits ?
Vous pouvez choisir de ne pas consentir au traitement de vos données biométriques. Si vous choisissez de ne pas consentir à la vérification biométrique de l'identité, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de traiter votre demande ou de fournir les résultats de la vérification à notre client.
Vous pouvez également
- révoquer votre consentement au traitement de vos données biométriques,
- demander une copie de vos données biométriques,
- demander des corrections à vos données biométriques, et
- demander la suppression de vos données biométriques,
à tout moment en nous contactant à l'adresse privacy@certn.co. Dès réception de la notification, nous informerons notre client au nom duquel nous effectuons la vérification des antécédents, et nous répondrons rapidement à votre demande.
Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur la nature et la portée du traitement de vos données, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée du Certn à l'adresse suivante : privacy@certn.co.
Roomies Custom Criminal Consent
Version 1.0
Effective April 5th 2024
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I hereby consent to a search of all currently available criminal records and information, including non-conviction information, charges before the court, findings of guilt or convictions and court orders or records registered in my name in the National Repository of Criminal Records, the Canadian Police Information Centre (“CPIC”) database, the Police Information Portal (“PIP”) and any other data sharing platform available to the police service provider for the purposes of delivering a criminal record check in relation to my application with the landlord or property manager, as applicable (the “Landlord”).
I understand that this criminal record check is based on the name(s), date of birth and, where used, the declared criminal record history I provide. I understand that the results are not being confirmed by fingerprint comparison which is the only true means by which to confirm if a criminal record exists in the National Repository of Criminal Records.
I certify that the information set out by me in this application is true and correct to the best of my ability. I consent to the release of the results of the criminal record check to Certn and the Landlord. I acknowledge and agree that the Landlord may collect, use and disclose the information collected for the purposes of evaluating my application.
I hereby release and forever discharge all members and employees of the processing police service and the Royal Canadian Mounted Police from any and all actions, claims and demands for damages, loss or injury whatsoever arising which may hereinafter be sustained by me as a result of the disclosure of information to Certn and the Landlord.
By clicking “I understand and agree” I consent to Certn collecting, processing and disclosing my personal information pursuant to the terms set out above and Certn’s Privacy Policy.
You can request more information about the nature and scope of your criminal record check by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
FCRA Authorization (Supernal,LLC)
Version 1.0
Effective May 22nd 2024
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AUTHORIZATION REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION
By signing below, I acknowledge receipt of the following separate documents (and certify that I have read and understood them):
- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- ADDITIONAL NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS ON YOU;
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES.(In California, this notice is entitled “Notice Regarding Background Investigation Pursuant To California Law.”)
By signing below, I also authorize law enforcement agencies, learning institutions (including public and private schools, colleges and universities), information service bureaus, credit bureaus, data repositories, courts (federal, state and local), motor vehicle records agencies, my past or present employers, the military, and other public or private individuals and institutions to furnish any and all information on me that is requested by Certn, the consumer reporting agency preparing reports about me for Supernal, LLC. The information that can be disclosed to Certn includes, but is not limited to, criminal history, national sex offender registry status, employment history, education history, a social security number check, a Global Sanctions and Terrorist Watchlist check, and other information about me as allowed by law.
By signing below, I also authorize Supernal, LLC to obtain "consumer reports" and "investigative consumer reports" about me for employment purposes in connection with my conditional offer of employment.
Name: {{{first_name}}} {{{last_name}}}
Date: {{{date}}}
[END OF DOCUMENT]
Canadian Criminal Record Consent Form NEW*
Version 21.1
Effective January 8th 2025
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CANADIAN CRIMINAL RECORD CHECK CONSENT
Personal Information on this form is collected under the authority of the Federal Privacy Act and any applicable Provincial privacy acts
ID Type: {{id_type}} |
Your Criminal Record Check will review all available law enforcement systems, including any local police records. This check will NOT include overseas or US records, traffic tickets, Motor Vehicle Act offences or municipal bylaw offences. The results of this check will not be forwarded to any third party without your prior written consent, subject to applicable privacy and data protection laws. |
| {{#if (matchesValues check_type 'BASIC_CANADIAN_CRIMINAL_RECORD_REPORT')}} |
Criminal Record Check |
The search will include: criminal convictions from CPIC and/or local databases; summary convictions (previous 5 years) when identified; and findings of guilt under the Youth Criminal Justice Act (YCJA) within the applicable disclosure period. Records for applicants under the age of 18 will only be provided to agencies that fall within Sec 119 (1)(o) of the YCJA. (e.g. Federal, Provincial and Municipal agencies)** |
| {{/if}} |
| {{#if (matchesValues check_type 'ENHANCED_CANADIAN_CRIMINAL_RECORD_REPORT')}} |
Criminal Record and Judicial Matters Check (Enhanced) |
The search will include: criminal convictions from CPIC and/or local databases; summary convictions (previous 5 years) when identified; outstanding entries such as charges, warrants, judicial orders, probation and prohibition orders; findings of guilt under the Youth Criminal Justice Act (YCJA) within the applicable disclosure period; and Absolute and Conditional Discharges (for 1 or 3 years respectively). Records for applicants under the age of 18 will only be provided to agencies that fall within Sec 119 (1)(o) of the YCJA. (e.g. Federal, Provincial and Municipal agencies)** |
| {{/if}} |
PERSONAL INFORMATION | |||||
LAST NAME: (applicant provided) | {{last_name}} | FIRST NAME: (applicant provided) | {{first_name}} | MIDDLE NAME(S): (applicant provided) | {{middle_name}} |
ALL PREVIOUS NAMES -LAST NAME, FIRST NAME: (including any name changes and birth/maiden name) | {{#each previous_names}}{{this.last_name}}, {{this.first_name}} {{/each}} | ||||
GENDER: | {{gender}} | DATE OF BIRTH (applicant provided) | {{date_of_birth}} | PLACE OF BIRTH: | {{place_of_birth}} |
CURRENT ADDRESS - STREET ADDRESS, CITY, PROV, POSTAL CODE, COUNTRY: | {{current_address.street_address}}, {{current_address.locality}}, {{current_address.administrative_division_1}}, {{current_address.postal_code}}, {{current_address.country}} | ||||
E-MAIL ADDRESS: | {{email_address}} | ||||
PREVIOUS ADDRESSES: (LIST ALL ADDRESSES WITHIN THE LAST 5 YEARS - INCLUDING OUT OF COUNTRY) | |
| {{#if previous_addresses}} | |
| {{#each previous_addresses}} | |
STREET ADDRESS, CITY, PROV, POSTAL CODE, COUNTRY: | {{this.street_address}}, {{this.locality}}, {{this.administrative_division_1}}, {{this.postal_code}}, {{this.country}} |
| {{/each}} | |
| {{/if}} | |
| {{#unless previous_addresses}} | |
STREET ADDRESS, CITY, PROV, POSTAL CODE, COUNTRY: | |
| {{/unless}} | |
DECLARATION OF A CRIMINAL RECORD (if applicable) | |
By declaring any offences of which you have been convicted, your criminal convictions record can be confirmed without needing to submit your fingerprints for verification of your identity and the processing delay that this causes. Please list below all offences of which a judge has convicted you (whether indictable or summary) and specifically identify the offence, date you were convicted, and place where the offence was committed. Do not disclose convictions for which you have received a pardon pursuant to the Criminal Records Act, or charges that were dismissed, stayed, or resulted in absolute or conditional discharges. Do not disclose offence convictions where you were found guilty of an offence committed while you were a "young person" (younger than eighteen years), pursuant to the Youth Criminal Justice Act. | |
List convictions or write N/A if nothing to declare and sign below | |
| {{#if convictions}} | |
| {{#each convictions}} | |
DATE OF CONVICTION, NATURE OF OFFENCE, JURISDICTION: | {{this.date}}, {{this.nature}}, {{this.jurisdiction}} |
| {{/each}} | |
| {{/if}} | |
| {{#unless convictions}} | |
DATE OF CONVICTION, NATURE OF OFFENCE, JURISDICTION: | N/A |
| {{/unless}} | |
Signature: | {{first_name}} {{last_name}} | Date: | {{todays_date}} |
Name: | {{first_name}} {{last_name}} | Date of Birth (YYYY/MM/DD): | {{date_of_birth}} |
REASON FOR APPLICATION: Volunteer / Employment/ *Other | {{reason_for_application}} | Requesting Organization Name: | {{requesting_organization_name}} |
Key Contact Name: | {{key_contact_name}} | Requesting Organization Phone Number: | {{requesting_organization_phone_number}} |
*Other - Details: | {{other_details}} | ||
CONSENT TO SEARCH AND DISCLOSE AND LIABILITY RELEASE | |
By signing below: I consent to a search of the National Repository of Criminal Records, based on the information I have provided, for the purpose of completing a criminal record check. I understand that the entity that requested the criminal record check, and not the Police Partner or Certn, will determine the impact of any reported search results. I agree not to bring any legal actions, claims or demands for losses or damages that I might sustain as a result of the disclosure of my criminal record check against the respective municipality or Police Partner that completed the criminal record check, its associated Police Board and any employees thereof, and to release them each from any and all liability and any actions, claims or demands, even if arising from their negligence or even gross negligence. I certify that the information I have provided is true and correct to the best of my knowledge and belief. I authorize the Police Partner to disclose the criminal record check results directly to Certn, its employees and agents, for the purpose of completing the criminal record check on behalf of Certn’s client. |
Signature: | {{first_name}} {{last_name}} | Date: | {{todays_date}} |
Canadian Criminal Record Consent Form NEW* (French)
Version 4.0
Effective January 8th 2025
DownloadTable of Contents
CONSENTEMENT À LA VÉRIFICATION DU CASIER JUDICIAIRE CANADIEN
Les informations personnelles figurant sur ce formulaire sont recueillies en vertu de la loi fédérale sur la protection de la vie privée et de toutes les lois provinciales applicables en la matière.
| Type d'identification: {{id_type}} |
| La vérification de votre casier judiciaire portera sur tous les systèmes d'application de la loi disponibles, y compris les dossiers de la police locale. Cette vérification n'inclura PAS les dossiers étrangers ou américains, les contraventions, les infractions à la loi sur les véhicules à moteur ou les infractions aux règlements municipaux. Les résultats de cette vérification ne seront pas transmis à un tiers sans votre consentement écrit préalable, sous réserve des lois applicables en matière de protection de la vie privée et des données. |
| {{#if (matchesValues check_type 'BASIC_CANADIAN_CRIMINAL_RECORD_REPORT')}} |
| Vérification du casier judiciaire |
| La recherche portera sur les condamnations pénales figurant dans le CIPC et/ou les bases de données locales, les condamnations sommaires (cinq dernières années), le cas échéant, et les déclarations de culpabilité en vertu de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (LSJPA) au cours de la période de divulgation applicable. Les dossiers des candidats âgés de moins de 18 ans ne seront communiqués qu'aux organismes visés par l'article 119 (1)(o) de la LSJPA. (p. ex. organismes fédéraux, provinciaux et municipaux)**. |
| {{/if}} |
| {{#if (matchesValues check_type 'ENHANCED_CANADIAN_CRIMINAL_RECORD_REPORT')}} |
| Vérification du casier judiciaire et des affaires judiciaires (renforcée) |
| La recherche portera sur les condamnations pénales figurant dans le CIPC et/ou les bases de données locales, les condamnations sommaires (5 dernières années) lorsqu'elles sont identifiées, les inscriptions en suspens telles que les accusations, les mandats, les ordonnances judiciaires, les ordonnances de probation et d'interdiction, les déclarations de culpabilité en vertu de la loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (LSJPA) au cours de la période de divulgation applicable, et les libérations absolues et conditionnelles (pour 1 ou 3 ans, respectivement). Les dossiers des candidats âgés de moins de 18 ans ne seront communiqués qu'aux organismes visés à l'article 119, paragraphe 1, point o), de la loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (LSJPA). (p. ex. agences fédérales, provinciales et municipales)**. |
| {{/if}} |
| LES INFORMATIONS PERSONNELLES | |||||
| NOM DE FAMILLE: (Fournie par le demandeur) | {{last_name}} | PRÉNOM: (Fournie par le demandeur) | {{first_name}} | DEUXIÈME(S) PRÉNOM(S): (Fournie par le demandeur) | {{middle_name}} |
| TOUS LES NOMS ANTÉRIEURS - NOM DE FAMILLE, PRÉNOM: (y compris tout changements de nom et nom de naissance/de jeune fille) | {{#each previous_names}}{{this.last_name}}, {{this.first_name}} {{/each}} | ||||
| GENRE: | {{gender}} | DATE DE NAISSANCE (Fournie par le demandeur) | {{date_of_birth}} | LIEU DE NAISSANCE: | {{place_of_birth}} |
| ADRESSE ACTUELLE - RUE, VILLE, PROV, CODE POSTAL, PAYS: | {{current_address.street_address}}, {{current_address.locality}}, {{current_address.administrative_division_1}}, {{current_address.postal_code}}, {{current_address.country}} | ||||
| NUMÉRO DE TÉLÉPHONE: | {{phone_number}} | ADRESSE ÉLECTRONIQUE: | {{email_address}} | ||
| ADRESSES PRÉCÉDENTES : (INDIQUER TOUTES LES ADRESSES AU COURS DES CINQ DERNIÈRES ANNÉES, Y COMPRIS À L'ÉTRANGER) | |
| {{#if previous_addresses}} | |
| {{#each previous_addresses}} | |
| ADRESSE ACTUELLE - RUE, VILLE, PROV, CODE POSTAL, PAYS: | {{this.street_address}}, {{this.locality}}, {{this.administrative_division_1}}, {{this.postal_code}}, {{this.country}} |
| {{/each}} | |
| {{/if}} | |
| {{#unless previous_addresses}} | |
| ADRESSE ACTUELLE - RUE, VILLE, PROV, CODE POSTAL, PAYS: | |
| {{/unless}} | |
| DÉCLARATION D'UN CASIER CRIMINEL (le cas échéant) | |
| En déclarant les infractions pour lesquelles vous avez été condamné, votre casier judiciaire peut être confirmé sans qu'il soit nécessaire de soumettre vos empreintes digitales pour vérification de votre identité et le délai de traitement que cela entraîne. Veuillez énumérer ci-dessous toutes les infractions pour lesquelles un juge vous a condamné (qu'il s'agisse d'un acte criminel ou d'une procédure sommaire) en précisant l'infraction, la date à laquelle vous avez été condamné et le lieu où l'infraction a été commise. Ne divulguez pas les condamnations pour lesquelles vous avez été gracié en vertu de la loi sur le casier judiciaire, ni les accusations qui ont fait l'objet d'un non-lieu, d'un sursis ou d'une absolution inconditionnelle ou conditionnelle. Ne divulguez pas les condamnations pour infraction si vous avez été reconnu coupable d'une infraction commise alors que vous étiez un "jeune" (moins de dix-huit ans), conformément à la loi sur le système de justice pénale pour les mineurs (Youth Criminal Justice Act). | |
| Indiquez les condamnations ou inscrivez "N/A" si vous n'avez rien à déclarer et signez ci-dessous. | |
| {{#if convictions}} | |
| {{#each convictions}} | |
| DATE DE LA CONDAMNATION, NATURE DE L'INFRACTION, JURIDICTION: | {{this.date}}, {{this.nature}}, {{this.jurisdiction}} |
| {{/each}} | |
| {{/if}} | |
| {{#unless convictions}} | |
| DATE DE LA CONDAMNATION, NATURE DE L'INFRACTION, JURIDICTION | N/A |
| {{/unless}} | |
| Signature: | {{first_name}} {{last_name}} | Date: | {{todays_date}} |
| Nom: | {{first_name}} {{last_name}} | Date de naissance (AAAA/MM/JJ): | {{date_of_birth}} |
| MOTIF DE LA DEMANDE: Bénévolat / Emploi / *Autre | {{reason_for_application}} | Nom de l'organisation requérante: | {{requesting_organization_name}} |
| Nom du contact principal: | {{key_contact_name}} | Numéro de téléphone de l'organisation requérante: | {{requesting_organization_phone_number}} |
| *Autres - Détails: | {{other_details}} | ||
| CONSENTEMENT À LA RECHERCHE ET À LA DIVULGATION D'INFORMATIONS ET DÉCHARGE DE RESPONSABILITÉ | |
| Je demande et je consens à ce que le partenaire policier et ses employés (le "partenaire policier"), désignés par le Certn (Canada) Inc. ("Certn"), en tant qu'agence tierce, à effectuer des recherches dans les bases de données des services de police ou des tribunaux sur la base des informations que j'ai fournies, afin de localiser les dossiers et les informations auxquels je fais référence, de confirmer et de signaler toute condamnation pénale (par procédure sommaire ou par acte d'accusation) et, si une vérification approfondie est ordonnée, tout autre dossier pertinent, y compris : les libérations absolues et conditionnelles ; les cas de non-responsabilité criminelle pour cause de troubles mentaux ; et les entrées en suspens telles que les accusations, les ordonnances judiciaires, les ordonnances de probation et les ordonnances d'interdiction. Je comprends que les renseignements recueillis à la suite de cette vérification du casier judiciaire ne seront communiqués qu'au Certn et à l'organisation tierce mentionnée ci-dessus, le cas échéant. Le cas échéant, je comprends que c'est l'organisation susmentionnée, et non le partenaire policier, qui déterminera l'impact des résultats de la recherche. Je comprends que l'exactitude des informations qui me seront communiquées n'est pas et ne peut pas être garantie et qu'elle peut comporter des erreurs ou des omissions. Par ma signature ci-dessous, et pour et en considération de la vérification de mon casier judiciaire, dont je reconnais par la présente la réception et la suffisance, j'accepte de ne pas intenter d'actions en justice, de réclamations ou de demandes, pour des pertes ou des dommages, y compris indirects ou consécutifs, que je pourrais subir en raison de la vérification de mon casier judiciaire, contre la municipalité ou le partenaire policier qui a effectué la vérification du casier judiciaire, son conseil de police associé et ses employés, et de les libérer de toute responsabilité et de toute action, réclamation ou demande, même si elles découlent de leur négligence ou même d'une négligence grave. Je comprends qu'il peut m'être demandé de fournir mes empreintes digitales pour confirmer mon identité avant d'obtenir les résultats de la vérification de mon casier judiciaire. J'ai lu et compris ce formulaire, et en particulier cette section, et en signant ci-dessous, je consens aux conditions susmentionnées. En signant, je certifie également que les informations que j'ai fournies sont, à ma connaissance, exactes et correctes. J'autorise le partenaire policier à fournir les résultats de la vérification du casier judiciaire directement au Certn et à l'organisation ou à la personne qui demande la vérification du casier judiciaire mentionnée ci-dessus. |
| Signature: | {{first_name}} {{last_name}} | Date: | {{todays_date}} |
Identity Fraud Notice
Version 2.0
Effective October 9th 2024
DownloadTable of Contents
Para información en español, visite www.consumerfinance.gov/learnmore o escribe a la Consumer Financial Protection Bureau, 1700 G Street N.W., Washington, DC 20552.
Remedying the Effects of Identity Theft
You are receiving this information because you have been notified a consumer reporting company that you believe that you are a victim of identity theft. Identity theft occurs when someone uses your name, Social Security number, date of birth, or other identifying information, without authority, to commit fraud. For example, someone may have committed identity theft by using your personal information to open a credit card account or to get a loan in your name. For more information, visit www.consumerfinance.gov/learnmore or write to: Consumer Financial Protection Bureau, 1700 G Street N.W., Washington, DC 20552.
The Fair Credit Reporting Act (FCRA) gives you specific rights when you are, or believe that you are, the victim of identity theft. Here is a brief summary of the rights designed to help you recover from identity theft.
1. You have the right to ask that nationwide consumer reporting companies place “fraud alerts” in your file to let potential creditors and others know that you may be a victim of identity theft. A fraud alert can make it more difficult for someone to get credit in your name because it tells creditors to follow certain procedures to protect you. It also may delay your ability to obtain credit. You may place a fraud alert in your file by calling just one of the three nationwide consumer reporting agencies. As soon as the agency processes your fraud alert, it will notify the other two, which then also must place fraud alerts in your file.
An initial fraud alert stays in you file for at least 90 days. An extended alert stays in your file for seven years. To place either of these alerts, a consumer reporting agency will require you to provide appropriate proof of your identity, which may include your Social Security number. If you ask for an extended alert, you will also have to provide an identity theft report. An identity theft report includes a copy of a report you have files with a federal, state, or local law enforcement agency, and additional information a consumer reporting agency may require you to submit. For more detailed information about the identity theft report, visit www.consumerfinance.gov/learnmore .
2. You have the right to free copies of the information in your file (your “file disclosure”).
An initial fraud alert entitles you to a copy of all the information in your file at each of the three nationwide agencies, and an extended alert entitles you to two free file disclosures in a 12-month period following the placing of the alert. These additional disclosures may help you detect signs of fraud, for example, whether fraudulent accounts have been opened in your name or whether someone has reported a change in your address. Once a year, you also have the right to a free copy of the information in your file at any consumer reporting agency, if you believe it has inaccurate information due to fraud, such as identity theft. You also havethe ability to obtain additional free file disclosures under other provisions of the FCRA. See www.consumerfinance.gov/learnmore.
3. You have the right to obtain documents relating to fraudulent transactions made or accounts opened using your personal information. A creditor or other business must give you copies of applications and other business records relating to transactions and accounts that resulted from the theft of your identity, if you ask for them in writing. A business may ask you for proof of your identity, a police report, and an affidavit before giving you the documents. It also may specify an address for you to send your request. Under certain circumstances, a business can refuse to provide you with these documents. See www.consumerfinance.gov/learnmore .
4. You have the right to obtain information from a debt collector. If you ask, a debt collector must provide you with certain information about the debt you believe was incurred in you name by an identity thief - like the name of the credit and the amount of the debt.
5. If you believe information in your file results from identity theft, you have the right to ask that a consumer reporting agency block that information from your file. An identity thief may run up bills in your name and not pay them. Information about the unpaid bills may appear on your consumer report. Should you decide to ask a consumer reporting agency to block the reporting of this information, you must identity the information to block, and provide the consumer reporting agency with proof of your identity and a copy of your identity theft report. The consumer reporting agency can refuse or cancel your request for a block if, for example, you don’t provide the necessary documentation, or where the block results from an error or a material misrepresentation of fact made by you. If the agency declines or rescinds the block, it must notify you. Once a debt resulting from identity theft has been blocked, a person or business with notice of the block may not sell, transfer, or place the debt for collection.
6. You also may prevent businesses from reporting information about you to consumer reporting agencies if you believe the information is a result of identity theft. To do so, you must send your request to the address specified by the business that reports the information to the consumer reporting agency. The business will expect you to identify what information you do not want reported and to provide an identity theft report.
To learn more about identity theft and how to deal with its consequences, visit www.consumerfinance.gov/learnmore, or write to the Consumer Financial Protection Bureau.
You may have additional rights under state law. For more information, contact your local consumer protection agency or your state Attorney General.
In addition to the new rights and procedures to help consumers deal with the effects of identity theft, the FCRA has many other important consumer protections. They are described in more detail at www.consumerfinance.gov/learnmore .
California Credit Disclosure
Version 5.1
Effective February 6th 2025
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NOTICE REGARDING CREDIT INFORMATION
PURSUANT TO CALIFORNIA LAW
{{company_name}} intends to obtain credit information about you from a consumer credit reporting agency for employment purposes (“Consumer Credit Reports”). Consumer Credit Reports may include information about your credit history. The reports obtained by the Company may be used as a factor in making employment decisions. The source of your “Consumer Credit Report” (as that term is defined under California Law) will be Certn (USA) Inc., 1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, WY 82001, +1 844-987-0690. Information regarding Certn’s privacy practices (including information about whether any consumer personal information will be sent outside the U.S. or its territories) may be found at: https://certn.co.
The Company intends to obtain a consumer credit report on you for the permissible purpose under California Labor Code 1024.5: [
[ {{1024_5_a_1}} ] The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a managerial position.
[ {{1024_5_a_2}} ] The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is with the state Department of Justice.
[ {{1024_5_a_3}} ] The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a sworn peace officer or other law enforcement position.
[ {{1024_5_a_4}} ] The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position for which the information contained in the report is required by law to be disclosed or obtained.
[ {{1024_5_a_5}} ] The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position that involves regular access, for any purpose other than the routine solicitation and processing of credit card applications in a retail establishment, to all of the following types of information of any one person:
(A)Bank or credit card account information;
(B)Social security number; and
(C)Date of birth.
[ {{1024_5_a_6}} ] The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position in which you would be (any of the following):
A named signatory on the bank or credit card account of the employer;
(B)Authorized to transfer money on behalf of the employer; and
(C)Authorized to enter into financial contracts on behalf of the employer.
[ {{1024_5_a_7}} ] The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position that involves access to confidential or proprietary information, including a formula, pattern, compilation, program, device, method, technique, process or trade secret that: (i) derives independent economic value, actual or potential, from not being generally known to, and not being readily ascertainable by proper means by, other persons who may obtain economic value from the disclosure or use of the information, and (ii) is the subject of an effort that is reasonable under the circumstances to maintain secrecy of the information.
[ {{1024_5_a_8}} ] The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position that involves regular access during the workday to cash totaling Ten Thousand ($10,000) Dollars or more and which belongs to the employer, a customer or client (Depends what was ordered by the End User on the screening page).
Wallet Authorization - EN
Version 4.3
Effective January 7th 2025
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Authorization
You have asked Certn to collect, process and deliver a OneID verification, an income verification and a credit score range as verifiable credentials through the MyCertn Wallet. In order to complete this request, you will be asked to provide your full name (including maiden name and aliases) identification documents and biometric data, your date of birth, address history, a phone number and email address. We will also collect bank account details, income information, and a credit score from financial institutions, income verification vendors and credit bureaus.
It may be necessary for Certn to transfer and process your information in multiple jurisdictions, specifically if you have lived, worked or attended school outside of the jurisdiction in which you made the request. Regardless of where Personal Information is processed, it will be handled in accordance with our privacy and security policies.
You can withdraw your consent, dispute the accuracy of your credentials, or ask for a correction, deletion or copy of your information at any time by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co. Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found in our Privacy Policy.
DISCLOSURE: INVESTIGATIVE CONSUMER REPORT
Version 3.2
Effective February 6th 2025
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DISCLOSURE: INVESTIGATIVE CONSUMER REPORT
{{{company_name}}} has requested {{{requested_verification_check_names}}} which may be defined as an "investigative consumer report” for the purpose of evaluating your current or potential {{{purpose}}} through Certn, a consumer reporting agency. An "investigative consumer report" is a background screening report generated through personal interviews with sources such as your co-workers, managers, references or associates.
In order to complete an investigative consumer report, Certn may collect information regarding your {{{verification_history_types}}} history from certain knowledgeable individuals for the benefit of the Company. The information contained in the investigative consumer report may bear upon your character, general reputation, personal characteristics, and/or mode of living.
You have the right, upon written request, to be informed of whether or not an investigative consumer report has been requested. You may inspect and receive a copy of the applicable report by contacting 1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, WY 82001, +1 844-987-0690, or compliance@certn.co. Information regarding Certn's privacy practices (including information about whether any consumer personal information will be sent outside the U.S. or its territories) may be found in our privacy policy.
You have the right to request additional information regarding the nature and scope of any "investigative consumer report" directly from the Company.
Wallet Authorization en-GB
Version 2.2
Effective January 7th 2025
DownloadTable of Contents
Authorisation
You have asked Certn to collect, process and deliver a OneID verification, an income verification and a credit score range as verifiable credentials through the MyCertn Wallet. In order to complete this request, you will be asked to provide your full name (including maiden name and aliases) identification documents and biometric data, your date of birth, address history, a phone number and email address. We will also collect bank account details, income information, and a credit score from financial institutions, income verification vendors and credit bureaus.
It may be necessary for Certn to transfer and process your information in multiple jurisdictions, specifically if you have lived, worked or attended school outside of the jurisdiction in which you made the request. Regardless of where Personal Information is processed, it will be handled in accordance with our privacy and security policies.
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Applicant Terms of Use
Version 1.2
Effective October 10th 2025
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Applicant Terms of Use
Certn Holdings Inc., including its affiliates Certn (Canada) Inc., Certn (USA) Inc., Certn (UK) Ltd., InterCheck Global Pty Ltd., Certn (Australia) Pty Ltd., Certn (EU) s.r.o. and any other wholly owned subsidiaries (“Certn”, “we”, “us” or “our”) collects and processes information, including personal data, for the purpose of providing background screening and verification services (the “Services”).
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- Termination. Certn may terminate your access to the App and your Results at any time, with or without cause. For terminations without cause, Certn will provide reasonable advance notice where operationally feasible, except in cases involving security concerns or legal compliance requirements. Upon termination, you agree to immediately cease using the App. If we terminate your access without cause, and you have paid fees for Services not yet performed, we will provide a prorated refund in accordance with applicable law.
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- Miscellaneous.
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- Any waiver of a provision of these Terms will only be valid if provided in writing and applies only to the specific occurrence so waived. Failure to enforce any provision will not constitute a waiver.
- In the event that any of the provisions in the Terms are held to be invalid or unenforceable in whole or in part, all other provisions will nevertheless continue to be valid and enforceable with the invalid or unenforceable parts severed from the remainder of the Terms.
- Certn may update these Terms from time to time. Any changes will be effective upon posting on the App. It is your responsibility to review these Terms regularly.
- Support. You can request support via email sent to support@certn.co.
- Notices and Consent to Receive Notices Electronically. You consent to receive any agreements, notices, disclosures and other communications (collectively, “Notices”) to which these Terms refer electronically including without limitation by e-mail or by posting notices on the App. You agree that all Notices provided electronically satisfy any legal requirement that such communications be in writing. If you have any questions about these Terms, you can contact customer support within the App or via email at support@certn.co.
mg - la - con-648
Version 43.0
Conditions D'Utilisation Du Demandeur
Version 2.0
Effective October 20th 2025
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CONDITIONS D’UTILISATION DU DEMANDEUR
Certn Holdings Inc., y compris ses filiales Certn (Canada) Inc., Certn (USA) Inc., Certn (UK) Ltd., InterCheck Global Pty Ltd., Certn (Australia) Pty Ltd., Certn (EU) s.r.o. et toute autre filiale en propriété exclusive (« Certn », « nous » ou « notre ») collecte et traite des informations, y compris des données à caractère personnel, dans le but de fournir des services de vérification et de contrôle des antécédents (les « Services »).
En accédant aux Services et en les utilisant, vous acceptez d'être lié par les conditions générales suivantes (« Conditions »).
- Licence. Certn vous accorde une licence pour utiliser l'application web ou mobile (l'«Application»), ainsi que toutes les mises à jour, la documentation et les services connexes.
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- Pour accéder à l'Application, créez un compte avec votre nom, votre adresse courriel et votre mot de passe, ou utilisez la connexion unique (SSO). Vous acceptez de fournir des renseignements exacts, à jour et complets lors du processus d'inscription, et de mettre à jour ces renseignements si nécessaire afin qu'elles restent exactes, à jour et complètes. Certn ne sera pas responsable des inexactitudes ou des décisions de tiers résultant d'informations incorrectes ou incomplètes que vous avez fournies.
- Vous êtes responsable du maintien de la confidentialité de votre compte, de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe, ainsi que des mesures prises pour empêcher tout accès non autorisé. Vous assumez la responsabilité de toute activité effectuée dans votre compte avec votre permission ou votre autorisation. Vous devez aviser immédiatement Certn de toute utilisation non autorisée de votre compte ou de votre mot de passe, ou de toute autre atteinte à la sécurité.
- Accès au tableau de bord. Certn vous fournira un tableau de bord contenant, entre autres, les demandes d'informations, les tâches à accomplir et un répertoire des vérifications et contrôles d'antécédents effectués, y compris les Identifiants vérifiables, le cas échéant, telles que définies ci-dessous (« Résultats »). Certn ne fournit pas et ne peut pas vous fournir de conseils juridiques ou d'autres services connexes. Certn ne garantit pas non plus que les tiers avec lesquels vous acceptez de partager vos Résultats se conformeront aux lois, règles, réglementations et exigences locales, provinciales, étatiques ou fédérales applicables (« Lois applicables ») dans le cadre de la collecte ou de l'utilisation de ces Résultats.
- Identifiants vérifiables. Si vous utilisez la fonctionnalité de portefeuille mobile de l'application (le « portefeuille MyCertn ») pour stocker, partager ou vérifier des identifiants personnels (« identifiants vérifiables »), les dispositions suivantes s'appliquent :
- Certn ne contrôle pas la manière dont les tiers utilisent les données que vous choisissez de partager. Vous êtes seul responsable de la sélection des destinataires et de la vérification de leurs politiques de confidentialité avant le partage.
- Certn et les émetteurs de références ne garantissent pas que le portefeuille MyCertn ou son contenu seront toujours exacts, complets ou exempts d'erreurs, ni que son utilisation satisfera à une exigence légale ou réglementaire particulière. Le portefeuille MyCertn est fourni pour votre usage personnel uniquement.
- Vous pouvez retirer votre consentement au partage des informations vérifiables à tout moment, et Certn cessera de les traiter. Toutefois, les informations déjà partagées peuvent continuer à être utilisées ou conservées par des tiers dans la mesure où la loi le permet.
- Certn n'est pas responsable de la vérification ou de la surveillance des tiers. Ne partagez vos informations qu'avec des personnes ou des organisations de confiance. Vous trouverez plus de détails sur la manière dont Certn traite les données du portefeuille My Certn dans la déclaration de confidentialité du portefeuille MyCertn.
- Configuration requise pour l'appareil.
- En utilisant l'application, y compris le portefeuille MyCertn, le cas échéant, vous acceptez que nous collections et utilisions des informations techniques sur votre appareil et les logiciels, le matériel et les périphériques associés afin d'améliorer nos produits et de vous fournir les services.
- L'utilisation de l'application, y compris le portefeuille MyCertn, le cas échéant, peut nécessiter que votre appareil réponde à des exigences minimales de fonctionnement, notamment en matière de mémoire ou de systèmes d'exploitation. Nous vous informerons régulièrement des exigences minimales du système. Si vous ne répondez pas aux spécifications minimales détaillées pour l'application, vous risquez d'expérimtenter des restrictions d'utilisation ou de ne pas pouvoir utiliser ou accéder au portefeuille MyCertn ou aux services dans leur intégralité.
- Mises à jour de l'application et des services.
- Nous pouvons de temps à autre mettre à jour automatiquement l'application et réviser les Services afin d'améliorer les performances, d'enrichir les fonctionnalités, de refléter les changements apportés au système d'exploitation ou de résoudre des problèmes de sécurité (« mises à jour »). Nous pouvons également vous demander de mettre à jour l'application pour ces raisons. Les mises à jour peuvent modifier ou supprimer certaines caractéristiques et/ou fonctionnalités. Vous acceptez que Certn n'ait aucune obligation (i) de fournir des mises à jour, ou (ii) de continuer à fournir ou à activer des caractéristiques et/ou fonctionnalités particulières de l'application.
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- Utilisation de nos services.
- En utilisant les Services et l'Application, vous acceptez et confirmez que : (i) vous utiliserez les Services et l'Application conformément aux Conditions et à toutes les lois applicables ; (ii) vous avez l'âge légal dans votre juridiction ; (iii) vous avez le droit de fournir les informations soumises à Certn ; (iv) les informations fournies sont véridiques, exactes et non trompeuses ; (v) vous êtes la personne à laquelle les informations se rapportent ; et (vi) les informations ne violent aucune obligation ou aucun droit légal de tiers, y compris les droits de propriété intellectuelle ou les droits à la vie privée.
- Vous êtes tenu de vous assurer que vous êtes légalement autorisé à commander et à utiliser les Services dans votre juridiction. Cela inclut le respect de toutes les lois, réglementations et conditions d'éligibilité locales applicables aux vérifications des antécédents ou du casier judiciaire. Certn décline toute responsabilité en cas de demandes rejetées, invalides ou illégales effectuées par des utilisateurs non éligibles, et il vous incombe exclusivement de vérifier que votre demande est conforme aux restrictions juridictionnelles.
- Autorisation pour la vérification des antécédents et certains droits en vertu de la législation sur les droits des consommateurs, y compris la FCRA.
- Les Services peuvent vous permettre de demander une copie de votre vérification des antécédents ou des rapports sur vos antécédents. En acceptant les présentes Conditions, vous autorisez Certn à obtenir des informations auprès de tiers, y compris des agences d'évaluation du crédit, dans le but de préparer votre rapport sur vos antécédents. Vous acceptez que Certn n'ait aucune obligation de surveiller ou de modifier les informations que vous nous soumettez et que vous êtes seul responsable de confirmer leur exhaustivité et leur exactitude.
- Dans le cadre de la vérification des antécédents, Certn peut collecter certaines données, y compris, sans s'y limiter, les dossiers du DMV (Department of Motor Vehicles), les casiers judiciaires et d'autres informations accessibles au public. Certn traitera ces données conformément à notre politique de confidentialité.
- Si vous résidez aux États-Unis, Certn est une agence d'évaluation du crédit à la consommation au sens de la loi Fair Credit Reporting Act (« FCRA ») et vous fournira les avis légaux suivants, conformément à la FCRA : i. Résumé de vos droits en vertu de la loi Fair Credit Reporting Act et ii. Remédier aux effets du vol d'identité. Ces avis expliquent vos droits en matière de rapports sur les consommateurs et de recours en cas de vol d'identité.
- Vous reconnaissez que ces avis sont mis à votre disposition pour que vous puissiez les consulter et vous y référer.
- Aucune disposition des présentes Conditions n'affecte votre droit d'accéder à certaines informations contenues dans votre dossier en nous contactant, ou de nous informer et de nous demander d'enquêter sur les informations contenues dans votre vérification d'antécédents que vous jugez inexactes ou incomplètes.
- Frais
- Le présent article 9 s'applique uniquement lorsque vous commandez et payez directement les Services. Si un tiers (tel qu'un employeur, un gestionnaire immobilier ou une autre organisation) commande et paie vos Résultats, les dispositions relatives aux frais et aux remboursements du présent article ne s'appliquent pas à vous.
- Dans le cadre de votre utilisation des Services, Certn peut facturer certains frais (« Frais ») lorsque vous commandez un rapport de vérification des antécédents. Les frais sont payables à l'avance par carte de crédit. Vous acceptez de payer tous les frais ou charges applicables en fonction des conditions alors en vigueur.
- Une fois les Services lancés, les Frais ne sont généralement pas remboursables, car le traitement des vérifications des antécédents commence généralement immédiatement après la soumission. Toutefois, si les Services ne peuvent être menés à bien pour des raisons qui ne vous sont pas imputables, ou si la loi applicable l'exige, Certn peut accorder un remboursement ou un crédit pour la partie concernée des Frais. Les décisions de remboursement seront prises à la discrétion raisonnable de Certn, conformément à la législation applicable en matière de protection des consommateurs.
- Les services de traitement des paiements sont fournis par notre prestataire de paiement tiers et sont soumis aux conditions générales de ce dernier.
- Votre vie privée.
- Conformément à la législation applicable en matière de protection des données, nous sommes tenus de vous fournir certains renseignements sur notre identité, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels et à quelles fins, ainsi que sur vos droits en matière de renseignements personnels et la manière de les exercer. Ces renseignements sont fournis dans la Politique de confidentialité de Certn, sauf si vous utilisez un service spécifique auquel s’applique une politique de confidentialité différente, que nous mettrons à votre disposition.
- En fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que Certn partage ces renseignements avec les prestataires de services tiers nécessaires, notamment les sources de données de vérification des antécédents, les services de vérification d’identité et les prestataires de services de paiement requis pour fournir les Services. Ces tiers sont autorisés à se fonder sur ce consentement pour recueillir des renseignements vous concernant, uniquement dans le but de fournir les Services.
- Si vos renseignements personnels sont transférés en dehors de votre pays de résidence, ces transferts seront effectués conformément aux lois applicables en matière de protection des données, notamment par le biais de clauses contractuelles types ou d’autres mécanismes autorisés.
- Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pendant la durée nécessaire à la fourniture des Services ou conformément à ce qu’exige la loi applicable, après quoi ils seront supprimés ou anonymisés de manière sécurisée.
- Accès aux résultats. Certn vous fournira les Résultats ainsi que des mises à jour sur leur statut par l’intermédiaire de l’Application. Les Résultats fournis seront basés sur les renseignements transmis à Certn par des sources tierces, et Certn ne peut garantir l’exactitude, l’exhaustivité ou l’actualité des renseignements contenus dans les Résultats. Vous reconnaissez et acceptez que Certn n’est pas responsable des erreurs, omissions ou inexactitudes contenues dans les Résultats.
- Litiges, corrections, suppressions. Si vous souhaitez contester des Résultats ou corriger des inexactitudes liées à vos renseignements personnels, vous pouvez le faire dans l’Application ou en envoyant un courriel à support@certn.co. Vous pouvez également demander l’accès ou la suppression de tout renseignement précédemment fourni ou partagé avec Certn. Vous pouvez aussi demander à Certn de supprimer les renseignements personnels qui nous ont été fournis précédemment, dans la mesure permise par les Lois applicables.
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- Propriété intellectuelle.
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- Sous réserve des présentes Conditions, Certn vous accorde une licence mondiale, limitée, révocable et non exclusive vous permettant d'accéder et d'utiliser l'Application et les Services tels qu'ils vous sont fournis par Certn, uniquement à des fins personnelles et non commerciales. La licence est incessible et non transférable, et vous ne devez accorder à aucun tiers aucun droit, autorisation, licence ou sous-licence concernant les droits accordés en vertu des présentes sans l'autorisation écrite préalable de Certn, qui peut la refuser à sa seule discrétion. Vous n'acquérez aucun droit de propriété ou autre droit de propriété intellectuelle sur l'application ou les Services au-delà de ce droit d'utilisation limité. La violation de toute disposition de cette licence peut entraîner la résiliation immédiate de la licence, à la seule discrétion de Certn.
- Responsabilités.
- L'Application et les Services sont destinés à fournir des informations générales et à vérifier les antécédents et ne constituent pas des conseils juridiques, fiscaux ou financiers. Certn et ses fournisseurs ne sont pas responsables des décisions prises sur la base des Services. Les Services sont fournis « tels quels » et « tels que disponibles ». Certn et ses fournisseurs déclinent toute garantie, expresse ou implicite, y compris la qualité marchande, l'adéquation à un usage particulier, l'exactitude et la non-contrefaçon. Aucune disposition des présentes Conditions n'exclut ou ne limite les droits ou recours conférés par la législation applicable en matière de protection des consommateurs.
- DANS LES LIMITES PERMISES PAR LA LOI, CERTN, SES FILIALES ET LEURS DIRIGEANTS, ADMINISTRATEURS, EMPLOYÉS ET AGENTS NE SERONT PAS RESPONSABLES DES DOMMAGES INDIRECTS, ACCESSOIRES, CONSÉCUTIFS, SPÉCIAUX OU EXEMPLAIRES (Y COMPRIS LA PERTE DE BÉNÉFICES, D'ACHALANDAGE DONNÉES OU UTILISATION) DÉCOULANT DE OU LIÉS À VOTRE UTILISATION DE L'APPLICATION OU DES SERVICES, MÊME S'ILS ONT ÉTÉ INFORMÉS DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES. LA RESPONSABILITÉ TOTALE DE CERTN À VOTRE ÉGARD POUR TOUTE RÉCLAMATION RELATIVE À L'APPLICATION OU AUX SERVICES NE DÉPASSERA PAS 1 000 $ CAD.
- Dans la mesure permise par la loi, nous ne sommes pas responsables des retards, des échecs de livraison ou d'autres pertes ou dommages résultant de la transmission de données sur les réseaux de communication, y compris Internet. Vous reconnaissez que l'utilisation d'Internet, des réseaux mobiles et d'autres moyens de communication comporte des risques, tels que les virus, les problèmes de sécurité des données, le piratage, la disponibilité des services et la fiabilité de la transmission des données. Si la fourniture de nos services ou l'assistance pour le portefeuille MyCertn est retardée en raison d'un événement indépendant de notre volonté, nous vous en informerons dès que possible et prendrons des mesures pour minimiser l'impact de ce retard.
- Résiliation. Certn peut résilier votre accès à l'Application et à vos résultats à tout moment, avec ou sans motif. En cas de résiliation sans motif, Certn vous en informera dans un délai raisonnable, lorsque cela est possible sur le plan opérationnel, sauf dans les cas impliquant des problèmes de sécurité ou des exigences de conformité légale. En cas de résiliation, vous acceptez de cesser immédiatement d'utiliser l'application. Si nous résilions votre accès sans motif et que vous avez payé des frais pour des services qui n'ont pas encore été fournis, nous vous rembourserons au prorata, conformément à la loi applicable.
- Transaction électronique. En utilisant les Services, vous consentez à effectuer des transactions par voie électronique. Vous reconnaissez que les signatures électroniques ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites en vertu des lois applicables en matière de signature électronique. Après avoir autorisé l'utilisation de votre signature électronique, vous pouvez toujours retirer votre consentement dans l'application ou en contactant support@certn.co .
- Loi applicable. Toutes les questions relatives aux Services et à votre accès et utilisation de l'Application seront régies par les lois de la province de Colombie-Britannique et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent.
- Divers.
- Aucune disposition des présentes Conditions ne saurait être interprétée comme créant un lien d'emploi, une agence, un partenariat, une franchise, une coentreprise ou toute autre forme d'entreprise commune ou d'autorité liant l'autre partie.
- Certn ne sera pas responsable de tout manquement ou retard dans l'exécution de ses obligations en vertu des présentes Conditions générales dû à des causes indépendantes de sa volonté, y compris, mais sans s'y limiter, les conflits sociaux, les grèves, les lock-out, les pannes d'Internet ou de télécommunications, les pénuries ou l'impossibilité d'obtenir de la main-d'œuvre, de l'énergie ou des fournitures, les guerres, le terrorisme, émeutes, catastrophes naturelles ou mesures gouvernementales, pandémies, actes de pirates informatiques ou d'autres tiers malveillants et problèmes liés à Internet en général, et cette exécution sera excusée dans la mesure où elle est empêchée ou retardée pour l'une des raisons susmentionnées.
- Toute renonciation à une disposition des présentes Conditions ne sera valable que si elle est formulée par écrit et ne s'applique qu'au cas spécifique faisant l'objet de la renonciation. Le fait de ne pas appliquer une disposition ne constituera pas une renonciation.
- Dans le cas où l'une des dispositions des Conditions serait jugée invalide ou inapplicable en tout ou en partie, toutes les autres dispositions resteront néanmoins valables et applicables, les parties invalides ou inapplicables étant séparées du reste des Conditions.
- Certn peut mettre à jour les présentes Conditions de temps à autre. Toute modification entrera en vigueur dès sa publication sur l'Application. Il vous incombe de consulter régulièrement les présentes Conditions.
- Assistance. Vous pouvez demander de l'aide en envoyant un courriel support@certn.co .
- Avis et consentement à recevoir des avis par voie électronique. Vous acceptez de recevoir par voie électronique, y compris, sans limitation, par e-mail ou par publication de notifications sur l'application, tous les accords, notifications, divulgations et autres communications (collectivement, les « notifications ») auxquels les présentes Conditions font référence. Vous acceptez que toutes les notifications fournies par voie électronique satisfont à toute exigence légale selon laquelle ces communications doivent être faites par écrit. Si vous avez des questions concernant les présentes Conditions, vous pouvez contacter le service clientèle dans l'application ou par e-mail à l'adresse support@certn.co .
FCRA Disclosure
Version 1.3
Effective February 13th 2025
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DISCLOSURE
CONSUMER REPORT
{{company_name}} (the “Company") has requested a "consumer report" on you for the purpose of {{purpose}}, through Certn (a consumer reporting agency). A "consumer report" is a background screening report that may contain information regarding your domestic and international background history, including but not limited to, your social security number and identification documents, criminal history, sex offender registry status, credit history, employment history, education history, driving history, professional licenses, drug testing results and other information about you.
NYC Fair Housing Notice
Version 2.1
Wallet Authorization - FR
Version 1.0
Effective October 28th 2024
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Autorisation
Vous avez demandé à Certn de collecter, traiter et fournirles informations d'identification vérifiables suivantes à travers le Portefeuille MyCertn : {{services_list}} . Pour compléter cette demande, il vous sera demandé de fournir les renseignementspersonnels suivants : {{personal_information_list}} . Nous pouvons collecter des informations directement auprès de vous ou de tiers tels que {{data_providers_list}} . Nous comparerons les informations reçues de différentes sources pour assurerleur cohérence.
Il peut être nécessaire pour Certn de transférer et de traiter vos informations dans plusieurs juridictions, en particulier si vous avez vécu, travaillé ou étudié en dehors de la juridiction dans laquelle vous avez fait la demande. Indépendamment du lieu de traitement des informations personnelles, celles-ci seront gérées conformément à nos politiques de confidentialité et de sécurité.
Vous pouvez retirer votre consentement, contester l'exactitude de vos informations d'identification, ou demander une correction, suppression ou copie de vos informations à tout moment en contactant le Responsable de la protection des renseignements personnels de Certn au 1-844-987-0690 ou à privacy@certn.co. Pour plus d’informationconcernant la collecte, l'utilisation, la communicationou le stockage de vos renseignementspersonnel,s nous vous invitons à consulter notre Politique de Confidentialité.
Canadian Criminal Consent - PM
Version 1.1
Effective January 8th 2025
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I hereby consent to a search of all currently available criminal records and information, including non-conviction information, charges before the court, findings of guilt or convictions and court orders or records registered in my name in the National Repository of Criminal Records, the Canadian Police Information Centre (“CPIC”) database, the Police Information Portal (“PIP”) and any other data sharing platform available to the police service provider for the purposes of delivering a criminal record check in relation to my application with the landlord or property manager, as applicable (the “Landlord”).
I understand that this criminal record check is based on the name(s), date of birth and, where used, the declared criminal record history I provide. I understand that the results are not being confirmed by fingerprint comparison which is the only true means by which to confirm if a criminal record exists in the National Repository of Criminal Records.
I certify that the information set out by me in this application is true and correct to the best of my ability. I consent to the release of the results of the criminal record check to Certn and the Landlord. I acknowledge and agree that the Landlord may collect, use and disclose the information collected for the purposes of evaluating my application.
I hereby release and forever discharge all members and employees of the processing police service and the Royal Canadian Mounted Police from any and all actions, claims and demands for damages, loss or injury whatsoever arising which may hereinafter be sustained by me as a result of the disclosure of information to Certn and the Landlord.
By clicking “I understand and agree” I consent to Certn collecting, processing and disclosing my personal information pursuant to the terms set out above and Certn’s Privacy Policy.
You can request more information about the nature and scope of your criminal record check by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
mg copy of 232147
Version 1.0
Vermont Credit Report Disclosure
Version 1.1
Effective February 6th 2025
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NOTICE REGARDING CREDIT REPORT PURSUANT TO VERMONT LAW
{{{company_name}}} (the "Company”) intends to obtain credit information about you from a consumer reporting agency for employment purposes. Thus, you can expect to be the subject of “credit reports” for employment purposes. Such reports may include information about your character, general reputation, personal characteristics, and mode of living. The reports obtained by the Company may be used as a factor in making employment decisions. The source of any credit report will be Certn (USA) Inc., 1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, WY 82001, +1 844-987-0690.
The Company intends to obtain a credit report on you for the permissible purpose under Vermont Statute § 495i checked by the Company below:
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position for which the information contained in the report is required by state or federal law or regulation to be disclosed or obtained.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves access to confidential financial information.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position at a financial institution as defined in 8 V.S.A. § 11101(32) or a credit union as defined in 8 V.S.A. § 30101(5).
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is that of a law enforcement officer as defined in 20 V.S.A. § 2358, emergency medical personnel as defined in 24 V.S.A. § 2651(6), or a firefighter as defined in 20 V.S.A. § 3151(3).
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position that requires a financial fiduciary responsibility to the employer or client of the employer, including the authority to issue payments, collect debts, transfer money, or enter into contracts.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves access to an employer’s payroll information.
- The employer of the job for which you are applying (or if current employee, already occupy) can demonstrate that the information is a valid and reliable predictor of employee performance in the specific position of employment.
Please acknowledge that you received and understood it and provide consent for the Company to obtain credit reports about you from a consumer reporting agency.
fcra-disclosure-Spanish
Version 1.0
Effective March 4th 2025
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DIVULGACIÓN INFORME DEL CONSUMIDOR
{{company_name}} (la "Empresa") ha solicitado un "informe de consumidor" sobre usted con el fin de evaluar su empleo actual o potencial, a través de Certn (una agencia de informes de consumidores). Un "informe del consumidor" es un informe de investigación de antecedentes que puede contener información relativa a sus antecedentes nacionales e internacionales, incluidos, entre otros, su número de la seguridad social y documentos de identificación, antecedentes penales, situación en el registro de delincuentes sexuales, historial crediticio, historial laboral, historial educativo, historial de conducción, permisos profesionales, resultados de pruebas de detección de drogas y otra información sobre usted.
[FIN DEL DOCUMENTO]
additional-information-disclosure-regarding-your-rights-spanish
Version 1.0
Effective March 4th 2025
DownloadTable of Contents
AVISO ADICIONAL RELATIVO A LOS INFORMES DE INVESTIGACIÓN DE LOS CONSUMIDORES SOBRE USTED
{{company_name}} (la "Empresa") también puede solicitar un "informe de investigación del consumidor" sobre usted a una agencia de información del consumidor.
Un "informe de investigación del consumidor" es un informe de investigación de antecedentes generado a través de entrevistas personales con fuentes como sus vecinos, amigos o socios.
La agencia de informes de los consumidores que puede preparar un "informe de investigación del consumidor" sobre usted para la Empresa es Certn (USA) Inc, 1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, Wyoming, 82001, USA, +1844-987-0690. La información contenida en un "informe de investigación del consumidor" puede referirse a su carácter, reputación general, características personales y/o modo de vida.
Tenga en cuenta que la naturaleza y el alcance de la forma más común de "informe de investigación del consumidor" que puede solicitar la empresa es una investigación de su historial laboral. Durante dicha investigación, Certn puede hacer preguntas sobre su historial laboral a ciertas personas con conocimientos y proporcionar información de respuesta a la Empresa.
Nota: Tiene derecho a solicitar información adicional sobre la naturaleza y el alcance de cualquier "informe de investigación del consumidor" solicitado por la empresa sobre usted. Puede hacerlo poniéndose en contacto con la empresa.
[FIN DEL DOCUMENTO]
fcra-summary-of-rights-spanish
Version 1.0
Effective March 4th 2025
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Para información en español, visitewww.consumerfinance.gov/learnmore o escriba a la Consumer Financial Protection Bureau, 1700 G Street N.W., Washington, DC 20552.
Resumen de sus derechos en virtud de la Ley de Información Crediticia Equitativa
La ley federal Fair Credit Reporting Act (FCRA) promueve la exactitud, imparcialidad y privacidad de la información contenida en los archivos de las agencias de informes de los consumidores. Hay muchos tipos de agencias de informes de los consumidores, incluidas las agencias de crédito y las agencias especializadas (como las agencias que venden información sobre historiales de emisión de cheques, historiales médicos y registros de historiales de alquiler). He aquí un resumen de sus principales derechos en virtud de la FCRA. Para obtener más información, incluida información sobre derechos adicionales, visitewww.consumerfinance.gov/learnmore o escriba a: Consumer Financial Protection Bureau, 1700 G Street N.W., Washington, DC 20552.
- Debe saber si la información de su expediente se ha utilizado en su contra. Cualquiera que utilice un informe crediticio u otro tipo de informe del consumidor para denegar su solicitud de crédito, seguro o empleo -o para tomar otra medida adversa contra usted- debe decírselo, y debe darle el nombre, la dirección y el número de teléfono de la agencia que proporcionó la información.
- Tiene derecho a saber qué contiene su expediente. Puede solicitar y obtener toda la información sobre usted que conste en los archivos de una agencia de informes sobre el consumidor (su "divulgación de archivos"). Se le pedirá que proporcione una identificación adecuada, que puede incluir su número de la Seguridad Social. En muchos casos, la divulgación será gratuita. Tiene derecho a una divulgación gratuita de su expediente si:
- una persona ha tomado medidas adversas contra usted debido a la información que figura en su informe de crédito;
- es usted víctima de un robo de identidad y colocan una alerta de fraude en su expediente;
- su expediente contiene información inexacta como consecuencia de un fraude;
- recibes asistencia pública;
- está desempleado pero espera solicitar un empleo en un plazo de 60 días.
Además, todos los consumidores tienen derecho a una divulgación gratuita cada 12 meses previa solicitud a cada oficina de crédito de ámbito nacional y a las agencias de informes de consumidores especializadas de ámbito nacional. Para más información, consultewww.consumerfinance.gov/learnmore .
- Tiene derecho a solicitar una calificación crediticia. Las puntuaciones de crédito son resúmenes numéricos de su solvencia basados en la información de las agencias de crédito. Puede solicitar una puntuación crediticia a las agencias de información al consumidor que crean puntuaciones o distribuyen las puntuaciones utilizadas en los préstamos inmobiliarios residenciales, pero tendrá que pagar por ella. En algunas operaciones hipotecarias, el prestamista le facilitará gratuitamente información sobre su solvencia.
- Tiene derecho a impugnar la información incompleta o inexacta. Si identifica información incompleta o inexacta en su expediente y la comunica a la agencia de informes de los consumidores, ésta deberá investigar a menos que su disputa sea frívola. Consultewww.consumerfinance.gov/learnmore para obtener una explicación de los procedimientos de litigio.
- Las agencias de informes de los consumidores deben corregir o eliminar la información inexacta, incompleta o no verificable. La información inexacta, incompleta o no verificable debe eliminarse o corregirse, normalmente en un plazo de 30 días. Sin embargo, una agencia de informes de los consumidores puede seguir comunicando información cuya exactitud haya verificado.
- Las agencias de informes de los consumidores no pueden comunicar información negativa obsoleta. En la mayoría de los casos, una agencia de informes de los consumidores no puede comunicar información negativa que tenga más de siete años de antigüedad, ni quiebras que tengan más de diez años.
- El acceso a su expediente es limitado. Una agencia de informes de los consumidores sólo puede proporcionar información sobre usted a personas con una necesidad válida, por lo general para considerar una solicitud con un acreedor, asegurador, empleador, propietario u otro negocio. La FCRA especifica quiénes tienen una necesidad válida de acceso.
- Debe dar su consentimiento para que se faciliten informes a las empresas. Una agencia de informes de los consumidores no puede dar información sobre usted a su empleador, o un empleador potencial, sin su consentimiento por escrito dado al empleador. El consentimiento por escrito no suele ser necesario en el sector del transporte por carretera. Para más información, visite www.consumerfinance.gov/learnmore
- Puede limitar las ofertas "preseleccionadas" de crédito y seguros que reciba basadas en la información de su informe de crédito. Las ofertas "preseleccionadas" no solicitadas de créditos y seguros deben incluir un número de teléfono gratuito al que puede llamar si desea que su nombre y dirección no figuren en las listas en las que se basan estas ofertas. Puede darse de baja en las oficinas de crédito de todo el país llamando al 1-888-5-OPTOUT (1-888-567-8688).
- El siguiente derecho FCRA se aplica con respecto a las agencias de informes de los consumidores a nivel nacional:
LOS CONSUMIDORES TIENEN DERECHO A OBTENER UN BLOQUEO DE SEGURIDAD
Usted tiene derecho a colocar un "bloqueo de seguridad" en su informe crediticio, que prohibirá a una agencia de informes de los consumidores divulgar información en su informe crediticio sin su autorización expresa. La congelación de seguridad está diseñada para evitar que se aprueben créditos, préstamos y servicios a su nombre sin su consentimiento. Sin embargo, debe tener en cuenta que utilizar una congelación de seguridad para controlar quién tiene acceso la información personal y financiera de su informe crediticio puede retrasar, interferir o prohibir la aprobación oportuna de cualquier petición o solicitud posterior que realice en relación con un nuevo préstamo, crédito, hipoteca o cualquier otra cuenta que implique la concesión de un crédito.
Como alternativa a la congelación de seguridad, usted tiene derecho a colocar una alerta de fraude inicial o ampliada en su expediente de crédito sin coste alguno. Una alerta de fraude inicial es una alerta de 1 año que se coloca en el expediente de crédito de un consumidor. Al ver una alerta de fraude en el expediente de crédito de un consumidor, una empresa está obligada a tomar medidas para verificar la identidad del consumidor antes de extender un nuevo crédito. Si usted es víctima de un robo de identidad, tiene derecho a una alerta de fraude ampliada, que es una alerta de fraude que dura 7 años.
La congelación de seguridad no se aplica a una persona o entidad, o a sus filiales, o a agencias de cobro que actúen en nombre de la persona o entidad, con la que usted tenga una cuenta existente que solicite información de su informe de crédito con el fin de revisar o cobrar la cuenta. La revisión de la cuenta incluye actividades relacionadas con el mantenimiento de la cuenta, la supervisión, los aumentos de la línea de crédito y las actualizaciones y mejoras de la cuenta.
- Puede reclamar daños y perjuicios a los infractores. Si una agencia de informes de los consumidores o, en algunos , un usuario de informes de los consumidores o un proveedor de información a una agencia de informes de los consumidores infringe la FCRA, presentar una demanda ante un tribunal estatal o federal.
- Las víctimas de robo de identidad y el personal militar en activo tienen derechos adicionales. Para más información, visite www.consumerfinance.gov/learnmore
Los estados pueden hacer cumplir la FCRA, y muchos estados tienen sus propias leyes de informes de los consumidores. En algunos casos, puede tener más derechos en virtud de la legislación estatal. Para más información, póngase en contacto con su agencia estatal o local de protección del consumidor o con el Fiscal General de su Estado. Para obtener información sobre sus derechos federales, póngase en contacto con
TIPO DE NEGOCIO: | CONTACTO: |
1.a. Bancos, asociaciones de ahorro y cooperativas de crédito con activos totales superiores a 10.000 millones de dólares y sus filiales b. Dichas filiales que no sean bancos, asociaciones de ahorro o cooperativas de crédito también deberán incluir en la lista, además del CFPB: |
Washington, DC 20552
600 Pennsylvania Avenue, N.W. Washington, DC 20580 (877) 382-4357 |
|
Apartado de correos 53570 Houston, TX 77052-9050 b. Centro de Ayuda al Consumidor de la Reserva Federal Apartado de correos 1200 |
Banks), empresas de préstamos comerciales propiedad de bancos extranjeros o controladas por ellos, y organizaciones que operan al amparo de la sección 25 o 25A de la Ley de la Reserva Federal. c. Bancos asegurados no asociados, sucursales estatales aseguradas de bancos extranjeros y asociaciones estatales de ahorro aseguradas d. Cooperativas de crédito federales | Minneapolis, MN 55480 c. División de Protección del Depositante y del Consumidor Centro Nacional de Asistencia al Consumidor y al Depositario Federal Deposit Insurance Corporation 1100 Walnut Street, Box #11 Kansas City, MO 64106 d. Administración Nacional de Cooperativas de Crédito Oficina de Protección Financiera del Consumidor 1775 Duke Street Alexandria, VA 22314 |
3. Compañías aéreas | Consejero General Adjunto para la Protección de la Aviación Departamento de Transporte 1200 New Jersey Avenue, S.E. Washington, DC 20590 |
4. Acreedores sujetos a la Junta de Transporte de Superficie | Oficina de Asistencia Pública, Asuntos Gubernamentales y Cumplimiento Junta de Transporte de Superficie 395 E Street, S.W. Washington, DC 20423 |
5. Acreedores sujetos a la Packers and Stockyards Act, 1921 | Oficina regional de Packers and Stockyards Divsion más cercana |
6. Sociedades de inversión en pequeñas empresas | Administrador Asociado, Oficina de Acceso al Capital United States Small Business Administration 409 Third Street, S.W., Suite 8200 |
Washington, DC 20416 | |
7. Corredores y distribuidores | Comisión del Mercado de Valores 100 F Street, N.E. Washington, DC 20549 |
8. Bancos Federales de Tierras, Asociaciones Federales de Bancos de Tierras, Bancos Federales de Crédito Intermedio y Asociaciones de Crédito a la Producción | Farm Credit Administration 1501 Farm Credit Drive McLean, VA 22102-5090 |
9. Minoristas, empresas financieras y otros acreedores no enumerados anteriormente | Centro de Respuesta al Consumidor de la Comisión Federal de Comercio 600 Pennsylvania Avenue, N.W. Washington, DC 20580 (877) 382-4357 |
fcra-authorization-spanish
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AUTORIZACIÓN RELATIVA A LA INVESTIGACIÓN DE ANTECEDENTES
Al firmar a continuación, acuso recibo de los siguientes documentos por separado (y certifico que los he leído y comprendido):
- DIVULGACIÓN RELATIVA A LA INVESTIGACIÓN DE SUS ANTECEDENTES;
- RESUMEN DE SUS DERECHOS EN VIRTUD DE LA LEY DE INFORMACIÓN CREDITICIA IMPARCIAL (FAIR CREDIT REPORTING ACT);
- AVISO ADICIONAL RELATIVO A LOS INFORMES DE INVESTIGACIÓN DE LOS CONSUMIDORES SOBRE USTED;
- AVISOS ADICIONALES DE LA LEY ESTATAL.
Al firmar a continuación, también autorizo a los organismos policiales nacionales e internacionales, instituciones educativas (incluidas escuelas públicas y privadas, colegios y universidades), oficinas de servicios de información, oficinas de crédito, depósitos de datos, tribunales (federales, estatales y locales), agencias de registros de vehículos de motor, mis empleadores anteriores o actuales, el ejército y otras personas e instituciones públicas o privadas a proporcionar toda la información sobre mí que solicite Certn, la agencia de informes de los consumidores que prepara informes sobre mí para {{company_name}}. Acepto que, cuando mi historial personal requiera la realización de comprobaciones en países en los que he trabajado y/o residido, mis datos puedan ser enviados y tratados en esos países pertinentes para la realización de las comprobaciones solicitadas. La información que puede revelarse a Certn incluye, entre otros, antecedentes penales, situación en el registro de delincuentes sexuales, historial crediticio, historial laboral, historial educativo, historial de conducción e información relativa a mis licencias profesionales, número de la seguridad social, documentos de identidad y resultados de pruebas de detección de drogas.
Al firmar a continuación, también autorizo a {{company_name}} a obtener "informes del consumidor" e "informes de investigación del consumidor" sobre mí con fines de empleo en cualquier momento durante el proceso de contratación y a lo largo de mi empleo, si procede.
Nombre: {{first_name}} {{last_name}}
Puede retirar su consentimiento, impugnar la exactitud de un Informe o solicitar una corrección, supresión o copia de su Informe en cualquier momento poniéndose en contacto con el Responsable de Privacidad de Certn en el teléfono 1-844-987-0690 o en la dirección privacy@certn.co. Encontrará más información sobre la recopilación, el uso, la divulgación o el almacenamiento de sus datos personales aquí.
[FIN DEL DOCUMENTO]
california-disclosure-form-and-california-state-rights-spanish
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AVISO RELATIVO A LA INVESTIGACIÓN DE ANTECEDENTES
DE CONFORMIDAD CON LA LEY DE CALIFORNIA
(Sólo para solicitantes y empleados de California)
{{company_name}} (la "Empresa") tiene la intención de obtener información sobre usted de una agencia de informes de investigación del consumidor con fines de empleo. Por lo tanto, puede esperar ser objeto de "informes de investigación del consumidor" obtenidos con fines empleo. Dichos informes pueden incluir información sobre su carácter, reputación general, antecedentes personales, etc.
características y modo de vida. Con respecto a cualquier informe de investigación del consumidor procedente de una investigación del consumidor
(ICRA), la empresa podrá investigar la información contenida en su solicitud de empleo y otros datos sobre usted, incluidos, entre otros: su número de la seguridad social y documentos de identidad, antecedentes penales, situación en el registro de delincuentes sexuales, historial crediticio, historial laboral, historial educativo, historial de conducción, permisos profesionales, resultados de pruebas de detección de drogas. La empresa también puede obtener comentarios de personas que tengan conocimiento de usted. Estos informes pueden ser utilizados como un factor en la toma de decisiones de empleo. La fuente de cualquier informe de investigación del consumidor (tal y como se define este término en la legislación de California) será Certn (USA) Inc, 1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, WY 82001, +1 844-987-0690. La información relativa a las prácticas de privacidad de Certn (incluyendo información sobre si cualquier información personal del consumidor será enviada fuera de los EE.UU. o sus territorios) se puede encontrar en https: // certn . co /.
En virtud del artículo 1786.22 del Código Civil de California, usted tiene derecho a que una ICRA le informe de lo que consta en su expediente con la debida identificación:
En persona, mediante inspección visual de su expediente durante el horario laboral normal y previo aviso razonable. También puede solicitar una copia de la información en persona. La ICRA no podrá cobrarle más que los costes reales de copia por facilitarle una copia de su expediente.
Solicitando el envío de una copia a un destinatario determinado por correo certificado. Las ICRA que atiendan a las solicitudes de envío por correo certificado no serán responsables de las divulgaciones a terceros causadas por una mala manipulación del correo una vez que éste haya salido de las ICRA.
Un resumen de toda la información contenida en el expediente del ICRA sobre usted (que debe facilitarse obligatoriamente por el Código Civil de California) se le facilitará por teléfono, si usted ha solicitado por escrito la divulgación por teléfono y el coste de la llamada telefónica, en su caso, es prepagado por usted o cargado directamente a su cuenta.
"Identificación adecuada" incluye documentos como el permiso de conducir válido, el número de cuenta de la seguridad social, la tarjeta de identificación militar y las tarjetas de crédito. Sólo en caso de que no pueda identificarse con dichos datos, la ICRA podrá solicitarle información adicional relativa a su empleo y a sus antecedentes personales o familiares con el fin de verificar su identidad.
La ICRA pondrá a su disposición personal formado para explicarle cualquier información que se le facilite y le proporcionará una explicación por escrito de cualquier información codificada que contengan los expedientes que se mantienen sobre usted. Esta explicación escrita se facilitará siempre que se le proporcione un expediente para su inspección visual.
Puede ir acompañado de otra persona de su elección, que deberá presentar una identificación razonable. La ICRA podrá exigirle que presente una declaración escrita en la que autorice a la ICRA a examinar su expediente en presencia de dicha persona.
[FIN DEL DOCUMENTO]
Sólo para residentes en California
Derechos del consumidor de California
La siguiente información puede obtenerse en Certn (Canada), Inc. y Certn (USA), Inc, 1006 Fort Street, Unit 300, Victoria, BC, Canada V8V 3K4. Nuestro horario de oficina es de 9:00 a 17:00 PTZ. Nuestro número de teléfono es +1 844-987-0690. Para obtener información completa sobre las prácticas de privacidad de Certn, incluyendo si su información personal será enviada fuera de los EE.UU. o sus territorios, la política de privacidad de Certn se puede ver en https://certn.co/privacy-policy/.
DERECHOS DEL CONSUMIDOR EN CALIFORNIA
Usted tiene derechos cuando se obtiene un informe de investigación del consumidor sobre usted. Estos son algunos de sus derechos:
- Tiene derecho a ponerse en contacto con el organismo que realizó la denuncia. Puede hacerlo de una de las siguientes maneras:
- Puede acudir personalmente a la agencia durante el horario normal de oficina y con un preaviso razonable. Puede ir . Es posible que usted y esa persona tengan que presentar un documento de identidad. Es posible que tenga que firmar un documento por el que autoriza a la agencia a hablar de su expediente con esa persona o a enseñárselo.
- Puede recibir su expediente por correo certificado, si ha notificado por escrito a la agencia que desea que se le envíe la información por correo a usted o a otra persona que desee que reciba el expediente. Se le pedirá que se identifique cuando escriba para solicitar su expediente.
- Es posible que pueda hablar de su expediente por teléfono si ha dado instrucciones por escrito a la agencia y ha facilitado su identificación.
- Tiene derecho a recibir una copia de su expediente o de su informe de investigación del consumidor en la agencia. Se le puede cobrar hasta $8.00 para obtener una copia de su informe o archivo. Sin embargo, puede recibir una copia gratuita si:
- Una vez durante un periodo de doce meses si está desempleado y tiene intención de buscar empleo en un plazo de sesenta (60) días o recibe asistencia social pública o cree que su expediente contiene información inexacta debido a un fraude.
- Si recibe una copia de la agencia relativa a una investigación sobre la exactitud de la información que ha impugnado o si se vuelve a incluir información en su expediente.
- Tiene derecho a conocer la siguiente información:
- Los nombres de las personas y empresas que han recibido un informe sobre usted en los últimos tres (3) años. Puede solicitar sus direcciones y números de teléfono.
- Explicaciones de los códigos o abreviaturas utilizados en su , para que pueda entenderlo.
- Tiene derecho a impugnar cualquier información que figure en su expediente. Para , debe ponerse en contacto directamente con la agencia. La persona que encargó un informe está obligada a darle el nombre y la dirección de la agencia.
- La agencia dispone de treinta (30) días a partir de la fecha de recepción de su reclamación para completar la investigación.
- Cuando la agencia termine la investigación, debe informarle de cualquier cambio introducido en el informe como resultado de la investigación.
- Si la investigación no elimina la información impugnada por usted, tiene derecho a incluir en su expediente su declaración de los hechos. La agencia dispone de personal para ayudarle a redactar la declaración. La agencia puede limitar su declaración a quinientas (500) palabras.
- Si se elimina información o usted añade una declaración a su expediente, puede solicitar a la agencia que envíe el informe, modificado o con su declaración, a cualquier persona que haya recibido la información en los últimos dos (2) años.
- Si se vuelve a incluir en su expediente información que se ha retirado del mismo, tiene derecho a recibir una notificación por escrito de este hecho y a impugnar la información añadida.
- También tiene derechos en virtud de la legislación federal en relación con su informe. Con esta declaración de derechos del consumidor de California se le entrega una copia de esos derechos. Muchos de estos derechos también están incluidos en la legislación de California.
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Effective March 4th 2025
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Tiene derecho, previa solicitud por escrito, a ser informado de si se ha solicitado o no un informe de investigación del consumidor (tal como lo define la ley estatal) a una agencia de informes del consumidor. Si se solicitó un informe, se le proporcionará el nombre y la dirección de la agencia de informes de los consumidores a la que se hizo la solicitud. También puede inspeccionar y recibir una copia del informe poniéndose en contacto con Certn (USA) Inc, 1021 E Lincolnway, #220 Cheyenne, Wyoming, USA 82001, 844-987-0690. También está recibiendo una copia del Artículo 23-A de la Ley Correccional de NY.
washington-state-disclosure-and-washington-state-rights-spanish
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Effective March 4th 2025
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Si la empresa solicita un informe de investigación del consumidor (tal y como lo define la ley estatal) a una agencia de informes de consumidores, usted tiene derecho a recibir una revelación completa y precisa de la naturaleza y el alcance de la investigación solicitada por la empresa. También tiene derecho a solicitar un resumen por escrito de sus derechos y recursos en virtud de la Ley de Informes de Crédito Justos de Washington.
massachusetts-disclosure-spanish
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Effective March 4th 2025
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Si la empresa solicita un informe de investigación del consumidor (tal y como se define en la legislación estatal) a una agencia de informes del consumidor, usted tiene derecho a recibir una copia del informe previa solicitud.
new-jersey-disclosure-spanish
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Effective March 5th 2025
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Si la empresa solicita un informe de investigación del consumidor (tal y como se define en la legislación estatal) a una agencia de informes del consumidor, usted tiene derecho a recibir una copia del informe previa solicitud.
minnesota-disclosure-spanish
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Effective March 5th 2025
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Usted tiene derecho, previa solicitud por escrito, a recibir una revelación completa y exacta de la naturaleza y el alcance de cualquier informe de consumidor solicitado sobre usted. Una agencia de informes de los consumidores debe hacer esta divulgación dentro de los cinco (5) días a partir de la recepción de su solicitud o de la solicitud del por parte de la empresa, si esta última es posterior.
social-media-us-consent-hr-spanish
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Effective March 5th 2025
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AUTORIZACIÓN DE VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES EN REDES SOCIALES
{{company_name}} ha decidido comprobar los antecedentes de los candidatos en las redes sociales a través de un proveedor externo. Esta verificación de antecedentes llevará a cabo una revisión de sus publicaciones públicas en las redes sociales, así como de los artículos de acceso público en los que se hace referencia a usted en la web y en fuentes de noticias. Esta información se nos proporciona como un informe del consumidor, tal como se define en la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA).
Al hacer clic en el botón que aparece a continuación, autorizo a {{company_name}}, sus agentes y representantes designados a realizar una revisión exhaustiva de cualquier información disponible públicamente (incluidas publicaciones escritas, fotografías y cualquier otra información) en mis perfiles de redes sociales (incluidas, por ejemplo, plataformas como LinkedIn, Facebook, Instagram, X y cualquier otra cuenta de redes sociales disponible públicamente) para generar un informe del consumidor y/o un informe de investigación del consumidor que se utilizará para el empleo, la promoción, la reasignación o la retención como empleado. Doy mi consentimiento expreso para que se recopilen y muestren extractos de mis perfiles públicos en los medios sociales, incluidas publicaciones escritas y fotografías, así como cualquier artículo disponible públicamente, en mi informe del consumidor. Entiendo que no se me pide ni se me exige que revele mi(s) nombre(s) de usuario o contraseña(s) de ninguna cuenta de redes sociales, que conceda acceso a ninguna cuenta personal de redes sociales, que divulgue ningún contenido personal de redes sociales, que invite a nadie o acepte una invitación de nadie en las redes sociales, que acceda a ninguna red social personal en presencia de un empleador, que utilice las redes sociales como condición de empleo, ni que cambie ninguna configuración de privacidad relacionada con ninguna de mis cuentas de redes sociales. Entiendo que, de conformidad con la ley federal Fair Credit Reporting Act, si se va a tomar alguna medida adversa basada en el informe del consumidor, se me proporcionará una copia del informe y un resumen de los derechos del consumidor.
.
Este acuerdo entra en vigor cuando hago clic en el botón "Continuar" o en la casilla de verificación que se presenta con estos términos. Declaro a Certn que estoy legalmente capacitado para suscribir el presente acuerdo.
Al hacer clic en el botón "Continuar" o en la casilla de verificación, también certifico que la información que he proporcionado en este formulario y en relación con el mismo es verdadera, exacta y completa. Acepto que este formulario en original, fax, fotocopia o formato electrónico (incluida la firma electrónica), será válido para cualquier informe de antecedentes que pueda ser solicitado por o en nombre de {{company_name}}.
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Effective March 5th 2025
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Recursos Humanos
Consentimiento para la investigación de antecedentes
Entiendo y reconozco que estoy aceptando este consentimiento electrónicamente y, al hacerlo, en la medida permitida por la legislación aplicable:
- Por la presente autorizo a Certn (y a sus representantes designados, según corresponda) a recopilar, utilizar, divulgar y verificar de forma independiente mi Información Personal, que puede incluir, entre otros, mi nombre, dirección, dirección de correo electrónico, fecha de nacimiento, mi educación, historial de empleo, historial de ingresos, historial crediticio, historial de vehículos motorizados, historial penal público, información de redes sociales disponible públicamente y credenciales profesionales (colectivamente, "Información Personal") a los fines de entregar un informe de investigación de antecedentes en relación con mi solicitud de empleo con el Empleador.
- Reconozco y acepto que el Empleador puede recopilar, utilizar y divulgar la Información Personal con el fin de evaluar mi idoneidad para el empleo con el Empleador;
- También autorizo a Certn a (i) ponerse en contacto con los organismos policiales pertinentes, instituciones educativas, agencias de servicios de información, agencias de crédito, sitios web públicos, depósitos de datos, agencias de registros de vehículos de motor, así como con todos los demás archivos accesibles del sector privado y público (incluida cualquier otra persona, organización o agencia) y (ii) recibir copias de los resultados verificados sobre mí a través de cualquier medio razonable, incluido por escrito, transmisión electrónica o por teléfono;
- Entiendo y acepto que, cuando mi historial personal requiera que se verifiquen antecedentes en países en los que he trabajado, estudiado o residido, mi Información Personal podrá ser enviada y verificada en esos países pertinentes.
- Acepto que una copia electrónica de este consentimiento tiene la misma eficacia que una firma original a efectos de validez, aplicabilidad y admisibilidad, y autorizo a Certn a exportar este Consentimiento para la Verificación de Antecedentes en un documento PDF y presentarlo a cualquiera de mis referencias que pueda solicitar una prueba de mi consentimiento para los fines expuestos anteriormente;
- Reconozco que he leído y comprendido la Política de Privacidad de Certn y por la presente confirmo que mi consentimiento es plenamente informado y libremente otorgado y soy consciente de que puedo retirarlo en cualquier momento.
- Reconozco que si no doy mi consentimiento para que Certn y/o el Empleador recopilen, utilicen y divulguen la información, esto puede dar lugar a que mi oferta condicional quede sin efecto. Sin una oferta condicional, no tendré relación con el Empresario a ningún efecto; y
- Reconozco que si se me deniega un empleo total o parcialmente debido a la información recibida de una agencia de información sobre el consumidor o a la información crediticia obtenida de una persona que no sea agencia de información sobre el consumidor, si así lo exige la ley, el Empleador y/o Certn me notificarán este hecho y, previa solicitud por mi parte dentro de los plazos exigidos por la legislación aplicable, me informarán de la naturaleza y la fuente de la información cuando la información sea facilitada por una persona que no sea una agencia de información sobre el consumidor; o del nombre y la dirección de la agencia de información sobre el consumidor, cuando la información sea facilitada por una agencia de información sobre el consumidor, y de cualquier otra información exigida por la ley.
Si tiene alguna pregunta sobre la recopilación, uso, divulgación o almacenamiento de sus Datos Personales o si desea solicitar más información sobre las políticas y procedimientos de privacidad de Certn, póngase en contacto con el Responsable de Privacidad de Certn en el 1-844-987-0690 o en privacy@certn.co.
canadian-criminal-consent-hr-spanish
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Effective March 5th 2025
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Por la presente doy mi consentimiento para que se realice una búsqueda de todos los antecedentes penales e información actualmente disponibles, incluida la información sobre no condenas, cargos ante el tribunal, declaraciones de culpabilidad o condenas y órdenes judiciales o registros inscritos a mi nombre en el Repositorio Nacional de Antecedentes Penales, la base de datos del Centro Canadiense de Información Policial ("CPIC"), el Portal de Información Policial ("PIP") y cualquier otra plataforma de intercambio de datos a disposición del proveedor de servicios policiales con el fin de realizar una comprobación de antecedentes penales en relación con mi solicitud de empleo con el Empleador (el "Empleador").
Entiendo que esta comprobación de antecedentes penales se basa en el(los) nombre(s), fecha de nacimiento y, en su caso, en los antecedentes penales declarados que proporciono. Entiendo que los resultados no están siendo confirmados por comparación de huellas dactilares que es el único medio verdadero por el cual se puede confirmar si existen antecedentes penales en el Repositorio Nacional de Antecedentes Penales.
Certifico que la información que he facilitado en esta solicitud es verdadera y correcta a mi leal saber y entender. Autorizo la divulgación de los resultados de la verificación de antecedentes penales a Certn y al Empleador. Reconozco y acepto que el Empleador puede recopilar, utilizar y divulgar la información recopilada con el fin de evaluar mi idoneidad para el empleo con el Empleador.
Reconozco que si no doy mi consentimiento para que Certn y/o el Empleador recopilen, utilicen y divulguen la información, esto puede dar lugar a que mi oferta condicional de empleo sea nula. Sin una oferta de empleo condicional, no tendré relación laboral con el Empresario a ningún efecto.
Por la presente libero y eximo para siempre a todos los miembros y empleados del servicio de policía de tramitación y a la Real Policía Montada de Canadá de todas y cada una de las acciones, reclamaciones y demandas por daños y perjuicios, pérdidas o lesiones de cualquier tipo que en lo sucesivo pueda sufrir como consecuencia de la revelación de información a Certn y al empleador.
Al hacer clic en "Entiendo y acepto" doy mi consentimiento para que Certn recopile, procese y divulgue mi información personal de conformidad con los términos establecidos anteriormente y la Política de privacidad de Certn.
Puede solicitar más información sobre la naturaleza y el alcance de la comprobación de sus antecedentes penales poniéndose en contacto con el responsable de privacidad de Certn llamando al 1- 844-987-0690 o privacy@certn.co
international-criminal-consent-spanish
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Effective March 5th 2025
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Internacional
CONSENTIMIENTO PARA LA INVESTIGACIÓN DE ANTECEDENTES
Entiendo y reconozco que estoy aceptando este consentimiento por vía electrónica en relación con la solicitud de selección por escrito que se me ha facilitado en nombre de mi empleador actual o futuro, según se identifica en la misma ("Empleador") y al hacerlo, en la medida en que lo permita la legislación aplicable:
- Por la presente autorizo a Certn (y a sus representantes designados, según proceda) a recopilar y verificar de forma independiente únicamente la Información Personal necesaria que puede incluir, entre otros, mi nombre, dirección, dirección de correo electrónico, fecha de nacimiento, mis antecedentes penales, mis antecedentes penales públicos y mis credenciales profesionales (colectivamente, "Información Personal") con el fin de entregar un informe de investigación de antecedentes a mi Empleador en relación con mi empleo actual o potencial.
- También autorizo a Certn a (i) ponerse en contacto en mi nombre con los departamentos gubernamentales pertinentes, los organismos encargados de hacer cumplir la ley, los repositorios de datos, los sitios web públicos, así como todos los demás archivos accesibles del sector privado y público para realizar una verificación de mis antecedentes penales; y (ii) recibir copias de los resultados verificados por cualquier medio razonable, incluidos por escrito, transmisión electrónica, por teléfono o en su dirección postal, y comunicar los resultados a mi posible empleador.
- Entiendo que mi verificación de antecedentes puede incluir el tratamiento de Información Personal sensible y reconozco y acepto que cuando mi historial personal requiera que se lleven a cabo verificaciones en países en los que he trabajado y/o residido, mis datos podrán ser enviados y tratados en esos países relevantes para la entrega de la/s verificación/es solicitada/s.
- Acepto que una copia electrónica de este consentimiento tiene la misma eficacia que una firma original a efectos de validez, aplicabilidad y admisibilidad, y autorizo a Certn a exportar este Consentimiento para la Verificación de Antecedentes en un documento PDF y presentarlo a cualquiera de mis referencias que pueda solicitar una prueba de mi consentimiento para los fines expuestos anteriormente.
- Reconozco que he leído y comprendido la Política de Privacidad de Certn y por la presente confirmo que mi consentimiento es plenamente informado y libremente otorgado y soy consciente de que puedo retirarlo en cualquier momento.
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Effective March 5th 2025
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Consentimiento biométrico
Necesitamos su consentimiento para recopilar y procesar sus datos biométricos con el fin de verificar su identidad en nombre de {{company_name}} (la "Empresa"). Los datos biométricos en este caso incluyen rasgos faciales de una foto en tiempo real e información de su documento de identidad emitido por el gobierno. Almacenaremos sus datos biométricos de forma segura y aplicaremos las medidas adecuadas para proteger dicha información contra el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración y la destrucción.
Al hacer clic en "aceptar" a continuación, confirma que ha leído y comprendido este Consentimiento biométrico, así como nuestro biométrico Aviso, y acepta la recopilación y el procesamiento de sus datos biométricos de acuerdo con estos términos y nuestra Política de privacidad. Además, reconoce y acepta la transferencia de sus datos biométricos a la Empresa en relación con su comprobación y verificación de antecedentes y a cualquier subprocesador de terceros aplicable, con el único fin de completar su verificación de identidad. Este consentimiento se otorga de forma voluntaria y entendiendo que los datos se utilizarán exclusivamente para la verificación de la identidad, incluida la prevención y la lucha contra el fraude. Sus datos biométricos y, cuando así lo exija la ley, cualquier información o copia de documentos recopilados para apoyar su verificación de identidad, se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir el propósito previsto y según lo exija la legislación aplicable, y se eliminarán de forma segura a partir de entonces. Si decide no dar su consentimiento, es posible que no podamos tramitar su solicitud o proporcionarle los resultados de la verificación sus antecedentes.
Puede revocar su consentimiento en cualquier momento notificándonoslo por escrito a privacy@certn.co. Tras la revocación, se lo notificaremos a la empresa y dejaremos de recopilar, utilizar y conservar sus datos biométricos. Usted tiene derecho a solicitar el acceso a sus datos biométricos y a solicitar la corrección o supresión de inexactitudes. Si desea más información sobre la naturaleza y el alcance del tratamiento de sus datos o una copia de la información que tenemos sobre usted, póngase en contacto con el responsable de privacidad de Certn en el 1-844- 987-0690 o en privacy@certn.co.
Si usted reside en un lugar distinto de nuestros lugares de procesamiento o de la ubicación de la Empresa, podemos transferir sus Datos Personales con el fin de completar la verificación de identidad, de conformidad con nuestra Política de Privacidad y las leyes de privacidad aplicables.
disclosure-scotland-specific-consent-hr-spanish
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Por favor, revise todas las declaraciones a continuación para permitirnos solicitar su verificación de antecedentes penales de Disclosure Scotland:
- He leído la Política de privacidad para solicitantes de Scotland Disclosure y entiendo cómo tratará Disclosure Scotland mis datos personales.
- Autorizo a Certn a presentar en mi nombre una solicitud a Disclosure Scotland para obtener un certificado de divulgación básico.
- También doy mi consentimiento para que Certn reciba y vea mi certificado de divulgación básica antes de que yo lo vea.
Las preguntas, consultas y comentarios relacionados con el tratamiento de la información personal por parte de Disclosure Scotland son bienvenidos y deben dirigirse a su responsable de protección de datos en DSDPO@gov.scot.
acic-consent-spanish
Version 1.0
Effective March 5th 2025
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Solicitud de verificación de antecedentes penales coordinada a escala nacional y formulario de consentimiento
Información general
Este formulario es utilizado por el organismo acreditado y en nombre del empleador en relación con su empleo u otra contratación para trabajar con el empleador.
Control nacional de antecedentes penales
Un Control Nacional Coordinado de Antecedentes Penales contiene su información personal, y cualquier información policial relevante sobre usted, de acuerdo con el propósito de su Control Nacional Coordinado de Antecedentes Penales. Dicha información de antecedentes penales puede incluir cargos pendientes y condenas penales y/o conclusiones de culpabilidad registradas contra usted que pueden ser divulgadas de acuerdo con las leyes de la jurisdicción pertinente.Puede ponerse en contacto con el Organismo Acreditado o con el Empleador para obtener más información sobre el proceso del Control Nacional Coordinado de Antecedentes Penales, cómo se maneja su información personal y cómo puede impugnar su resultado.
Organismo acreditado: | InterCheck Global Pty Ltd., (ABN:51151778237); Dirección: 356 Collins Street, Melbourne, 3000, Victoria; Datos de contacto: help@intercheck.com.au; + 61 (03) 8820 4069 |
Propósito de su controlar: | Cargo / Tipo de licencia / Motivo del controlar: {{position_title}} Nombre u organización de trabajo / Autoridad expedidora: {{acic_org}} La localidad o ciudad: {{acic_location}} El Estado o Territorio: {{acic_state}} |
Datos de terceros a reenviar/revelar el resultado Empresario/ Organización | Nombre legal completo de la entidad: {{company_name}} Dirección: {{team_address}} Datos de contacto preferentes: {{team_phone_number}} ABN: {{team_business_number}} |
Acuerdos de transferencia extraterritorial permitidos | Entidad extranjera: Certn (Canada) Inc. Localización: Canadá Tramitación extraterritorial: tramitación administrativa de la solicitud, excluidos el alojamiento y la entrega de los resultados de la información policial facilitada por el organismo acreditado. |
Esquemas de condena gastada
La información policial se divulga de conformidad con la legislación aplicable sobre condenas cumplidas y las políticas de divulgación de información del Gobierno australiano y de los gobiernos estatales y territoriales.
Visite los enlaces para obtener más información sobre las condenas cumplidas:
Gobierno australiano www.legislation.gov.au
Territorio de la Capital Australiana www.legislation.act.gov.au
Nueva Gales del Sur www.legislation.nsw.gov.au
Territorio del Norte www.legislation.nt.gov.au
Queensland www.legislation.qld.gov.au
Australia Meridional www.legislation.sa.gov.au
Tasmania www.thelaw.tas.gov.au
Victoria www.police.vic.gov.au
Australia Occidental www.legislation.wa.gov.au
Consentimiento del solicitante para someterse a un control de antecedentes penales coordinado a escala nacional
Debe indicar su nombre, leer atentamente cada declaración y, a continuación, escribir su nombre, firmar y fechar para dar su consentimiento informado.
El/la por la {{first_name}} {{last_name}} presente:
- reconozco que comprendo la información contenida en este formulario;
- reconoce que InterCheck Global Pty Ltd. está recopilando información en este formulario para proporcionarla a la Comisión Australiana de Inteligencia Criminal (ACIC) y a las agencias policiales, para que se lleve a cabo una Comprobación de Antecedentes Penales Coordinada a Nivel Nacional con el propósito descrito en este formulario;
- he rellenado este formulario de forma completa y exacta, y la información personal que he facilitado se refiere a mí y contiene el nombre completo y todos los nombres que he utilizado anteriormente;
- reconoce que ocultar y/o facilitar información engañosa o falsa en este formulario y en cualquier documento de identidad suministrado puede constituir un delito de la Commonwealth y dar lugar a acciones judiciales en virtud de la Ley del Código Penal de 1995 (Cth);
- reconozco que la información personal que he facilitado en este formulario y en los documentos de identidad suministrados puede ser revelada a InterCheck Global Pty Ltd (incluidos contratistas, clientes personas jurídicas, organismos relacionados o terceros mencionados anteriormente en Australia o en el extranjero, si procede);
- reconozco que toda la información enviada por vía electrónica en relación con este formulario, incluidos los documentos de identidad, se envía por mi cuenta y riesgo y que soy consciente de las consecuencias de enviar información por estas vías;
- reconozco que soy consciente de que doy mi consentimiento para que se lleve a cabo un Control Nacional Coordinado de Antecedentes Penales utilizando toda la información personal facilitada en este formulario y en los documentos de identidad suministrados;
- entiendo y doy mi consentimiento para que la información policial relativa a mi persona sea divulgada de conformidad con la finalidad indicada en este formulario, y con la legislación aplicable y las políticas de divulgación de información (incluida la legislación sobre condenas pasadas descrita en la legislación del Gobierno australiano y de los estados o territorios);
- dar su :
- al ACIC y a los organismos policiales que utilicen y divulguen la información personal que he facilitado en este formulario y la información personal contenida en los documentos de identidad que he proporcionado para llevar a cabo una Comprobación Nacional Coordinada de Antecedentes Penales;
- la ACIC divulga la información policial obtenida de los organismos policiales a otros organismos autorizados y a InterCheck Global Pty Ltd;
- InterCheck Global Pty Ltd divulgará a la persona jurídica cliente, a terceros y a cualquier acuerdo de transferencia extraterritorial permitido mencionado anteriormente, mi información personal e información policial para evaluar mi idoneidad para el fin identificado en este ;
- reconozco que es práctica habitual que mis datos personales y la información policial sean utilizados por los organismos policiales y la ACIC para hacer cumplir la ley, incluidos los fines establecidos en la Ley de la Comisión Australiana de Delincuencia de 2002 (Cth).
Al firmar este consentimiento, yo {{first_name}} {{last_name}} reconozco que estoy proporcionando una firma digital legalmente vinculante y estoy de acuerdo con la forma en que mi información personal será procesada y divulgada.
Biometric Notice (Intercheck)
Version 1.2
Effective April 3rd 2025
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Biometric Notice
Please review the below information before providing your consent for Intercheck Global Pty Ltd (a Certn Company) to process your Biometric Data.
“Biometric Data” is personal information resulting from specific technical processing relating to the physical, physiological or behavioral characteristics which allow or confirm the unique identification of that natural person.
Why do you need my biometric data?
As part of the remote background screening services we provide to our clients, we collect your Biometric Data to (i) remotely verify your identity, and (ii) prevent and combat fraud.
How does it work?
We will ask you to scan a copy of your government-issued ID, and take a selfie using your mobile device or laptop. We use an AI algorithm to measure certain features of your face in both your ID photo and your selfie, and compare them to one another to confirm the person completing background screening matches the person on the ID. This helps us combat fraud, and ensures we are providing accurate information to our clients.
Who will have access to my Biometric Data?
Except where required by law, your Biometric Data is accessible only to us and our service providers who require access to Biometric Data to help us provide our Services. We do not share Biometric Data with any other third parties. That said, we will provide certain information about you to the client on whose behalf we are performing the background check, which could include copies of the ID document and photo you provided us, and confirmation that we were or were not able to verify your identity.
We do not sell, lease, trade or otherwise profit from your Biometric Data.
How will you protect my Biometric Data?
We use industry standard security safeguards to store and protect your Biometric Data, in accordance with our Privacy Notice. Unless required by law, once your identity has been verified, we will delete your biometric data from our systems within 30 days.
The location of Biometric Data storage is based on the location of our client. If you reside in a different country from our processing locations or the location of our client, we may transfer your Biometric Data for the purpose of completing the identity verification, in accordance with our Privacy Notice and applicable privacy laws.
What are my rights?
You may choose not to consent to the processing of your Biometric Data. If you choose not to consent to biometric identity verification, we may not be able to process your application or provide verification results to our client.
You can also:
- revoke your consent to the processing of your Biometric Data,
- request a copy of your Biometric Data,
- request corrections to your Biometric Data, and
- request deletion of your Biometric Data,
at any time by contacting us at apac-privacy@certn.co. Upon receiving notice, we will notify our client on whose behalf we are performing the background check, and promptly respond to your request.
If you require more information about the nature and scope of your data processing, please contact us at apac-privacy@certn.co.
Consent (collect, process and report) (Intercheck)
Version 1.1
Effective August 11th 2025
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AUTHORISATION
To evaluate your suitability for {{purpose}}, {{company_name}} (the "Company") has asked InterCheck Global Pty Ltd. (a Certn Company) to assemble and return a consumer report (your "Report") consisting of: {{services_list}}.
We will collect the following personal information for the purpose of completing the Report: {{personal_information_list}}. {{#if data_providers_list}}We may collect Personal Information directly from you, the Company, or third parties such as {{data_providers_list}} We may collect Personal Information directly from you or the Company{{/if}}. We will compare information received from different sources for consistency.
Additionally, by providing this authorisation to us, you consent to the use of your Personal Information to verify the veracity of the information provided using the Document Verification Service ("DVS") when it is required. As part of our obligations, we are notably required to ensure and maintain robust information security safeguards, ensure transparency, and obtain proper consent before processing your Personal Information. For more information on our obligations and requirements and how to make a complaint, please visit our privacy policy. You can also find information about the operation and management of the DVS here.
It may be necessary for us to transfer and process Personal Information in multiple jurisdictions, specifically if you have lived, worked or attended school outside of the jurisdiction in which the Company has ordered the Report. Your Personal Information may be processed by our employees and contractors in Canada, Australia, the United States, and the United Kingdom. Regardless of where Personal Information is processed, it will be handled in accordance with applicable laws, and our privacy and security policies.
You can withdraw your consent, dispute the accuracy of a Report, or ask for a correction or copy of your Report at any time by contacting us at apac-privacy@certn.co. Please note that your consent withdrawal may impact our ability to complete and provide the Report. If this Report is requested by a third party, we suggest you contact them to inquire about any potential consequences of such a withdrawal. Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found here.
Australian Federal Police - NPC Application Form
Version 1.0
Consent (collect, process and report - B2C) (InterCheck)
Version 1.2
Effective September 15th 2025
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AUTHORISATION
By providing your consent below, you authorise InterCheck Global Pty Ltd. (a Certn Company) and its service providers to collect, use, and disclose your personal information to assemble and return a consumer report (your "Report") consisting of: {{services_list}} in accordance with applicable Australian laws and privacy principles.
We will collect the following personal information for the purpose of completing the Report: {{personal_information_list}}. We may collect Personal Information directly from applicble third parties, including {{data_providers_list}}. We will compare information received from different sources for consistency.
Additionally, by providing this authorisation to us, you consent to the use of your Personal Information to verify the veracity of the information provided using the Document Verification Service ("DVS") when it is required. As part of our obligations, we are notably required to ensure and maintain robust information security safeguards, ensure transparency, and obtain proper consent before processing your Personal Information. For more information on our obligations and requirements and how to make a complaint, please visit our privacy policy. You can also find information about the operation and management of the DVS here.
You can withdraw your consent, dispute the accuracy of a Report, or ask for a correction or copy of your Report at any time by contacting us at apac-privacy@certn.co. Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found here.
Biometric Notice - B2C (InterCheck)
Version 1.0
Effective August 11th 2025
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Biometric Notice
Please review the below information before providing your consent for Intercheck Global Pty Ltd (a Certn Company) to process your Biometric Data.
“Biometric Data” is personal information resulting from specific technical processing relating to the physical, physiological or behavioral characteristics which allow or confirm the unique identification of that natural person.
Why do you need my biometric data?
We collect your Biometric Data to (i) remotely verify your identity, and (ii) prevent and combat fraud.
How does it work?
We will ask you to scan a copy of your government-issued ID and take a selfie using your mobile device or laptop. We use an AI algorithm to measure and compare certain features of your face in your ID photo to your selfie.
Who will have access to my Biometric Data?
Except where required by law, your Biometric Data is accessible only to us and our service providers who require access to Biometric Data to help us provide our Services. We do not share Biometric Data with any other third parties.
We do not sell, lease, trade or otherwise profit from your Biometric Data.
How will you protect my Biometric Data?
We use industry standard security safeguards to store and protect your Biometric Data, in accordance with our Privacy Notice. Unless required by law, once your identity has been verified, we will delete your biometric data from our systems within 30 days.
The location of Biometric Data storage is based in Australia. If you reside in a different country from our processing location, we may transfer your Biometric Data for the purpose of completing the identity verification, in accordance with our Privacy Notice and applicable privacy laws.
What are my rights?
If you choose not to consent to biometric identity verification, we will not be able to process your application or provide you with verification results.
You can also:
- revoke your consent to the processing of your Biometric Data,
- request a copy of your Biometric Data,
- request corrections to your Biometric Data, and
- request deletion of your Biometric Data,
at any time by contacting us at apac-privacy@certn.co.
If you require more information about the nature and scope of your data processing, please contact us at apac-privacy@certn.co.
Intercheck Website Terms
Version 1.1
Effective August 28th 2025
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Website Terms
Intercheck Global Pty Ltd., a subsidiary of Certn Holdings Inc. (“Certn”, “we”, “us” or “our”) provides the content and services available on this website, including any applicant or consumer portals (the “Website”). Except as otherwise provided herein, these website terms (the “Terms”) shall govern your access to and use of the services, including features and content available on this Website and other websites offered by Certn, its affiliates and partners, including but not limited to: obtaining, delivering, and managing background screening reports and related documentation; obtaining status information regarding background screening reports; Certn’s processes for generating background screening reports and resolving potential inaccuracies; requesting a copy of your consumer file; and/or any disputes relating to your background screening report (collectively, the “Services”). Your access to, review of, and/or use of the Services is conditioned on your acceptance of and compliance with these Terms.
General
- By accessing the Website and/or using the Services, you agree to be bound by these Terms and our Privacy Policy, as well as any additional service terms governing your use of a particular Service, all of which are incorporated herein by reference. The provisions contained in these Terms are in addition to, and do not override, any service agreement signed by you related to the Services (the “Services Agreement”). IF YOU DO NOT AGREE TO THESE TERMS, YOU MAY NOT USE OR ACCESS THE WEBSITE.
- You must be 18 years old, or the age of majority in your jurisdiction, in order to generate a background check or use the Services. This Website is not directed to children under 13 years old. If you are under 13 years old, you may not provide personal information to us, make a purchase on the Website, or register on the Website.
- Certn may revise the Terms at any time without notice to you. The revised Terms will be effective when posted to the Website. Notwithstanding the foregoing, Certn will provide notice of any revisions that may substantively impact or restrict your use of the Website and/or Services.
- These Terms apply to any and all Certn customers and users of Certn’s Services, including but not limited to individuals, small and large businesses, and nonprofit organizations, as well as all others who access the Services, including but not limited to website visitors and users of affiliate websites which allow access to the Services. If you use the Services on behalf of a business entity, you represent and warrant that you have the authority to bind that entity, your acceptance of the Terms will be deemed an acceptance by that entity, and “you” and “your” herein shall refer to that entity.
- Subject to the age restrictions outlined above, you may be able to submit information to us through your use of the Services. You agree to provide us with accurate information about yourself, including any information you may submit for background checks conducted about or requested by you. You further agree that your submission of such information is subject to our Privacy Policy. If you are requesting a background check on yourself through the Website, you warrant that: (a) you are the individual the information relates to, (b) you have the right and authority to provide the information submitted, (c) all information you disclose is true, accurate and not misleading (including by omission), and (d) providing such information does not infringe any legal obligation you may have to any third party. Further, you are responsible for ensuring that you are legally permitted to order and use the Services in your jurisdiction. This includes compliance with all local laws, regulations, and eligibility requirements. Certn accepts no liability for rejected, invalid, or unlawful applications made by ineligible users, and it is solely your responsibility to confirm that your request complies with jurisdictional restrictions.
- To the extent these Terms conflict with your Services Agreement, the Services Agreement governs.
Restrictions
- You agree not to access or use the Website for any unlawful purpose or for any other purpose other than that for which Certn makes it available. You acknowledge that you shall not: (a) transmit data that is illegal, harmful, threatening, insulting, disturbing, injurious, obscene, defamatory, unacceptable from a racial or ethnic perspective; (b) violate any our Intellectual Property Rights; (c) unlawfully gather information about others; (d) use any information obtained from the Website in order to harass, abuse, or harm another person; (e) attempt to impersonate another User or person or use the username of another User; (f) publish or otherwise transmit any malicious software or other computer codes, files or programs designed to interrupt, disrupt or restrict the operation of our Website, our computer software, hardware, telecommunications equipment or to disrupt the normal transactions onto our Website; (g) use any robot, spider, offline reader, site search, retrieval application or other manual or automatic device or process to retrieve, index, data mine or in any way reproduce or circumvent the structure or presentation of the Website, its contents, or any processed data; (h) make improper use of our support services, submit false requests, or make any speculative or fraudulent background request orders; (i) modify, adapt, sub-license, “frame”, “mirror”, translate, sell, reverse engineer, decompile or disassemble any portion of the Website or otherwise attempt to derive any source code or underlying ideas or algorithms of any part of the Website or Services thereto; (j) use, or attempt to use, the Website for unauthorized purposes; (k) use the Website for the benefit of any third party without Certn’s prior written permission; (l) create derivative works based on the Website or use the Website to develop a competitive product offering; or (m) modify, remove, or obscure any copyright, trademark, patent or other notices or legends that appear on the Website.
User Account
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Third-Party Services
- At your sole discretion, you may choose to take advantage of certain services offered through the Website that are created, offered, supported and maintained by third parties (“Third-Party Developers”) unaffiliated with Certn or its affiliates (collectively, “Third-Party Services”). Notwithstanding anything to the contrary in these Terms, you acknowledge and agree that: (a) you access or deploy Third-Party Services through the Website at your sole discretion; (b) you should read the terms and conditions and privacy policies associated with any Third-Party Services which govern your use of such Third-Party Services; and (c) Certn does not own or control Third-Party Developers or the Third-Party Services.
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Intellectual Property and Limited License
- All intellectual property rights related to the Website and Services shall be owned by Certn absolutely and in their entirety. These rights include database rights, patents, copyrights, trademarks (whether registered or unregistered), trade secrets, design rights (whether registered or unregistered) know-how, mask works, moral rights, and all similar rights that may exist now or later in any jurisdiction, including without limitation any applications and registrations for the foregoing, and the Certn name, logos, designs, domain names, graphics, icons, scripts, service marks, features, functions, text, graphics, button icons, scripts, service marks, images, software, data compilations and other distinctive brand features, and the compilation and organization thereof (collectively, “Intellectual Property Rights”). All such Intellectual Property Rights are and will remain the exclusive property of Certn and its subsidiaries, affiliates, partners and licensors, and are protected by Canadian, United States and international laws, including laws governing copyrights and trademarks. Except as explicitly provided herein, or as required under applicable law, nothing in these Terms gives you a right to use the Intellectual Property Rights, and neither the Services nor any portion of the Website may be used reproduced, duplicated, copied, sold, resold, accessed, modified, or otherwise exploited, in whole or in part, for any purpose without our express, prior written consent.
- Subject to these Terms, Certn grants you a worldwide, limited, revocable, non-exclusive license to access and use the Website and Services as they are provided to you by Certn for your personal, non-commercial use only. The license is non-transferable and non-assignable, and you shall not grant to any third party any right, permission, license or sublicense with respect to any of the rights granted hereunder without Certn’s prior written permission, which it may withhold in its sole discretion. You acknowledge that Certn is the owner and licensor of the Intellectual Property Rights and that your use of the Intellectual Property Rights confers no additional interest in or ownership of the Intellectual Property Rights. Violation of any provision of this license may result in immediate termination of the license, in Certn’s sole discretion.
- We may invite you to chat or participate in blogs, online forums and other functionality and may provide you with the opportunity to create, submit, publish, or broadcast content and materials to our Website and/or to or via the Website, forms, emails, chat agents, popups, including, without limitation, text, writings, video, audio, photographs, graphics, comments, suggestions or other material (collectively "Contributions"). Any Contributions you transmit to Certn will be treated as non-confidential and non-proprietary.
Authorization for Background Check
- The Services may allow you to request a copy of your background check or background reports about you. By requesting this Service, you authorize Certn and its contractors/providers to use the information you provide for the purpose of conducting background checks and producing reports for you, in accordance with our Privacy Policy. You agree that Certn has no obligation to monitor or edit the information you submit to us and that you are solely responsible for the completeness and accuracy thereof.
Fees
- In connection with your use of the Services, Certn may charge certain fees (“Fees”) when you order a background screening report. Fees shall be payable in advance by credit card. You agree to pay all applicable Fees or charges based on the terms then in effect. Once Services have been initiated, Fees are nonrefundable. Payment processing services provided by our third-party payment processor are subject to its terms.
Termination
- You agree that Certn will not be liable to you or any third-party for any termination or limitation of your access to, or use of, the Website or Services. If Certn reasonably believes a fraudulent order has been made, or if you breach these Terms or applicable laws, Certn may cancel any Service requests without refund, restrict your future use of the Services, and report to relevant authorities.
Disclaimer, Disputes, Corrections, Deletions
- Except where expressly provided otherwise, the Website is provided on an “as is” and “as available” basis. Certn expressly disclaims all warranties of any kind, whether express or implied, including, but not limited to, the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, and non-infringement with respect to the Website and all content provided on, or through, the Website. Certn makes no warranty that: (a) the Website or content will meet your requirements; (b) the Website will be available on an uninterrupted, timely, secure, or error-free basis; (c) the results that may be obtained from the use of the Website, or any content provided on or through the Website, will be absolutely accurate, error-free or reliable; or (d) any content obtained by you on or through the Website will meet your expectations.
- You acknowledge that: (i) the Website uses the internet for data transfer and internet-connected servers to store background information, sometimes with third-party providers, using industry standard security measures; and (ii) no security measures are 100% effective.
- At any time, and in accordance with our Privacy Policy, you may request to have any identified inaccuracies associated with your personal information corrected. You may also request that Certn delete personal information previously provided to us, to the extent permitted by applicable law.
- Following receipt of your background screening report, you may dispute the accuracy or completeness of the results by contacting us. Certn will use reasonable efforts to confirm or complete the information and correct, supplement, or delete incorrect or incomplete information, in accordance with applicable law.
Indemnification
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Governing Law
- All matters relating to the Services and your access to, and use of, the Website and content provided on or through the Website, will be governed by the laws in the province of British Columbia and the federal laws of Canada applicable therein.
Miscellaneous
- The parties are independent contractors. Nothing contained in these Terms shall be construed as creating any employment, agency, partnership, franchise, joint venture, or other form of joint enterprise or authority to bind the other party.
- Any waiver of a provision of these Terms will only be valid if provided in writing and applies only to the specific occurrence so waived. Failure to enforce any provision will not constitute a waiver.
- Nothing in these Terms will limit a party’s ability to seek equitable relief.
- Certn will not be responsible for any failure or delay in performance caused by events beyond its reasonable control, including but not limited to labor disputes, strikes, internet or telecommunications failures, shortages of supplies, war, terrorism, riot, governmental action, pandemic, acts of hackers or other malicious third parties, or general internet outages.
- Section headings are not to be used in the interpretation hereof.
- In the event that any of the provisions in the Terms are held to be invalid or unenforceable in whole or in part, all other provisions will nevertheless continue to be valid and enforceable with the invalid or unenforceable parts severed from the remainder of the Terms
Notices and Consent to Receive Notices Electronically
- You consent to receive any agreements, notices, disclosures and other communications (collectively, “Notices”) to which these Terms refer from us electronically including without limitation by e-mail or by posting notices on this Website. You agree that all Notices that we provide to you electronically satisfy any legal requirement that such communications be in writing.
- By using the Services, you agree to transact electronically through the Website. You agree that an electronic signature is the legal equivalent of a manual signature, and that your use of a keyboard, mouse or other device to select an item, button, or similar action constitutes a valid signature. No certification authority or third-party verification is required to validate an electronic signature. If you wish to withdraw your consent to transact electronically, you may contact us at support@certn.co.
- Unless otherwise specified in these Terms, all notices under these Terms will be in writing and will be deemed to have been duly given when received, if personally delivered or sent by certified or registered mail, return receipt requested; when receipt is electronically confirmed, if transmitted by facsimile or email; or the day after it is sent, if sent for next day delivery by recognized overnight delivery service.
- If you have any questions about these Terms, you can contact customer support via email sent to support@certn.co.
Canadian MVR Consent
Version 1.0
Washington MVR Employer Confirmation
Version 1.1
Effective September 8th 2025
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The party requesting this record certifies through its authorized representative confirms the information is necessary for employment purposes related to driving by the individual as a condition of employment or otherwise at the direction of the employer.
Quebec General Disclosure
Version 1.0
Effective September 8th 2025
DownloadTable of Contents
If you are located in the province of Quebec, this section applies to you under Law 25:
Certn collects, uses, and discloses your personal information with your express consent for the purpose of preparing the Report requested by the Company. Your personal information will be communicated outside Quebec for processing, and by consenting, you authorize this transfer. Certn applies contractual safeguards and internal governance measures, including a privacy impact assessment, to ensure compliance with the Act Respecting the Protection of Personal Information in the Private Sector and to protect your privacy rights.
Your Rights and Contact Information
You may withdraw your consent, access your Report, dispute its accuracy, or request a correction or deletion at any time by contacting Certn’s Privacy Team at privacy@certn.co or through our website. More information about how Certn collects, uses, discloses, and stores personal information is available at legal.certn.co.
Education Verification
Version 1.0
Effective October 23rd 2025
DownloadTable of Contents
Education Verification Consent
I authorize Certn to collect, use, disclose and verify my personal information related to my previous and current education for employment background screening purposes.
I understand and agree that:
(1) Information Sharing & Verification: Certn may contact educational institutions, education verification providers (including HEDD and Auradata) and other relevant sources to verify my information through any reasonable means.
(2) International Transfers: My personal information may be sent to and verified in countries where I have worked, studied, or resided.
(3) Employer Use: My prospective employer may use this information to evaluate my employment suitability.
(4) Electronic Consent: This electronic consent is legally equivalent to a written signature and may be shared with references as proof of authorization.
(5) Withdrawal & Consequences: I may withdraw consent at any time but understand that refusing consent may void any conditional job offer.
(6) Adverse Action Notice: If employment is denied based on background screening results, I will be notified and provided with source information as required by law.
I acknowledge reading Certn's Privacy Policy and confirm this consent is informed and voluntary.
Questions? Contact Certn's Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co.
Consent (collect, process and report)
Version 1.3
Effective November 24th 2024
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AUTHORISATION
To evaluate your suitability for {{purpose}}, {{company_name}} (the "Company") has asked Certn to assemble and return a consumer report (your "Report") consisting of: {{services_list}}.
Certn will collect the following personal information for the purpose of completing the Report: {{personal_information_list}}. {{#if data_providers_list}}Certn may collect Personal Information directly from you, the Company, or third parties such as {{data_providers_list}} {{else}}Certn may collect Personal Information directly from you or the Company{{/if}}. Certn will compare information received from different sources for consistency.
It may be necessary for Certn to transfer and process Personal Information in multiple jurisdictions, specifically if you have lived, worked or attended school outside of the jurisdiction in which the Company has ordered the Report. Your Personal Information may be processed by our employees and contractors in Canada, Australia, the United States, the United Kingdom, South Africa, and the Philippines. Regardless of where Personal Information is processed, it will be handled in accordance with our privacy and security policies.
You can withdraw your consent, dispute the accuracy of a Report, or ask for a correction, deletion or copy of your Report at any time by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co. Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found here.
Consent (collect, process and report) (Intercheck) (V2)
Version 2.0
Effective July 12th 2026
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AUTHORISATION
To evaluate your suitability for {{purpose}}, {{company_name}} (the "Company") has asked InterCheck Global Pty Ltd. (a Certn Company) to assemble and return a consumer report (your "Report") consisting of: {{services_list}}.
We will collect the following personal information for the purpose of completing the Report: {{personal_information_list}}. {{#if data_providers_list}}We may collect Personal Information directly from you, the Company, or third parties such as {{data_providers_list}} We may collect Personal Information directly from you or the Company{{/if}}. We will compare information received from different sources for consistency.
Additionally, by providing this authorisation to us, you consent to the use of your Personal Information to verify the veracity of the information provided using the Document Verification Service ("DVS") when it is required. As part of our obligations, we are notably required to ensure and maintain robust information security safeguards, ensure transparency, and obtain proper consent before processing your Personal Information. For more information on our obligations and requirements and how to make a complaint, please visit our privacy policy. You can also find information about the operation and management of the DVS here.
It may be necessary for us to transfer and process Personal Information in multiple jurisdictions, specifically if you have lived, worked or attended school outside of the jurisdiction in which the Company has ordered the Report. Your Personal Information may be processed by our employees and contractors in Canada, Australia, the United States, and the United Kingdom. Regardless of where Personal Information is processed, it will be handled in accordance with applicable laws, and our privacy and security policies.
You can withdraw your consent, dispute the accuracy of a Report, or ask for a correction or copy of your Report at any time by contacting us at apac-privacy@certn.co. Please note that your consent withdrawal may impact our ability to complete and provide the Report. If this Report is requested by a third party, we suggest you contact them to inquire about any potential consequences of such a withdrawal. Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found here.
Applicant's Signature:
Name:
Date:
Consent (collect, process and report) (Signature)
Version 1.1
Effective July 3rd 2026
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AUTHORISATION
To evaluate your suitability for {{purpose}}, {{company_name}} (the "Company") has asked Certn to assemble and return a consumer report (your "Report") consisting of: {{services_list}}.
Certn will collect the following personal information for the purpose of completing the Report: {{personal_information_list}}. {{#if data_providers_list}}Certn may collect Personal Information directly from you, the Company, or third parties such as {{data_providers_list}} {{else}}Certn may collect Personal Information directly from you or the Company{{/if}}. Certn will compare information received from different sources for consistency.
It may be necessary for Certn to transfer and process Personal Information in multiple jurisdictions, specifically if you have lived, worked or attended school outside of the jurisdiction in which the Company has ordered the Report. Your Personal Information may be processed by our employees and contractors in Canada, Australia, the United States, the United Kingdom, South Africa, and the Philippines. Regardless of where Personal Information is processed, it will be handled in accordance with our privacy and security policies.
You can withdraw your consent, dispute the accuracy of a Report, or ask for a correction, deletion or copy of your Report at any time by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co. Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found here.
Applicant's Signature:
Name:
Date:
Consent (collect, process and report) (Signature) (NAM)
Version 3.0
Effective July 12th 2026
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AUTHORIZATION
To evaluate your suitability for {{purpose}}, {{company_name}} (the "Company") has asked Certn to assemble and return a consumer report (your "Report") consisting of: {{services_list}}.
Certn will collect the following personal information for the purpose of completing the Report: {{personal_information_list}}. {{#if data_providers_list}}Certn may collect Personal Information directly from you, the Company, or third parties such as {{data_providers_list}} {{else}}Certn may collect Personal Information directly from you or the Company{{/if}}. Certn will compare information received from different sources for consistency.
It may be necessary for Certn to transfer and process Personal Information in multiple jurisdictions, specifically if you have lived, worked or attended school outside of the jurisdiction in which the Company has ordered the Report. Your Personal Information may be processed by our employees and contractors in Canada, Australia, the United States, the United Kingdom, South Africa, and the Philippines. Regardless of where Personal Information is processed, it will be handled in accordance with our privacy and security policies.
You can withdraw your consent, dispute the accuracy of a Report, or ask for a correction, deletion or copy of your Report at any time by contacting Certn’s Privacy Officer at 1-844-987-0690 or privacy@certn.co. Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found here.
Applicant's Signature:
Name:
Date:
Consent (collect, process and report) (Signature) (FR)
Version 3.0
Effective July 12th 2026
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AUTHORIZATION
Afin d'évaluer votre aptitude pour {{purpose}}, {{company_name}} (la « Société ») a demandé à Certn de préparer et de produire un rapport de consommation (votre « Rapport ») comprenant: {{services_list}}.
Certn recueillera les renseignements personnels suivants aux fins de la réalisation du Rapport: {{personal_information_list}}. {{#if data_providers_list}}Certn peut recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous, de la Société ou de tiers tels que {{data_providers_list}} {{else}}Certn peut recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous ou de la Société{{/if}}. Certn comparera les renseignements reçus de différentes sources afin d'en vérifier la cohérence..
Il peut s'avérer nécessaire pour Certn de transférer et de traiter des renseignements personnels dans plusieurs territoires de compétence, notamment si vous avez vécu, travaillé ou fréquenté un établissement d'enseignement à l'extérieur du territoire dans lequel la Société a commandé le Rapport. Vos renseignements personnels peuvent être traités par nos employés et sous-traitants au Canada, en Australie, aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Afrique du Sud et aux Philippines. Quel que soit le lieu de traitement des renseignements personnels, ceux-ci seront gérés conformément à nos politiques de confidentialité et de sécurité.
Vous pouvez retirer votre consentement, contester l'exactitude d'un Rapport ou demander une correction, une suppression ou une copie de votre Rapport en tout temps en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée de Certn au 1-844-987-0690 ou à l'adresse privacy@certn.co. Pour obtenir de plus amples renseignements concernant la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation de vos renseignements personnels, veuillez consulter la page suivante ici.
Signature du demandeur:
Nom:
Date:
Consent (collect, process and report) (Intercheck) (Continuous RTW))
Version 2.0
Effective July 22nd 2026
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AUTHORISATION
This is an additional authorisation to what you provided to InterCheck Global Pty Ltd. (a Certn Company) to complete an Australian Right to Work Check for {{company_name}} (the "Company").
This authorisation relates specifically to the Company’s enrolment of you in Certn’s Continuous Monitoring service ("Continuous Monitoring").
By signing below, you authorise InterCheck to periodically re-verify the results of your Australian Right to Work Check on behalf of the Company for as long as Continuous Monitoring remains active if they wish to do so as per their agreement with you, by using the same Personal Information you originally provided for your initial Report. You will not be required to provide a new authorisation or resubmit your Personal Information for each re-verification.
For clarity, we will re-run the Australian Right to Work check every 14 days, and Continuous Monitoring will remain active for up to 12 months from the date you are enrolled, after which the Company must re-order Continuous Monitoring for it to continue. If a re-run produces a result that differs from the original result in your Report (or, for later re-runs, the most recent monitored result), we will notify the Company of the change, and that new result will then become the baseline against which future re-runs are compared. The Company may pause or stop Continuous Monitoring for you, at any time. As part of each re-verification, InterCheck may use the Visa Entitlement Verification Online (VEVO) to confirm the veracity of your information. Personal Information collected or confirmed during Continuous Monitoring may be processed by our employees and contractors in Canada, Australia, the United States, and the United Kingdom, in accordance with applicable laws and our privacy and security policies. You may withdraw your consent to Continuous Monitoring at any time, separately from your original authorisation, by contacting us at apac-privacy@certn.co. Withdrawing your consent to Continuous Monitoring will stop future re-runs but will not affect the validity of your original authorisation. Please note that withdrawal will impact the Company’s ability to receive ongoing monitoring updates.
Further information regarding the collection, use, disclosure, or storage of your Personal Information can be found in our privacy policy here.